Leül egy projekthez, megnyitja a dokumentumot, és tíz perc múlva még mindig alig jutott előre. Könnyű arra gondolni, hogy nincs motivációja, és erőltetni a munkát. Ugyanaz az érzés azonban többféle okból jelentkezhet: túl nagy a feladat, nem tudja, hogyan kezdjen hozzá, valami eltereli a figyelmét, fáradt, vagy már nem látja, miért érdemes folytatni. Ha rosszul nevezi meg a problémát, könnyen a megoldást is elvéti.
A produktivitás nem feltétlenül egy újabb módszerrel kezdődik. Hasznosabb lehet először röviden felmérni a helyzetet: mi akadályoz éppen, és mi az a legkisebb beavatkozás, amely segíthet? Néha a feladatot kell kisebb részekre bontani, máskor a zavaró tényezőket kiiktatni, szünetet tartani vagy magát a célt újragondolni.
Az alacsony motiváció mögött többféle ok állhat
A „nincs kedvem hozzá” sok különböző helyzetet takarhat. Ha mindet ugyanazzal a címkével illeti, könnyen ugyanazzal a módszerrel próbálja majd kezelni őket.
| Mi történik? | Mit érdemes inkább kipróbálni? |
|---|---|
| A feladat túl nagy vagy nem világos | Bontsa le egy konkrét első lépésre |
| Folyton elkalandozik a figyelme | Szüntesse meg a zavaró tényezőket, és rövidítse le a munkablokkot |
| Kevés az energiája | Tartson megfelelő szünetet, vagy halassza későbbre a nehezebb részt |
| Nem látja a haladást | Változtasson azon, hogyan követi az eredményeket |
| A projekt elvesztette az értelmét | Gondolja át, érdemes-e még folytatni |
Ezek közül egyik reakció sem univerzális megoldás. Éppen az a hasznuk, hogy más-más okra kínálnak választ.
Ha nem tudja elkezdeni, tegye kisebbé az első lépést
Egy nagy projekt gyakran nem azért tűnik nehéznek, mert valóban megoldhatatlan, hanem mert nem világos, hogyan kezdjen hozzá. A „megírni a dolgozatot” nem konkrét teendő. A „leírni három kérdést, amelyre a dolgozat választ ad” már az.
Ha elakad, kérdezze meg magától: Mi a legkisebb, tíz percen belül elvégezhető, kézzelfogható lépés?
Például:
- nyissa meg a forrásanyagokat, és jelölje meg a releváns részeket,
- írjon egy vázlatot anélkül, hogy rögtön szerkesztené,
- készítsen egy üres táblázatot az oszlopok címeivel,
- jegyezze fel a még tisztázatlan kérdéseket.
Ettől még nem készül el a teljes projekt, de a homályos szándék helyett lesz egy konkrét teendő, amelybe belekezdhet.
Ha nem tud összpontosítani, először nézze meg a környezetét
Néha úgy tűnik, mintha kevés lenne az akaraterő, pedig valójában az állandó megszakítások okozzák a gondot. A telefon, a megnyitott beszélgetések, a túl sok böngészőlap vagy az egyszerre végzett feladatok folyamatos irányváltásra kényszerítik a figyelmet.
Mielőtt arra próbálná rávenni magát, hogy jobban igyekezzen, tartson egy rövid önellenőrzést:
- Mi szakított félbe az elmúlt tizenöt percben?
- Valóban szükségem van arra, hogy minden megnyitott alkalmazás elérhető legyen?
- Meg tudok hagyni egyetlen feladatot egy rövid időre?
- A környezetem vonja el a figyelmemet, vagy maga a feladat nem világos?
Ha a zavaró tényezők eltávolítása segít, valószínűleg nem a motiváció hiánya volt a fő gond, hanem a munkakörülmények.
Ha kevés az energiája, ne erőltesse automatikusan a teljesítményt
Vannak napok, amikor nehéz elkezdeni a munkát, de néhány perc után belelendül. Máskor az ismételt erőlködés sem javít a teljesítményen. Ennek az is lehet az oka, hogy nem a feladattól idegenkedik, hanem egyszerűen kevés az energiája.
Ilyenkor érdemes átgondolni, hogy segítene-e egy rövid szünet, egy kis étel, a mozgás, a csend vagy az, ha a nehezebb részt későbbre halasztaná. A fáradtságot nem mindig lehet akaraterővel leküzdeni.
Ha mindent be akar fejezni, lehet, hogy túl sok a feladat
Ha úgy érzi, semmire sem jut ideje, gyakran az a kérdés merül fel: „Hogyan lehetnék gyorsabb?” Néha pontosabb így feltenni: „Mit nem kell ma befejeznem?”
Ha sok a teendője, rangsorolja őket három szempont szerint:
- Fontosság: melyik feladatnak van a legnagyobb hatása az eredményre?
- Határidő: melyiknek van valódi időkorlátja?
- A halasztás következménye: mi történik, ha későbbre teszi?
Ha a lista így is teljesíthetetlen, lehet, hogy a további optimalizálás nem segít. Csökkentenie kell a feladatok körét, el kell halasztania a munka egy részét, vagy el kell fogadnia, hogy nem minden kap azonos prioritást.
Ha csak a könnyű feladatokat végzi el, talán a fontosat kerüli
A kisebb feladatok kipipálása a haladás érzését adhatja. Ez hasznos lehet, ha lendületet kell vennie. Előfordulhat azonban, hogy így kerüli el a nehezebb feladatot, amely a nap végén érintetlenül marad.
Segíthet ez a kérdés: Ha ma csak egy dolgot fejezek be, melyik vinné leginkább előre a fontos eredményt?
Ha a válasz nem valamelyik apró teendő, gondolja át, nem azért végzi-e őket, mert mellettük könnyebb produktívnak éreznie magát.
Ha nem látja az eredményt, kövesse másként a haladást
Hosszabb projektek során csökkenhet a motiváció, mert az eredmény még messze van. Ha nyelvet tanul, portfóliót készít, szakdolgozatot ír vagy saját projekten dolgozik, egyetlen munkaóra gyakran nem hoz látványos változást.
Ilyenkor a köztes haladás jeleit is érdemes számon tartani:
- az elvégzett részfeladatok száma,
- azok a napok, amikor valóban foglalkozott a projekttel,
- egy konkrét rész, amely a múlt héthez képest már jobban működik,
- a kérdések, amelyeket sikerült tisztáznia.
Ez nem helyettesíti a végeredményt. Csupán láthatóbbá teszi a hosszú folyamatot.
Ha valami nem sikerült, különítse el a javítást az irányváltástól
Kudarc után az első reakció gyakran az, hogy azonnal mindent helyre kell hozni. A másik lehetőség, hogy feladja a projektet. A kettő között van egy fontos lépés: derítse ki, hogy a kivitelezés módja vallott-e kudarcot, vagy maga az elképzelés hibás.
Segíthet ez a négy kérdés:
- Pontosan mi nem sikerült?
- A módszerrel volt gond, vagy a kiinduló feltételezéssel?
- Megpróbálhatom még egyszer kisebb léptékben vagy kevesebb ráfordítással?
- Van még értelme folytatni a projektet?
Ha csak egy rész vallott kudarcot, elég lehet kijavítani. Ha viszont kiderült, hogy a cél már nem értelmes, a kitartás nem feltétlenül a legproduktívabb választás.
Ha nincs kedve dolgozni, próbálja ki az ötperces tesztet
Nem mindig lehet előre megmondani, hogy a kezdés nehézsége, a valódi fáradtság vagy az érdeklődés elvesztése áll-e a háttérben. Ilyenkor segíthet egy rövid kísérlet.
- Válassza ki a feladat egy konkrét részét.
- Szüntesse meg a legnagyobb zavaró tényezőt.
- Dolgozzon öt percig anélkül, hogy értékelné az eredményt.
- Ezután figyelje meg, mi változott.
Ha enyhül az ellenállás, és könnyebben halad, valószínűleg főként a kezdés okozott gondot. Ha továbbra sem tud összpontosítani, vagy szokatlanul sok hibát vét, tartson szünetet, vagy halassza el a feladatot. Ha egyértelműen úgy érzi, hogy a projektnek már nincs értelme, érdemes magát a célt is újragondolnia.
A jutalom csak bizonyos típusú ellenállásnál segít
Hasznos lehet megjutalmazni magát a projekt egy részének befejezése után, különösen unalmas vagy ismétlődő feladatoknál. A jutalom azonban nem minden motivációs nehézségre megoldás.
Ha nem tudja, mit kell tennie, a jutalom nem teszi világosabbá a feladatot. Ha kimerült, nem feltétlenül tölti fel. Ha pedig nem hisz a projektben, legfeljebb meghosszabbítja a munkát valamin, amit inkább újra kellene gondolnia.
A jutalom tehát inkább egy világos feladat elvégzését támogassa, ne helyettesítse annak eldöntését, hogy a feladatot jól határozták-e meg.
A szabadnap akkor is lehet hasznos, ha nem teljesítményről szól
Könnyű összekeverni a produktivitást azzal, hogy minden szabad órát teljesítményre kell fordítani. A fenti szempontok egy másik kérdést is felvetnek: mit kezdjen azzal a nappal, amikor nincsenek kötelezettségei?
Ha már hosszabb ideje nyomás alatt működik, többet érhet a pihenés, mint egy újabb projekt. Ha van energiája, és szeretne valamit befejezni, a szabadnap jó alkalom lehet egy halogatott feladat elvégzésére. Ha pedig hiányzik a társaság, a szeretteivel töltött idő is lehet ésszerű prioritás.
A szabadidő értékét nem kell teljesítménnyel igazolnia. Az számít, hogy tudatosan pihen-e, vagy csak halogat valamit, ami holnap még nagyobb nyomást jelent majd.
Egyszerű keret arra az esetre, ha megakad a produktivitás
Ha legközelebb elakad, nem kell egyszerre öt módszert kipróbálnia. Haladjon végig ezen a sorrenden:
- Nevezze meg a problémát: tisztázatlanság, figyelemelterelés, kevés energia, túl sok feladat, a haladás hiánya vagy a cél értelmének elvesztése.
- Válasszon egy beavatkozást: bontsa kisebb lépésekre a feladatot, szüntesse meg a zavaró tényezőket, pihenjen, módosítsa a prioritásokat, vagy gondolja újra a célt.
- Próbálja ki röviden: nem kell az egész napirendjét átalakítania.
- Figyelje meg a hatását: könnyebben tudja folytatni?
- Ha nem, vizsgálja felül a feltételezését: lehet, hogy máshol van a gond, mint először hitte.
Így a produktivitás kevésbé válik az akaraterővel vívott harccá, és inkább gyakorlati döntéssé. Nem mindig több motivációra van szüksége. Gyakran az segít, ha pontosabban felismeri, mi akadályozza a következő ésszerű lépés megtételében.
