Een langetermijnplan kan er na een paar maanden of jaren heel anders voorstaan dan toen het werd opgesteld. De markt, het budget, het team, je thuissituatie of je eigen prioriteiten kunnen veranderen. Dan rijst een lastige vraag: houd je vast aan de oorspronkelijke koers omdat resultaten tijd nodig hebben, of stuur je bij voordat het plan een kostbare doodlopende weg wordt?
Het grootste risico is niet alleen dat je te koppig vasthoudt aan je plan. Ook voortdurend van koers veranderen zodra je een tegenslag tegenkomt, kan problemen opleveren. Bij langetermijnplanning helpt het daarom om gewone afwijkingen te onderscheiden van veranderingen die de basis van het plan onderuit halen.
Bepaal eerst wat het plan moest opleveren
Wanneer een project anders loopt dan verwacht, verschuift de aandacht vaak naar losse problemen. Een fase loopt uit, de kosten stijgen of het resultaat blijft voorlopig uit. Voordat je de koers wijzigt, is het verstandig terug te gaan naar het oorspronkelijke doel.
Controleer vooral:
- Het beoogde resultaat: wat moest er aan het einde anders zijn dan nu?
- De reden: waarom was dat doel belangrijk?
- De tijdshorizon: wanneer zou een wezenlijk resultaat zichtbaar moeten worden?
- De belangrijkste aannames: wat moest waar zijn om het plan zinvol te maken?
Een plan kan vertraging oplopen en toch nog steeds goed zijn. Omgekeerd kan het volgens schema verlopen, maar uitkomen bij een doel dat zijn waarde inmiddels heeft verloren.
Maak onderscheid tussen een uitvoeringsprobleem en een strategisch probleem
Niet elke complicatie vraagt om een strategiewijziging. Soms is er simpelweg te weinig capaciteit, was de planning te optimistisch of is één fase niet goed verlopen.
| Situatie | Wat het kan betekenen | Gebruikelijke reactie |
|---|---|---|
| Eén fase loopt vertraging op | Een uitvoeringsprobleem | De planning of middelen aanpassen |
| De kosten stijgen door een tijdelijke oorzaak | Een afwijking van het plan | De begroting herzien en doorgaan |
| Een belangrijke klant of markt heeft de oplossing niet meer nodig | Een strategische aanname is veranderd | De koers als geheel heroverwegen |
| Nieuwe regelgeving verandert de omstandigheden ingrijpend | Een externe verandering | Alternatieven of beëindiging onderzoeken |
Deze eenvoudige indeling helpt twee uitersten te voorkomen: het hele plan opgeven vanwege één probleem, of juist details blijven aanpassen terwijl de basis van het project niet meer klopt.
Controleer welke aannames bij de start nog onzeker waren
Elk langetermijnplan berust op aannames. Sommige zijn stevig onderbouwd, andere zijn vooral schattingen. Je kunt bijvoorbeeld uitgaan van een bepaalde groei in de vraag, beschikbare mensen, stabiele kosten, belangstelling van partners of voldoende eigen energie om nog vijf jaar aan het project te werken.
Kijk bij een periodieke evaluatie daarom niet alleen naar de resultaten. Controleer ook of de oorspronkelijke aannames worden bevestigd.
Deze vragen kunnen daarbij helpen:
- Welke drie aannames waren doorslaggevend voor het plan?
- Welke daarvan lijkt nu het minst zeker?
- Hebben we nieuwe informatie die we bij de start nog niet hadden?
- Zouden we vandaag dezelfde koers kiezen als we het plan opnieuw opstelden?
Vooral die laatste vraag is nuttig. Ze helpt je een besluit uit het verleden los te zien van de situatie van nu.
Bepaal vooraf wanneer je het plan opnieuw beoordeelt
Beslissen is lastiger wanneer je al onder druk staat. Daarom kan het helpen om van tevoren vast te leggen welke ontwikkelingen aanleiding zijn om het plan grondig te herzien.
Denk bijvoorbeeld aan:
- Een tijdsgrens: als er na twee jaar onvoldoende vooruitgang is, beoordeel je het plan opnieuw.
- Een financiële grens: als de kosten boven een bepaald niveau uitkomen, moet je opnieuw besluiten over verdere investeringen.
- Een resultaatgrens: als de belangstelling of het verwachte voordeel uitblijft, onderzoek je een andere aanpak.
- Een externe voorwaarde: als wetgeving, technologie of marktomstandigheden veranderen, toets je de aannames opnieuw.
Zo'n grens is geen automatisch bevel om het project te beëindigen. Het is een signaal dat doorgaan uit gewoonte niet meer voldoende is.
Verander niet van koers alleen omdat resultaten op zich laten wachten
Langlopende projecten hebben een lastige eigenschap: een deel van het werk is lange tijd alleen indirect zichtbaar. Daarom is het riskant om een plan voor tien jaar af te rekenen op de eerste maanden.
Controleer voordat je een grote wijziging doorvoert of het probleem niet vooral is dat je resultaten eerder verwacht dan realistisch was. Volg ook tussentijdse signalen die laten zien of het project dichter bij het doel komt.
Bij een loopbaanplan kan een nieuwe functie het uiteindelijke doel zijn. Tussentijdse signalen zijn dan bijvoorbeeld nieuwe vaardigheden, projecten, contacten of meer verantwoordelijkheid. Bij een bedrijfsplan kan een stabiel product het einddoel zijn, terwijl je eerder al feedback, terugkerende belangstelling of het vermogen van het team om te leveren kunt volgen.
Let ook op het tegenovergestelde risico: doorgaan vanwege eerdere investeringen
Hoe meer tijd, geld of energie je in een project hebt gestoken, hoe moeilijker het kan zijn om te accepteren dat verdergaan misschien niet verstandig is. Een investering uit het verleden levert op zichzelf echter geen toekomstig voordeel op.
Probeer bij je besluit de eerdere investering even buiten beschouwing te laten en stel jezelf een andere vraag: als ik vandaag over dit project zou beslissen en alles wist wat ik nu weet, zou ik er dan nog een jaar of meer geld in steken?
Als het antwoord nee is, onderzoek dan waarom. Misschien zijn de omstandigheden veranderd, is het doel geen prioriteit meer of is er een beter alternatief ontstaan.
Houd bij veranderingen zo veel mogelijk opties open
Een heroverweging hoeft niet altijd tot een radicale koerswijziging te leiden. Bij onzekerheid kan het verstandig zijn een stap te kiezen die ruimte laat om later bij te sturen.
In plaats van het project volledig te beëindigen, kun je bijvoorbeeld:
- de omvang ervan verkleinen;
- verdere investeringen tijdelijk pauzeren;
- een alternatief op kleine schaal testen;
- de volgorde van de fasen wijzigen;
- middelen verschuiven naar de optie waarvoor de signalen gunstiger zijn.
Flexibiliteit is vooral nuttig wanneer nieuwe informatie nog onvolledig is. Maar als alle belangrijke aannames niet meer kloppen, kunnen kleine aanpassingen een noodzakelijk besluit alleen maar uitstellen.
Voorbeeld van een loopbaanplan voor vijf jaar
Stel dat je een vijfjarenplan hebt gemaakt om door te groeien naar een leidinggevende functie in je vakgebied. Na twee jaar heb je meer ervaring en verantwoordelijkheid, maar je werkgever heeft de organisatie anders ingericht en er zijn veel minder leidinggevende functies beschikbaar.
Je kunt dan als volgt te werk gaan:
- Ga terug naar het doel: wil je vooral een bepaalde functietitel, of zoek je meer invloed, verantwoordelijkheid en vakinhoudelijke groei?
- Controleer de aanname: het oorspronkelijke plan ging ervan uit dat je bij je huidige werkgever carrière kon maken.
- Verzamel nieuwe informatie: welke mogelijkheden zijn er binnen en buiten de organisatie?
- Vergelijk de alternatieven: blijven, van team veranderen, een andere werkgever zoeken of het doel aanpassen.
- Stel een nieuw evaluatiemoment vast: bijvoorbeeld over zes maanden beoordelen of de situatie daadwerkelijk is veranderd.
Zo hoef je je vijfjarenplan niet helemaal los te laten. Je kunt de route naar het resultaat aanpassen als de oorspronkelijke route niet meer beschikbaar is.
Vraag ook mensen om input die het niet met je eens zijn
Bij een langlopend project is het makkelijk om vooral argumenten te horen die je oorspronkelijke besluit ondersteunen. Kritisch denken vraagt er juist om ook actief te zoeken naar informatie die het plan ter discussie stelt.
Bij een belangrijke heroverweging kan het helpen om mensen met een ander perspectief om hun mening te vragen. Niet zodat zij voor jou beslissen, maar om mogelijke blinde vlekken te ontdekken.
Je kunt hun bijvoorbeeld vragen:
- Welke aanname van mij vind je het minst overtuigend?
- Wat zou jou ervan overtuigen dat dit plan geen zin meer heeft?
- Wat zie ik volgens jou over het hoofd doordat ik zo nauw bij het project betrokken ben?
- Welk alternatief zou jij onderzoeken voordat je verdergaat?
Nuttige feedback hoeft niet tot een koerswijziging te leiden. Ze kan ook bevestigen dat de redenen om door te gaan nog steeds steekhouden.
Plan vaste strategische evaluaties in plaats van voortdurend te twijfelen
Als je een langetermijnplan na iedere slechte week beoordeelt, kun je in een patroon van voortdurend herplannen terechtkomen. Beoordeel je het plan helemaal niet, dan dreigt het tegenovergestelde uiterste.
Praktischer is het om vooraf vaste evaluatiemomenten vast te leggen. Afhankelijk van het plan kan dat elk kwartaal zijn, eens per halfjaar of na het bereiken van een belangrijke mijlpaal. Het is belangrijk dat de evaluatie meer is dan een administratieve handeling.
Loop op één moment de volgende vragen langs:
- Wat is er sinds de vorige evaluatie veranderd?
- Welke aannames zijn bevestigd en welke zijn minder zeker geworden?
- Welke resultaten of tussentijdse signalen zien we?
- Welke nieuwe risico's zijn ontstaan?
- Gaan we door, stellen we bij, pauzeren we of stoppen we?
Wanneer het verstandig kan zijn om vol te houden
Doorgaan ligt meer voor de hand als het hoofddoel relevant blijft, de belangrijkste aannames nog kloppen en het probleem met aanpassingen in de uitvoering is op te lossen. Ook is van belang of je voldoende middelen hebt en of tussentijdse signalen wijzen op vooruitgang in de goede richting.
Volhouden kan ook verstandig zijn wanneer er een tijdelijk extern probleem is ontstaan dat de langetermijnwaarde van het project niet verandert. Een strategiewijziging is dan misschien niet nodig.
Wanneer je het plan grondig moet heroverwegen
Een zwaarwegende reden om te veranderen is dat een van de fundamentele aannames niet meer klopt. Misschien is het doel niet langer belangrijk, zijn de kosten blijvend veranderd, is de oorspronkelijke markt verdwenen of is er een obstakel ontstaan dat je niet met een gewone aanpassing kunt oplossen.
Laat in dat geval de vraag los of het oorspronkelijke plan goed was. Het kan een verstandige keuze zijn geweest toen het werd opgesteld. Een nieuw besluit moet uitgaan van wat je vandaag weet en welke mogelijkheden je vanaf nu hebt.
Praktisch stappenplan om je plan opnieuw te beoordelen
Als je de volgende keer twijfelt of je een langetermijnplan moet voortzetten of aanpassen, loop dan deze stappen door:
- Omschrijf het oorspronkelijke doel en controleer of het nog steeds belangrijk is.
- Noteer de belangrijkste aannames en markeer welke zijn veranderd.
- Maak onderscheid tussen een uitvoeringsprobleem en een strategisch probleem.
- Controleer de tussentijdse signalen, niet alleen het eindresultaat.
- Vergelijk doorgaan met realistische alternatieven.
- Overweeg een flexibele tussenstap als er nog onzekerheid is.
- Stel een nieuw evaluatiemoment vast en bepaal welke omstandigheden aanleiding geven tot een nieuw besluit.
Een goed langetermijnplan is niet een plan dat nooit verandert. Het is een plan waarvoor je kunt uitleggen waarom je de oorspronkelijke koers aanhoudt en welke nieuwe informatie je ervan zou overtuigen dat het tijd is om die te wijzigen.
