Dostajesz zadanie, ale nie wiesz, od czego zacząć. Możesz poszukać instrukcji, wypróbować własne rozwiązanie albo zwrócić się do bardziej doświadczonej osoby. Jeśli zapytasz zbyt wcześnie, możesz niepotrzebnie komuś przerwać. Jeśli wszystko będziesz robić samodzielnie, stracisz pół dnia, a na końcu może się okazać, że brakowało ci tylko jednej informacji.
Umiejętność rozwiązywania problemów nie polega wyłącznie na znalezieniu właściwej odpowiedzi. Obejmuje także wybór odpowiedniej drogi do jej uzyskania. Czasem najlepiej samemu coś przetestować, innym razem zadać pytanie, sprawdzić warunki lub krótko się skonsultować. Najważniejsze nie jest to, czy jesteś wystarczająco samodzielny, lecz co w danej chwili uniemożliwia ci wykonanie rozsądnego następnego kroku.
Najpierw odróżnij problem od niejasnego zadania
Wyobraź sobie, że masz „przygotować lepsze zestawienie wyników”. Możesz od razu tworzyć tabelę, testować wykresy i zbierać dane. Tyle że słowo „lepsze” dla każdego może oznaczać coś innego. Zestawienie ma być krótsze, dokładniejsze, a może ułatwiać szybsze podejmowanie decyzji?
W takiej sytuacji nie rozwiązujesz jeszcze problemu technicznego. Brakuje ci jasnej definicji oczekiwanego rezultatu. Próby działania przed jej uzyskaniem mogą prowadzić do pracy, którą trzeba będzie wykonać ponownie.
Zanim zaczniesz szukać rozwiązania, dokończ trzy zdania: „Rezultatem ma być…”, „Zadanie będzie gotowe, gdy…” oraz „Na razie nie wiem…”. Jeśli nie potrafisz uzupełnić dwóch pierwszych, właściwym krokiem może być doprecyzowanie zadania z jego autorem, a nie kolejne próby.
Nazwij rodzaj brakującego wsparcia
Stwierdzenie „nie wiem, co zrobić” może opisywać kilka różnych sytuacji. Każda wymaga innej reakcji. Czasem brakuje faktu, innym razem umiejętności, szerszej perspektywy albo uprawnień do podjęcia decyzji. Jeśli nie rozróżnisz tych braków, możesz zwrócić się do niewłaściwej osoby lub uczyć się czegoś, czego wcale ci nie brakuje.
| Czego brakuje | Jak to rozpoznać | Dobry pierwszy krok |
|---|---|---|
| Informacji | Wiesz, co chcesz zrobić, ale nie znasz danych lub zasad | Znajdź wiarygodne źródło albo zweryfikuj dane |
| Umiejętności | Rozumiesz cel, ale nie znasz potrzebnej metody | Przetestuj prosty przykład albo poproś o pokazanie sposobu działania |
| Perspektywy | Masz kilka rozsądnych opcji, ale nie potrafisz ocenić ich skutków | Skonsultuj się z osobami, których dotyczy rezultat |
| Uprawnień | Potrafisz zaproponować rozwiązanie, ale decyzja nie należy do ciebie | Poproś odpowiedzialną osobę o zgodę lub decyzję |
| Jasnego celu | Nie wiadomo, po czym poznać, że zadanie zostało wykonane | Doprecyzuj zadanie i oczekiwany rezultat |
W przypadku bardziej złożonego problemu może brakować kilku rzeczy naraz. Zacznij wtedy od tego, co blokuje pozostałe działania. Nie ma większego sensu uczyć się nowego narzędzia, jeśli nikt jeszcze nie potwierdził, czy w ogóle należy go użyć.
Samodzielnie testuj przede wszystkim rozwiązania, które można bezpiecznie cofnąć
Warto spróbować samemu, gdy test jest szybki, tani i ma ograniczone konsekwencje. Możesz sprawdzić format dokumentu na kopii, przećwiczyć nowy sposób pracy na przykładowych danych albo przygotować wstępny projekt, który nie wpłynie na innych.
Inaczej jest, gdy błąd może zmienić rzeczywiste dane, naruszyć prywatność, spowodować stratę finansową lub wpłynąć na pracę innych osób. W takiej sytuacji nie warto udowadniać samodzielności przez eksperymentowanie. Im poważniejsze i trudniejsze do odwrócenia mogą być skutki, tym wcześniej należy zweryfikować sposób działania.
Zanim zaczniesz, odpowiedz sobie na pytania: „Co się stanie, jeśli popełnię błąd?” i „Czy będę w stanie bezpiecznie cofnąć skutki?”. Jeśli nie znasz odpowiedzi, nie musi to oznaczać, że masz zrezygnować. Najpierw sprawdź ryzyko albo ogranicz test do bezpiecznej części zadania.
Wyznacz rozsądny limit samodzielnych poszukiwań
Postanowienie „będę próbować, aż w końcu się uda” może zadziałać przy prostym zadaniu, ale przy trudniejszym problemie pochłonąć dużo czasu. Zanim zaczniesz, określ, co chcesz ustalić i kiedy sprawdzisz, czy obrana droga przynosi efekty.
Przykładowa zasada może brzmieć: „Przez najbliższe dwadzieścia minut sprawdzę dane wejściowe i przetestuję jedno rozwiązanie na kopii. Jeśli nie znajdę przyczyny, poproszę o konsultację”. Nie ma jednej właściwej granicy czasowej. Przy drobnej sprawie wystarczy kilka minut, a zadanie twórcze może wymagać więcej czasu.
Najważniejsze, by wyznaczyć moment, w którym zdecydujesz, czy kontynuować tą samą metodą. Jeśli bez nowych informacji powtarzasz ten sam nieskuteczny krok, kolejna próba niekoniecznie świadczy o wytrwałości.
Proś o pomoc tak, by było wiadomo, na czym stanąłeś
Pytanie „Czy możesz mi z tym pomóc?” przerzuca na drugą osobę dużą część pracy. Musi ona ustalić, jakie jest zadanie, co już sprawdziłeś i czego od niej oczekujesz. Nie zawsze masz czas, by przygotować szczegółowy opis, ale kilka konkretnych zdań może znacznie ułatwić konsultację.
W typowej sprawie zawodowej możesz skorzystać z takiego schematu:
- Cel: „Muszę przygotować zestawienie według tych samych zasad co w zeszłym miesiącu”.
- Problem: „Dwa źródła pokazują różną liczbę rekordów”.
- Co już sprawdziłem: „Zweryfikowałem okres i użyte filtry”.
- Konkretnie o co pytam: „Które źródło jest wiążące dla tego zestawienia?”.
- Termin: „Potrzebuję odpowiedzi przed jutrzejszym porannym terminem oddania”.
W ten sposób nie prosisz kogoś, by wykonał za ciebie całe zadanie. Pytasz o konkretną informację, której ci brakuje. Jeśli potrzebujesz, by ktoś pokazał ci daną czynność, powiedz to wprost: „Rozumiem podstawy, ale nie wiem, jak poprawnie wykonać ten krok. Czy możesz mi go raz pokazać?”.
Nie myl zasięgnięcia rady z przerzuceniem odpowiedzialności
Gdy problem dopuszcza kilka rozsądnych rozwiązań, współpracownicy lub bliskie osoby mogą pomóc ci ocenić skutki poszczególnych opcji. Nie muszą jednak kierować się tymi samymi priorytetami co ty. Ich rada może wynikać z innych doświadczeń, obowiązków zawodowych lub skłonności do ryzyka.
Warto więc odróżnić trzy pytania: „Co o tym wiesz?”, „Co byś doradził?” i „Kto może podjąć decyzję?”. Pierwsze dotyczy informacji, drugie opinii, a trzecie odpowiedzialności. Odpowiedzi na nie nie muszą pochodzić od tej samej osoby.
Jeśli masz prawo zdecydować, możesz wysłuchać różnych opinii, ale nie musisz uzyskać jednomyślnej zgody. Jeśli decyzja należy do kierownika projektu lub innej odpowiedzialnej osoby, przedstaw jej dostępne opcje i ich konsekwencje, zamiast zakładać, że sam możesz wybrać rozwiązanie.
Gdy ktoś odrzuca twój pomysł, ustal konkretną przeszkodę
Stwierdzenie „to nie zadziała” jest oceną, ale jeszcze nie użyteczną informacją zwrotną. Zamiast od razu się bronić albo rezygnować, spróbuj ustalić, co się za nim kryje.
Możesz zapytać: „Która część wydaje ci się nierealna?” albo „W jakich warunkach można by to zrealizować?”. Czasem okaże się, że istnieje rzeczywiste ograniczenie techniczne lub czasowe. Innym razem druga osoba po prostu woli znany sposób pracy.
Jeśli uwaga wskazuje realną przeszkodę, zmodyfikuj propozycję i sprawdź ją ponownie. Jeśli nadal pozostaje tylko ogólnym wrażeniem, poproś o konkretny przykład albo zaproponuj mniejszy test. Otwartość na krytykę nie oznacza, że każdą odmowę trzeba uznać za dowód.
Przykład z projektu, w którym nie zgadzają się dane
Wyobraź sobie, że przygotowujesz miesięczne zestawienie dla zespołu. W dwóch wewnętrznych raportach widzisz różną liczbę ukończonych zadań. Kierownik oczekuje wyniku następnego dnia, a ty możesz zgadnąć, która liczba jest poprawna, spędzić całe popołudnie na analizowaniu systemu albo napisać do współpracownika.
Podziel decyzję na kilka kroków. Najpierw ustal, jak zestawienie ma definiować ukończone zadanie. Następnie sprawdź datę i filtry na niewielkiej próbce. Różnica nadal występuje, ale nie masz dostępu do zasad, według których jeden z raportów oblicza dane.
Na tym etapie dalsze samodzielne testowanie prawdopodobnie nie dostarczy brakującej informacji. Zwróć się do osoby odpowiedzialnej za raporty i zapytaj konkretnie, jak definiowane są dane. W międzyczasie możesz dokończyć te części zestawienia, które nie zależą od spornego wyniku.
Po otrzymaniu odpowiedzi zapisz wyjaśnienie w procedurze, aby ta sama niejasność nie kosztowała cię kolejnej godziny. Sukces nie polega na tym, że wszystko udało ci się zrobić bez pomocy, lecz na rozpoznaniu granic własnej wiedzy.
Nie każde utknięcie oznacza brak umiejętności
Jeśli raz po raz nie możesz ruszyć z miejsca, łatwo uznać, że problem leży po twojej stronie. Czasem jednak brakuje dostępu, budżetu, czasu, współpracy innych osób albo decyzji przełożonych. Samo doskonalenie umiejętności nie usunie wtedy przeszkody.
Oddziel to, co możesz poprawić samodzielnie, od tego, co musi zapewnić otoczenie. Możesz nauczyć się przygotowywać dokładniejsze materiały, ale nie możesz samodzielnie przyznać sobie uprawnień, które należą do kogoś innego. Możesz zaproponować oszczędniejszy sposób działania, ale nie da się bez końca zastępować brakującego czasu lub zasobów.
Pomoc może więc oznaczać prośbę o poradę, ale czasem polega na wskazaniu przeszkody, której nie masz możliwości lub uprawnień usunąć. To również część odpowiedzialnego rozwiązywania problemów.
Zastosuj krótki zestaw pytań przed kolejnym krokiem
Gdy następnym razem utkniesz przy zadaniu, zanim otworzysz kolejną instrukcję lub napiszesz wiadomość, zadaj sobie pięć pytań:
- Czy wiem dokładnie, co ma być gotowe? Jeśli nie, doprecyzuj cel.
- Czego konkretnie mi brakuje? Danych, sposobu działania, perspektywy, uprawnień czy zasobów?
- Czy mogę bezpiecznie wykonać mały test? Jeśli tak, wyznacz jego granice.
- Kto może uzupełnić brakującą wiedzę lub zasoby? Dobierz źródło do pytania, zamiast zwracać się do pierwszej dostępnej osoby.
- Co zrobię po uzyskaniu odpowiedzi? Ustal decyzję albo kolejny krok, którego wynik da się sprawdzić.
Potraktuj najbliższą taką sytuację jako okazję do przećwiczenia tej umiejętności. Nie oceniaj się na podstawie tego, czy poprosiłeś o pomoc, czy poradziłeś sobie sam. Zwróć uwagę raczej na to, czy wybrany sposób odpowiadał temu, jakich informacji brakowało, ile miałeś czasu i jakie było ryzyko. To właśnie ten wybór może przesądzić, czy rozwiążesz problem skutecznie, czy niepotrzebnie utkniesz.
