Een betwist argument toetsen en rustig blijven in gesprek

Tijdens een vergadering zegt iemand dat een voorgestelde verandering zeker zal mislukken, omdat een ervaren collega dat heeft gezegd. Die uitleg overtuigt u niet. Als u meteen antwoordt dat het onzin is, kan het gesprek veranderen in een strijd om wie gelijk heeft. Zwijgt u, dan neemt het team misschien een besluit zonder voldoende onderbouwing. Het doel is niet om de ander met argumenten te overtroeven, maar om samen de bewering te toetsen.

Maak eerst onderscheid tussen een bewering, een verklaring en een voorkeur

Een meningsverschil raakt snel verstrikt wanneer de een het over feiten heeft, de ander over de oorzaken ervan en een derde over wat er zou moeten gebeuren.

Het helpt om vier lagen in een uitspraak uit elkaar te halen:

• Waarneming: ‘Na de vorige verandering kregen we meer klachten.’ U kunt nagaan wat er is gemeten, over welke periode en of het aantal inderdaad is gestegen.
• Verklaring: ‘De klachten kwamen door de nieuwe manier van werken.’ Dit is een hypothese. Ook andere mogelijke oorzaken moeten worden onderzocht.
• Voorspelling: ‘Als we de verandering herhalen, loopt het nog slechter af.’ Dit gaat over de toekomst en vraagt daarom om aannames en een inschatting van de onzekerheid.
• Waarde of voorkeur: ‘Ik kies liever voor stabiliteit dan voor snelle verandering.’ Dit is geen onjuist gegeven dat weerlegd moet worden, maar een criterium voor een besluit.

Vier vragen om een argument te toetsen zonder aan te vallen

U hoeft niet meteen een lang tegenargument te geven om een bewering te toetsen. Vaak is het nuttiger om een vraag te stellen die duidelijk maakt waarop de bewering steunt. Er is een verschil tussen oprecht doorvragen en een reeks vragen stellen om iemand op een fout te betrappen.

1. Wat beweren we precies? Vraag om een concrete formulering: ‘Als u zegt dat het niet gaat werken, bedoelt u dan de kosten, de tijd of de kwaliteit?’
2. Waarop is de bewering gebaseerd? ‘Gaat het om één ervaring, een terugkerende waarneming of hebben we vergelijkbare gegevens?’ Het doel is niet om iemand te verhoren, maar om de onderbouwing te verduidelijken.
3. Wat zou ertegen kunnen spreken? ‘Is een vergelijkbare verandering ooit wel goed gegaan? Wat was er toen anders?’ Een goed argument moet ook standhouden wanneer lastige uitzonderingen worden bekeken.
4. Wat betekent dit voor ons besluit? ‘Als het risico reëel is, moeten we het voorstel dan afwijzen of kunnen we het eerst op kleine schaal testen?’

Kies uw vragen op basis van de situatie. Bij een gevoelig onderwerp kan één vraag genoeg zijn. Als de ander steeds antwoordt dat die het gewoon zeker weet, hoeft u niet nog tien vragen te stellen. U kunt aangeven dat u voor een besluit nog toetsbare onderbouwing nodig hebt.

Waarom rustig reageren niet hetzelfde is als instemmen

Als iemand uw mening in twijfel trekt, kunt u de neiging voelen om meteen in de verdediging te schieten. Bij een meningsverschil gaat het al snel over de toon, de bedoelingen van de ander of oude grieven, in plaats van over de oorspronkelijke vraag. Emotieregulatie in een gesprek betekent dat u een reactie kiest die ruimte laat om na te denken. Het betekent niet dat u altijd moet doen alsof u kalm bent.

Probeer op te merken wanneer u niet meer luistert naar de inhoud, maar in uw hoofd al een tegenaanval voorbereidt. In plaats van direct te reageren, kunt u kort herhalen wat u hebt gehoord: ‘Ik begrijp dat u zich zorgen maakt over mogelijke vertraging.’ Maak daarna onderscheid tussen de zorg en de conclusie: ‘Ik wil wel weten waarop de aanname is gebaseerd dat er zeker vertraging zal ontstaan.’

Als u zo boos bent dat u beledigingen of generalisaties dreigt te gebruiken, kunt u een pauze voorstellen: ‘Ik wil dit graag inhoudelijk bespreken. Laten we even pauzeren en daarna de onderbouwing bekijken.’ Zo’n pauze is zinvol als het gesprek daarna echt wordt hervat, niet als die dient om een belangrijk onderwerp blijvend te ontwijken.

Het helpt ook om onderscheid te maken tussen ‘U begrijpt het niet’ en ‘Ik begrijp deze conclusie nog niet’. De eerste uitspraak beoordeelt de persoon; de tweede biedt ruimte voor uitleg. Dat garandeert geen overeenstemming of een prettige afloop, maar maakt wel duidelijk waarover u verder kunt praten.

Zo reageert u op een beroep op autoriteit

De uitspraak ‘Een deskundige heeft dit bevestigd’ kan nuttige informatie bevatten, maar sluit de discussie op zichzelf niet af. Expertise is vooral relevant wanneer die betrekking heeft op het concrete probleem en duidelijk is wat de deskundige precies heeft gezegd. Het is niet verstandig om een autoriteit automatisch af te wijzen of als onfeilbaar te beschouwen.

Controleer drie dingen: de relevante deskundigheid, de precieze bewering en de toepasbaarheid ervan. Iemand kan veel ervaring hebben, maar met een ander soort situatie te maken hebben. Een goed advies voor de ene organisatie werkt niet noodzakelijk zonder aanpassingen in een andere. En een uitspraak die via verschillende mensen is doorverteld, kan de oorspronkelijke voorwaarden zijn kwijtgeraakt.

Een passende reactie kan zijn: ‘Goed dat een ervaren persoon hiernaar heeft gekeken. Weten we welke informatie diegene had en of het om een vergelijkbare situatie ging?’ Als het om een onderwerp gaat waarbij u niet veilig op uw eigen oordeel kunt vertrouwen, vervang dan geen deskundige beoordeling door een discussie. Bij vragen over technische veiligheid, recht of gezondheid kan het nodig zijn een gekwalificeerd advies in te winnen.

Veelvoorkomende uitspraken en betere reacties

Sommige uitspraken klinken overtuigend juist doordat ze heel stellig zijn. Hun zwakke plek wordt pas zichtbaar als u vraagt wat ze precies betekenen. U kunt de volgende formuleringen aanpassen aan uw eigen manier van spreken.

Een voorbeeld van een teamvergadering

Stel u een fictieve situatie voor. Een klein team overweegt om een deel van de verzoeken via één gezamenlijk formulier af te handelen in plaats van via losse e-mails. Een collega zegt: ‘Dat wordt chaos. De leidinggevende heeft zo’n systeem vroeger afgewezen en had gelijk.’ Een andere collega vindt dat de huidige werkwijze onoverzichtelijk is. Het gesprek wordt steeds feller.

In plaats van te antwoorden met ‘U bent gewoon bang voor verandering’ kunt u concreet beginnen: ‘Ik begrijp de zorg dat we verzoeken over het hoofd kunnen zien. Weet u waarom het eerdere voorstel is afgewezen?’ De collega legt uit dat toen niet duidelijk was wie de nieuwe registraties zou controleren. Daarmee verandert het oorspronkelijke meningsverschil: het probleem hoeft niet het formulier te zijn, maar kan liggen bij het ontbreken van duidelijke verantwoordelijkheid.

Daarna kunt u voorstellen: ‘Laten we een week lang alleen één type verzoek registreren. Wijs iemand aan die ze controleert en houd bij of er verzoeken onbeantwoord blijven.’ Dat betekent niet dat de nieuwe werkwijze zeker zal slagen. Het team heeft wel een toetsbare voorwaarde voor het besluit opgesteld in plaats van te blijven steken in verschillende indrukken.

Als de feiten gedeeld zijn, maar de waarden verschillen

Niet elk meningsverschil is op te lossen met nog een grafiek of nauwkeurigere informatie. Twee mensen kunnen het eens zijn over de kosten, de planning en de waarschijnlijke gevolgen, maar toch een andere oplossing willen. De een geeft de voorkeur aan zekerheid en voorspelbaarheid, de ander aan meer vrijheid om te experimenteren. Zo’n verschil betekent niet automatisch dat iemand onlogisch redeneert.

Probeer dan de vraag ‘Wie heeft gelijk?’ te vervangen door ‘Op basis van welke criteria nemen we een besluit?’ U kunt opschrijven aan welke voorwaarden de oplossing moet voldoen, waar ruimte is voor een compromis en wie de mogelijke gevolgen draagt. Als een besluit invloed heeft op de rechten of veiligheid van anderen, is het niet voldoende dat het voor de meerderheid voordelig is.

Een compromis is niet altijd het gemiddelde van twee standpunten. Soms past een proefperiode, een uitzondering voor een specifieke situatie of een afspraak om het besluit opnieuw te bekijken zodra er nieuwe gegevens zijn. Soms moet u erkennen dat de waarden uiteenlopen en dat er op dit moment geen gezamenlijke oplossing is.

Zo beëindigt u een gesprek dat in cirkels blijft draaien

Steeds dezelfde argumenten herhalen kan erop wijzen dat nieuwe woorden geen extra informatie meer opleveren. Vat voordat u het gesprek afsluit kort samen waarover u het eens bent en wat nog onduidelijk is: ‘We zijn het erover eens dat de huidige werkwijze traag is. We weten alleen nog niet of de nieuwe aanpak het aantal fouten verlaagt.’

Kies daarna een van deze drie praktische manieren om het gesprek af te ronden:

• Een concreet gegeven controleren: Spreek af wie de informatie verzamelt, uit welke bron en wanneer u erop terugkomt.
• Een kleine stap uitproberen: Bepaal de omvang, de maatstaf voor succes en de voorwaarde om de proef stop te zetten.
• Verschillende standpunten erkennen: Als het niet om een gezamenlijk besluit gaat, hoeft u de ander niet koste wat kost te overtuigen.

Als iemand u herhaaldelijk kleineert of intimideert, of weigert uw grenzen te respecteren, is rustig argumenteren op zichzelf misschien niet genoeg. Het is gepast om het gesprek te onderbreken, weg te gaan of steun te vragen. Emotieregulatie betekent niet dat u vernedering moet verdragen. En argumenten zorgvuldig toetsen verplicht u niet om in een onveilige situatie te blijven.

Twee korte oefeningen om zakelijker van mening te verschillen

U kunt uw argumentatievaardigheden ook buiten een conflict ontwikkelen. Deze oefeningen beoordelen uw persoonlijkheid niet en garanderen niet dat anderen naar u zullen luisteren. Ze kunnen u wel helpen uw eigen denkfouten op te merken.

Verdeel een betwiste uitspraak in drie delen

Kies een uitspraak waar u het onlangs niet mee eens was. Schrijf op welk deel u kunt controleren, welk deel alleen een verklaring is en welk deel een zorg of voorkeur uitdrukt. Bedenk vervolgens één vraag waarmee u de ontbrekende informatie kunt achterhalen. Van ‘Deze verandering schaadt het hele team’ kunt u bijvoorbeeld de vraag maken: wie wordt er precies door geraakt en op welke manier?

Verdedig even het standpunt van de ander

Beschrijf zonder het standpunt belachelijk te maken de sterkste reden waarom een redelijk persoon er anders over kan denken. Vraag uzelf daarna af welke nieuwe informatie u van mening zou doen veranderen. Als u niets kunt bedenken, bent u misschien vooral aan het verdedigen in plaats van te onderzoeken. Dat betekent niet dat u een mening moet veranderen waarvoor u goede redenen hebt.

Probeer de volgende keer dat u van mening verschilt één eenvoudige stap: vat eerst in uw eigen woorden samen wat de ander beweert en stel daarna één toetsende vraag. Blijkt dat u de ander verkeerd hebt begrepen, stel uw interpretatie dan bij. Houdt het argument geen stand, bespreek dan de zwakke plek ervan en niet de waarde van de persoon die het naar voren bracht.