Po zmianie sposobu pracy nie możesz dokończyć zadania. Kolega proponuje, że mu się przyjrzy. Jego doświadczenie może się przydać, ale chcesz też rozumieć dalsze kroki i mieć wpływ na decyzje. Jak uzgodnić pomoc, żeby było jasne, co przejmie kolega, a co pozostanie po twojej stronie?
Gdy coś się nie udaje albo pojawia się nieoczekiwana zmiana, możesz zacząć od ustalenia konkretnej formy wsparcia. Określ, czego potrzebujesz, jaki zakres pomocy będzie przydatny i kiedy wspólnie sprawdzicie rezultat. Taka umowa może pomóc ci kontynuować pracę, a jednocześnie zachować autonomię, czyli możliwość samodzielnego decydowania w ramach swoich obowiązków.
Nazwij przeszkodę, zanim przyjmiesz rozwiązanie
Spróbuj opisać, na czym utknąłeś. Zdanie „W ogóle sobie z tym nie radzę” może oznaczać, że nie rozumiesz nowej zasady, brakuje ci informacji, nie wiesz, którą z dwóch możliwości wybrać albo masz więcej pracy, niż da się wykonać w ustalonym terminie. Każda z tych sytuacji wymaga innej reakcji.
Przed rozmową przygotuj więc krótki opis: „Pierwszą część mam już gotową. Przy tych dwóch pozycjach nie wiem, którą zasadę zastosować”. Jeśli problemem jest brak czasu, powiedz to wprost: „Znam procedurę, ale do piątku zdążę wykonać tylko jedno z tych dwóch zadań”. W takiej sytuacji trzeba porozmawiać także o priorytetach, zakresie pracy lub terminie.
Możesz nazwać problem zawodowy, nawet jeśli niepowodzenie jest dla ciebie przykre. Nie musisz najpierw rozwiać wszystkich wątpliwości dotyczących własnych umiejętności. Na początek wystarczy wskazać konkretne miejsce, w którym potrzebujesz wsparcia.
Wybierz, jakiej pomocy potrzebujesz
Pod hasłem „pomóż mi z tym” dwie osoby mogą rozumieć zupełnie różne działania. Ty chcesz omówić możliwe rozwiązania, a kolega już otwiera plik i przerabia gotowy wynik. Dlatego powiedz, jaka forma pomocy byłaby dla ciebie przydatna w tej chwili.
| Forma pomocy | Przykładowa prośba | Twoja rola |
|---|---|---|
| Wysłuchanie i uporządkowanie sytuacji. | „Chcę na głos przejść przez to, w którym miejscu plan się zatrzymał. Najpierw po prostu mnie wysłuchaj”. | Opisujesz problem, a potem ustalacie, czy potrzebujesz również rady. |
| Wyjaśnienie procedury. | „Pokażesz mi, według czego zakwalifikować ten przypadek?” | Wykorzystujesz wyjaśnienie przy kolejnym podobnym przypadku. |
| Wspólna praca. | „Przejdźmy razem pierwszą część, a przy drugiej spróbuję sam zaproponować rozwiązanie”. | Wykonujesz kolejne kroki i pytasz o to, co jest niejasne. |
| Przejęcie konkretnej części zadania. | „Możesz dziś sprawdzić dokumenty? Ja przygotuję na ich podstawie zestawienie”. | Kończysz uzgodnioną część i korzystasz z efektów pracy kolegi. |
Możecie połączyć różne formy wsparcia. Najpierw potrzebujesz uporządkować myśli, a potem poprosić o sprawdzenie propozycji. Wystarczy określić kolejność: „Najpierw opowiem, co już zrobiłem. Potem chciałbym usłyszeć, gdzie widzisz błąd”.
Sprawdź też, czy druga osoba ma taką możliwość: „Masz dziś czas, żeby przejrzeć ze mną te dwa przypadki?”. Sama oferta pomocy nie określa jej zakresu ani dostępności. Jeśli kolega nie może teraz pomóc, możecie ustalić inny termin, ograniczyć zakres albo poszukać wsparcia u kogoś innego.
Ustal zakres pomocy i zasady podejmowania decyzji
Przy krótkim wyjaśnieniu nie trzeba tworzyć skomplikowanego planu. Jeśli jednak pomoc dotyczy większego zadania albo ma potrwać kilka dni, ustalcie cztery kwestie:
- Co dokładnie zrobi druga osoba. Na przykład sprawdzi poprawność danych, pokaże procedurę albo przygotuje część materiału.
- Kto o czym decyduje. Kto wybiera rozwiązanie, kto proponuje poprawki i kto zatwierdza ostateczny wynik?
- Kiedy wrócicie do ustaleń, jeśli zakres się zmieni. Jeśli kolega zauważy kolejny problem, najpierw ci o nim powiecie, a potem zdecydujecie, co dalej.
- Kiedy wspólnie omówicie pracę. Ustalcie konkretny moment na sprawdzenie efektów i dalszych kroków.
Uwzględnijcie faktyczny podział odpowiedzialności. Jeśli termin lub przekazanie pracy zatwierdza przełożony, weźcie to pod uwagę w ustaleniach. Jeśli współpracujesz z osobą, która ma obowiązek przeprowadzić kontrolę, wyjaśnijcie, co musi sprawdzić, a o czym możesz zdecydować samodzielnie.
Nawet po ustaleniu zasad bierz pod uwagę rzeczowe uwagi. Gdy ktoś wskaże błąd, możesz poprosić o wyjaśnienie, sprawdzić je i skorygować swoje działanie. Samodzielność obejmuje również korzystanie z informacji przekazywanych przez innych.
Jak może wyglądać pomoc po nieudanej próbie
Przykładowa sytuacja: W ewidencji zamówień zmieniły się zasady oznaczania ich statusu. Dwie pozycje zostały błędnie zaklasyfikowane, a tygodniowe zestawienie wróciło do poprawy. Bardziej doświadczony kolega proponuje: „Wyślij mi plik, zrobię to za ciebie”.
Musisz dokończyć zestawienie, ale chcesz też zrozumieć nową zasadę. Możesz odpowiedzieć: „Pomogłoby mi, gdybyśmy omówili te dwa przypadki. Potem poprawię pozostałe pozycje i poproszę cię o sprawdzenie tych, co do których nie będę mieć pewności. Masz teraz na to czas?”. Kolega dostaje konkretną prośbę i może powiedzieć, czy jest w stanie ją spełnić.
Przy pierwszym przypadku wyjaśnia, na podstawie której informacji należy podjąć decyzję. Przy drugim to ty proponujesz klasyfikację i uzasadniasz ją. Jeśli zasada nadal nie jest jasna, wracacie do niepewnego kroku. Możesz zapisać własnymi słowami wyjaśnienie i przykład, żeby wrócić do nich przy kolejnym zestawieniu.
Jeśli termin nie pozwala wspólnie przejść przez zadanie, możecie tymczasowo uzgodnić, że kolega wprowadzi poprawki. Ustalcie, kto przekaże gotowy wynik, i wybierzcie moment na omówienie zmienionych pozycji. Zakres wsparcia będzie dopasowany do sytuacji, a wy będziecie wiedzieć, jak podejść do kolejnego zadania.
Gdy pomoc zaczyna wykraczać poza ustalenia
Jeśli kolega zaczyna przerabiać również te części, które chciałeś dokończyć sam, najpierw zapytaj o powód. Możesz powiedzieć: „Widzę, że zmieniasz całe zestawienie. Znalazłeś jeszcze jakiś problem?”. Być może zauważył błąd, którego nie znasz, albo inaczej zrozumieliście zakres pomocy.
Następnie wróćcie do konkretnych ustaleń: „Chcę rozumieć wprowadzone zmiany. Możemy najpierw je omówić, a kolejną część zostawić mnie?”. Jeśli nowy problem rzeczywiście wymaga szerszej interwencji, zmieńcie ustalenia. Przy okazji ponownie określcie, co przejmie kolega i co wydarzy się dalej.
Jeśli nie zgadzasz się z rekomendacją, podaj zawodowy powód. Możesz na przykład wyjaśnić, że propozycja nie spełnia wymagań zlecenia albo opiera się na nieaktualnych danych. Jeśli decyzja należy do kogoś innego, przedstaw dostępne możliwości i poproś o jasne stanowisko.
Ważny jest również sposób, w jaki ze sobą rozmawiacie. Jeśli pojawiają się lekceważące komentarze, możesz skierować rozmowę z powrotem na zadanie: „Chcę wiedzieć, co jest nie tak na tym etapie i jak to poprawić”. Jeśli osobiste uwagi lub działania wykraczające poza ustalenia się powtarzają, możesz poprosić przełożonego o wyjaśnienie zasad współpracy. Pomogą konkretne przykłady i przypomnienie pierwotnie uzgodnionego zakresu wsparcia.
Po uzyskaniu pomocy ustal, co dalej
Po zakończeniu zadania zastanów się również, z czym przystąpisz do kolejnej próby. Czy znasz już zasadę, masz przygotowane materiały albo wiesz, z kim skonsultować wątpliwości? Jeśli dostałeś tylko gotowy wynik, a sposób jego przygotowania nadal jest niejasny, możesz poprosić o wyjaśnienie konkretnej poprawki.
W krótkim podsumowaniu mogą pomóc te pytania:
- Co potrafię teraz zrobić samodzielnie? Wskaż konkretny krok, który spróbujesz wykonać przy kolejnym zadaniu.
- W czym nadal potrzebuję wsparcia? Rozróżnij brakujące wyjaśnienie, sprawdzenie wyniku oraz niedostatek czasu lub materiałów.
- Czy podział pracy nadal się sprawdza? Sprawdź, czy uzgodniona pomoc odpowiada obecnej trudności zadania i możliwościom obu osób.
Wsparcie może być potrzebne przez dłuższy czas, na przykład przy złożonym zadaniu lub kolejnych zmianach. Wtedy ustalcie regularne konsultacje i jasny podział pracy. Najważniejsze, by było wiadomo, o czym możesz decydować sam, co warto skonsultować i kto podejmuje ostateczną decyzję.
