Depois de uma alteração no processo de trabalho, não consegue concluir uma tarefa. Um colega oferece-se para a analisar. A experiência dele pode ser útil, mas também quer compreender os próximos passos e continuar a participar nas decisões. Como combinar essa ajuda para ficar claro o que ficará a cargo dele e o que continuará sob a sua responsabilidade?
Perante um insucesso ou uma mudança inesperada, pode começar por acordar uma forma concreta de apoio. Esclareça o que precisa, que tipo de intervenção será útil e quando irão rever o resultado. Este acordo pode ajudá-lo a avançar com o trabalho sem perder a autonomia, ou seja, o espaço para tomar decisões dentro das suas responsabilidades profissionais.
Identifique o obstáculo antes de aceitar uma solução
Tente explicar em que ponto ficou bloqueado. A frase «Não consigo fazer isto» pode querer dizer que não compreende uma nova regra, que lhe falta um dado, que não sabe avaliar duas opções ou que tem mais trabalho do que consegue concluir dentro do prazo acordado. Cada situação pede uma resposta diferente.
Antes de conversar, prepare uma descrição breve: «Já concluí a primeira parte. Não sei que regra aplicar a estes dois itens.» Se o problema for a falta de tempo, diga-o com clareza: «Conheço o processo, mas até sexta-feira só consigo concluir uma destas duas tarefas.» Nesse caso, também será preciso falar de prioridades, âmbito ou prazo.
Pode descrever o problema de trabalho mesmo que o insucesso o tenha deixado frustrado. Não precisa de resolver primeiro todas as dúvidas sobre as suas capacidades. Para iniciar a conversa, basta indicar o ponto concreto em que precisa de apoio.
Escolha o tipo de ajuda de que precisa
Quando alguém diz «ajuda-me com isto», as duas pessoas podem imaginar tarefas diferentes. Talvez queira analisar as opções, enquanto o colega já está a abrir o ficheiro para refazer o trabalho. Por isso, diga que tipo de ajuda lhe seria útil naquele momento.
| Tipo de ajuda | Pedido concreto | O seu papel |
|---|---|---|
| Ser ouvido e clarificar a situação. | «Preciso de explicar em voz alta onde o plano ficou bloqueado. Podes ouvir-me primeiro?» | Explica o problema e, depois, decidem se também precisa de aconselhamento. |
| Explicação do processo. | «Podes mostrar-me com base em que critérios devo classificar este caso?» | Aplica a explicação a outros casos semelhantes. |
| Trabalho em conjunto. | «Vamos fazer a primeira parte juntos e, na segunda, tento propor eu uma abordagem.» | Experimenta os passos à medida que avançam e pergunta quando algo não está claro. |
| Delegação de uma parte específica. | «Podes verificar os documentos hoje? Eu concluo o resumo com base neles.» | Conclui a parte acordada e dá seguimento ao trabalho do colega. |
Pode combinar diferentes formas de ajuda. Talvez precise primeiro de organizar as ideias e, depois, de pedir a alguém que reveja uma proposta. Basta dizer o que deve acontecer primeiro: «Primeiro explico-te o que já tentei. Depois, gostava de saber onde vês o erro.»
Confirme também a disponibilidade da outra pessoa: «Tens tempo hoje para analisar comigo estes dois casos?» Uma oferta de ajuda não define, por si só, o seu âmbito nem a disponibilidade de quem a faz. Se o colega não tiver tempo, podem combinar outra data, reduzir a tarefa ou procurar apoio junto de outra pessoa.
Defina o âmbito da ajuda e quem toma as decisões
Uma explicação breve não exige um plano complexo. Mas, se a ajuda abranger uma tarefa maior ou durar vários dias, esclareçam quatro pontos:
- O que a outra pessoa fará concretamente. Por exemplo, verificar a exatidão dos dados, explicar um processo ou preparar uma parte do resultado.
- Quem decide o quê. Quem escolhe a solução, quem propõe alterações e quem aprova o resultado final?
- Quando devem renegociar o âmbito. Se o colega detetar outro problema, mostra-o primeiro e decidem em conjunto como proceder.
- Quando voltarão a analisar o trabalho. Marquem um momento concreto para rever o resultado e definir os próximos passos.
Tenha em conta a distribuição real de responsabilidades. Se o prazo ou a entrega dependem da aprovação de um superior, inclua esse requisito no acordo com o colega. Se estiver a trabalhar com alguém que tem a responsabilidade de fazer uma revisão, esclareçam o que essa pessoa deve verificar e que decisões pode tomar por conta própria.
Mesmo depois de chegarem a um acordo, conte com observações construtivas. Se alguém lhe apontar um erro, pode pedir uma explicação, verificá-la e ajustar a sua abordagem. Tomar as próprias decisões também implica considerar a informação dos outros.
Como pode ser a ajuda depois de uma tentativa falhada
Situação ilustrativa: As regras de classificação dos estados das encomendas mudaram. Classificou incorretamente dois itens e devolveram-lhe o relatório semanal para correção. Um colega mais experiente oferece-se: «Envia-mo e trato disso por ti.»
Precisa de concluir o relatório e de compreender a nova regra. Pode responder: «Ajudava-me revermos estes dois casos. Depois corrijo os restantes e peço-te que verifiques aqueles em que tiver dúvidas. Tens disponibilidade agora?» Assim, o colega recebe um pedido concreto e pode dizer se consegue ajudar.
No primeiro caso, explica qual é o dado que determina a decisão. No segundo, propõe uma classificação e justifica-a. Se a regra continuar pouco clara, voltam ao passo que suscitou dúvidas. Pode anotar a explicação pelas suas próprias palavras, juntamente com um exemplo, para a consultar quando preparar o próximo relatório.
Se o prazo não permitir analisar as tarefas em conjunto, também podem acordar que o colega trate temporariamente da correção. Esclareçam quem entregará o resultado e escolham um momento para rever os itens alterados. Assim, o âmbito da ajuda adapta-se à situação e fica combinado como avançar na próxima tarefa.
Quando a ajuda ultrapassa o que foi combinado
Se o colega começar a refazer também as partes que queria concluir sozinho, tente primeiro perceber porquê. Pode dizer: «Vejo que estás a alterar o relatório todo. Encontraste outro problema?» Talvez tenha detetado um erro de que não se apercebeu ou talvez tenham entendido o âmbito da ajuda de maneiras diferentes.
Depois, retome o acordo concreto: «Preciso de compreender estas alterações. Podemos analisá-las primeiro e deixas a próxima parte comigo?» Se o novo problema exigir, de facto, uma intervenção mais ampla, revejam o acordo. Nessa altura, definam novamente o que ficará a cargo do colega e quais serão os passos seguintes.
Se não concordar com uma recomendação, explique a razão relacionada com o trabalho. Por exemplo, a proposta não cumpre um requisito do pedido ou baseia-se num dado que entretanto mudou. Se a decisão couber a outra pessoa, apresente as opções e peça uma orientação clara.
A dignidade também depende da forma como comunicam. Se receber comentários depreciativos, pode trazer a conversa de volta ao trabalho: «Preciso de saber o que está errado neste passo e como posso corrigi-lo.» Se os comentários pessoais ou as intervenções fora do acordo se repetirem, pode pedir a um superior que clarifique a forma de colaboração. Será útil apresentar situações concretas e recordar o âmbito de apoio inicialmente combinado.
Depois de receber ajuda, esclareça o que vem a seguir
Quando a tarefa estiver concluída, pense também no que terá para a próxima tentativa. Tem uma explicação da regra, os documentos necessários ou alguém a quem possa pedir esclarecimentos? Se recebeu apenas o resultado final e o processo continuar pouco claro, pode ainda pedir que lhe expliquem uma alteração específica.
Estas perguntas podem ajudar numa breve avaliação:
- O que consigo fazer agora sem ajuda? Identifique um passo concreto que tentará executar na próxima tarefa.
- Em que ponto ainda preciso de apoio? Distinga entre uma explicação em falta, a revisão do resultado e a falta de tempo ou de documentos.
- A divisão do trabalho continua a ser adequada? Confirme se a ajuda acordada corresponde à dificuldade atual da tarefa e à disponibilidade de ambas as pessoas.
Pode continuar a precisar de apoio durante mais tempo, por exemplo, numa tarefa complexa ou enquanto houver mudanças. Nesse caso, combine consultas regulares e uma divisão clara do trabalho. O importante é saber o que pode decidir por conta própria, em que situações deve pedir aconselhamento e quem tem a palavra final.
