Megkaptad a rád eső feladatot, és szeretnéd megmutatni, hogy egyedül is boldogulsz vele. Aztán elakadsz, közeledik a határidő, a többiek pedig még nem is tudják, hogy a te részedre várnak. Ilyenkor már nem csak az önállóság a kérdés. Ha a te feladatodtól függ a következő lépés, a hallgatás az egész csapatot hátráltathatja.
Segítséget kérni nem azt jelenti, hogy rögtön másokra hárítod a felelősséget. A csapatmunka fontos készsége, hogy felismerd, mikor jött el a megfelelő pillanat, világosan megfogalmazd a problémát, és olyan segítséget kérj, amely valóban lehetővé teszi a továbblépést.
Az önállóság nem azt jelenti, hogy az utolsó pillanatig vársz
Új feladatnál természetes, hogy először magad próbálsz megoldást találni. A csapat azonban nem olyan emberekből áll, akik mindenáron bizonyítani akarják, hogy senkire sincs szükségük.
Más a józan keretek között tett önálló próbálkozás, és más az, amikor már csak halogatod annak kimondását, hogy nem tudsz továbblépni. Három kérdés segíthet tisztábban látni:
- Tudom, mi a következő konkrét lépés? Ha nem, lehet, hogy maga a feladat nem elég egyértelmű.
- Haladtam az előző munkaszakaszban? Ha csak ugyanazokat a próbálkozásokat ismétled, a további idő valószínűleg nem hoz új eredményt.
- Vár valaki más az eredményemre? Ha igen, a késlekedés ára egyre nagyobb.
Először tisztázd, milyen segítségre van szükséged
A „Nem boldogulok” mondat őszinte, de a másikra hagyja, hogy ő derítse ki, mi a gond. Sokkal hatékonyabb, ha pontosan megmutatod, hol akadtál el.
A segítség többféle lehet:
| Mire van szükséged? | Példa a kérésre |
|---|---|
| A feladat pontosítására | Szeretném megerősíteni, hogy a két változat közül melyiket használjuk. |
| A megközelítés ellenőrzésére | Elkészítettem az első tervet. Meg tudnád mondani, hogy jó irányba haladok-e? |
| Szakmai tanácsra | Ezt a konkrét lépést nem tudom megoldani. Megmutatnád, hogyan érdemes nekikezdeni? |
| A feladatok újraelosztására | Ezt a részt nem tudom a megbeszélt időre befejezni. Újra kellene gondolnunk a feladatok megosztását. |
| Csapatdöntésre | Két lehetőségünk van, és mindkettő hatással lesz a többiekre. Egyeztetnünk kell. |
Minél pontosabban nevezed meg, mire van szükséged, annál kisebb az esélye, hogy a kollégád átveszi az egész feladatot ahelyett, hogy segítene elhárítani egy konkrét akadályt.
Mondd el, mivel próbálkoztál már
Jó segítségkéréskor röviden azt is elmondod, mit tettél eddig. Nem azért, hogy bizonyítsd az értékedet, hanem hogy a másiknak ne kelljen mindent elölről kezdenie.
A „Hogyan kell ezt csinálni?” helyett mondhatod például: „Átnéztem a feladatot, és két megoldást is kipróbáltam. Mindkettőnél ugyanabba a problémába ütközöm. Szeretném ellenőrizni, nem hagytam-e ki egy lépést.”
Ez a megfogalmazás három dolgot jelez: megpróbáltad megoldani a problémát, pontosan be tudod határolni az elakadást, és továbbra is vállalod a felelősséget a saját munkádért.
A további várakozás árát mérlegeld
Vannak kérdések, amelyek ráérnek. Mások nagyon hamar az egész csapat határidejét veszélyeztethetik. Ezért nem mindig ugyanakkor érdemes segítséget kérni.
Érdemes még várni, ha:
- olyan részletről van szó, amely nem tart fel másokat,
- van még több észszerű lehetőség, amelyet önállóan kipróbálhatsz,
- a hibát később könnyen ki lehet javítani.
Viszont szólj hamarabb, ha közel a határidő, mások munkája függ az eredményedtől, a döntést később nehéz lenne megváltoztatni, vagy egy hiba jelentősen több munkát okozhat.
Időnyomás alatt a problémával együtt a lehetőségeket is jelezd
Ha szorít a határidő, a csapatnak nemcsak azt kell tudnia, hogy gond van, hanem azt is, mit lehet tenni. Ne az utolsó pillanatban szólj: jelezd a helyzetet akkor, amikor még több megoldás közül lehet választani.
Egy hasznos üzenet négy részből állhat:
- Állapot: mi készült el, és mi nincs még kész.
- Akadály: mi gátol a feladat befejezésében.
- Következmény: mi történik, ha semmi sem változik.
- Javaslat: milyen megoldásokat látsz.
Például: „Az adatokat feldolgoztam, de két szám még hiányzik a beszállítótól. Ha ma nem kapjuk meg őket, a grafikon nem készül el a reggeli prezentációra. Használhatjuk a legutóbb megerősített adatokat, vagy betehetjük a grafikont a mellékletbe.”
Így a csapatnak marad ideje dönteni, ahelyett, hogy csak akkor értesülne a problémáról, amikor már meghiúsult a feladat.
Ha visszatérően kérsz segítséget, keresd meg az okát
Ha hasonló feladatnál mindig ugyanott akadsz el, lehet, hogy egy újabb egyszeri tanács önmagában nem elég. Érdemes kideríteni, hogy készség, információ, eszköz vagy egyértelműbb feladatleírás hiányzik-e.
A feladat megoldása után tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket:
- Mi hiányzott ezúttal?
- Előkészíthetem ezt a következő alkalomra?
- Rövid magyarázatra van szükségem, vagy alaposabb betanításra?
- A munkámmal van gond, vagy a csapatnak nincs világos folyamata?
Nem az a cél, hogy többé ne kérdezz. Hanem az, hogy az ismétlődő kérdésből idővel megtanult munkamenet legyen.
Ha másnak kell segítség, ne vedd át automatikusan a munkáját
A csapatmunka fordítva is működik. Ha látod, hogy egy kollégád nem halad, a leggyorsabb megoldásnak tűnhet, hogy befejezed helyette a feladatot. Egy nagyon szoros határidőnél erre szükség lehet, de ne ez legyen az automatikus reakció.
Először próbáld kideríteni, mi akadályozza. Lehet, hogy információra, rövid magyarázatra, a prioritások módosítására vagy a munka egy részének tényleges átvállalására van szüksége.
Segíthet a kérdés: „Mire van szükséged ahhoz, hogy tovább tudj haladni?” Ez konkrétabb az általános „Segítsek?”, és nem feltételezi, hogy csak a teljes feladat átvétele jelenthet megoldást.
A feladatok újraelosztása nem feltétlenül kudarc
Ha kiderül, hogy az eredeti felosztás nem működik, a csapat hajlamos lehet ragaszkodni hozzá pusztán azért, mert már megállapodtatok benne. Ez azonban ronthat az eredményen.
Érdemes újragondolni a feladatok megosztását, ha:
- valakinek a vártnál jóval több munkája lett,
- egy feladathoz olyan készség kell, amelyet egy másik csapattag sokkal magabiztosabban használ,
- a projekt egyik része minden mást feltart,
- az új felosztás csökkenti a határidő elmulasztásának kockázatát.
Fontos, hogy nyíltan beszéljetek a feladat átrendezéséről. Ellenkező esetben ugyan befejezhetitek a munkát, de kialakulhat egy kimondatlan elvárás, hogy valakinek rendszeresen ki kell mentenie a többieket.
A segítségkérés a bizalom építésének része is lehet
A csapaton belüli kapcsolatok nem csak közös programok során alakulnak. A munka közben is épülnek, amikor a tagok tudják, mire számíthatnak egymástól.
Egy arányos segítségkérés azt is megmutathatja, hogy annyira bízol a másikban, hogy fel mered vállalni a tudásod határait. Ennek azonban kölcsönösen méltányosnak kell lennie. Ha az egyik ember folyton segítséget kér, a másik pedig mindig segít anélkül, hogy tisztáznák a felelősségeket, a kapcsolat fokozatosan függő viszonnyá válhat.
Véleménykülönbségnél kérj inkább ellenőrzést, ne segítséget
Előfordulhat, hogy nem az a gond, hogy nem tudsz továbbhaladni. Egyszerűen két csapattag teljesen másképp látja a megoldást. Ilyenkor egyiküknek sem kell „segítenie” a másikat. Hasznosabb megegyezni abban, hogyan hasonlítsátok össze a javaslatokat.
Állapodjatok meg az értékelési szempontokban, például az idő, az eredmény minősége, a költség vagy a kockázat alapján. Ha továbbra sem jutottok dűlőre, próbáljatok ki egy kisebb tesztet, vagy kérjetek meg egy harmadik embert, hogy ellenőrizzen egy konkrét részletet.
Így nem az lesz a kérdés, hogy ki a rátermettebb, hanem az, melyik megoldás felel meg jobban a csapat igényeinek.
Kudarc után azt is nézzétek meg, mikor vált láthatóvá a probléma
Ha a csapat nem készül el időben, könnyű megkeresni, ki „rontotta el”. Hasznosabb viszont azt kérdezni, mikor vált először nyilvánvalóvá, hogy veszélybe került a feladat, és mi történt ezután.
Lehet, hogy valaki észrevette a gondot, de nem akart alkalmatlannak tűnni. Az is lehet, hogy a többiek azt hitték, minden a terv szerint halad, vagy nem volt megbeszélve, hogyan jelezzék időben az akadályokat.
Az ilyen visszatekintés egy egyszerű szabályhoz vezethet a következő projektre: ha valaki egy ideje nem tud továbblépni, változik a határidő, vagy a feladata másokat tart fel, még az ellenőrzési pont előtt jelezze ezt a csapatnak.
Egyszerű lépések, ha elakadsz egy csapatfeladatban
Ha nem tudod eldönteni, próbálkozz-e még egyedül, vagy szólj valakinek, használd ezt a keretet:
- Nevezd meg az akadályt: nem világos a feladat, hiányzik egy információ vagy készség, esetleg nincs elég időd vagy kapacitásod.
- Tegyél egy észszerű önálló próbát: ne ismételgesd ugyanazokat a sikertelen próbálkozásokat.
- Mérd fel a csapatra gyakorolt hatást: vár rád valaki, vagy nő a határidő kockázata?
- Mondd el, mit próbáltál már: így a másik ott folytathatja, ahol te elakadtál.
- Kérj konkrét segítséget: tanácsot, ellenőrzést, döntést vagy a munka újraelosztását.
- A megoldás után jegyezd meg a módszert: hogy legközelebb kevesebb segítségre legyen szükséged.
A jó csapatmunka nem attól lesz eredményes, hogy mindenki mindent egyedül old meg. Ahhoz is kell, hogy a csapattagok időben jelezzék, mikor van szükségük támogatásra, anélkül hogy másokra hárítanák a teljes felelősséget. Egy időben feltett, konkrét kérés sokszor eldönti, hogy egy kisebb akadályt néhány perc alatt elhárítotok, vagy az egész projektet érintő problémává növekszik.
