Tem uma parte do trabalho a seu cargo e quer mostrar que consegue fazê-la por conta própria. Mas alguma coisa bloqueia, o prazo aproxima-se e os outros ainda não sabem que estão à espera do seu contributo. Neste momento, já não está apenas em causa a autonomia. Se outras tarefas dependem da sua, o silêncio pode começar a atrasar toda a equipa.
Pedir ajuda não significa passar imediatamente a responsabilidade para outra pessoa. Uma competência importante no trabalho em equipa é reconhecer o momento certo, explicar com clareza o que está a acontecer e pedir o tipo de apoio que lhe permita avançar.
Ser autónomo não significa esperar até ao último minuto
Quando recebe uma tarefa nova, é natural tentar resolvê-la primeiro por si. Mas uma equipa não é um conjunto de pessoas que tem de provar, a todo o custo, que não precisa de ninguém.
Há uma diferença entre fazer uma tentativa autónoma razoável e adiar a admissão de que já não consegue avançar. Três perguntas podem ajudar:
- Sei qual é o próximo passo concreto? Se não, talvez as instruções não sejam suficientemente claras.
- Progredi durante o último período de trabalho? Se está apenas a repetir as mesmas tentativas, continuar pode não trazer nada de novo.
- Há alguém à espera do meu resultado? Se sim, o custo do atraso está a aumentar.
Comece por perceber de que tipo de ajuda precisa
Dizer «Não sei o que fazer» é honesto, mas deixa à outra pessoa todo o trabalho de descobrir qual é o problema. Um pedido mais eficaz mostra exatamente onde ficou bloqueado.
A ajuda pode assumir várias formas:
| O que precisa | Exemplo de pedido |
|---|---|
| Clarificar as instruções | Preciso de confirmar qual destas duas versões devemos usar |
| Validar o caminho escolhido | Já tenho uma primeira proposta. Pode dizer-me se estou a avançar na direção certa? |
| Obter orientação especializada | Não estou a conseguir resolver este passo específico. Pode mostrar-me como proceder? |
| Redistribuir o trabalho | Não vou conseguir terminar esta parte dentro do prazo combinado. Temos de rever a divisão do trabalho |
| Tomar uma decisão em equipa | Temos duas opções e ambas afetam os outros. Precisamos de chegar a um acordo |
Quanto mais precisamente identificar aquilo de que precisa, menor será a probabilidade de um colega assumir a tarefa inteira em vez de o ajudar a ultrapassar um obstáculo concreto.
Explique o que já tentou
Um bom pedido de ajuda inclui também uma breve indicação do que já fez. Não para provar o seu valor, mas para que a outra pessoa não tenha de começar do zero.
Em vez de perguntar «Como se faz?», pode dizer: «Consultei as instruções e experimentei duas opções. Em ambas, chego ao mesmo problema. Preciso de confirmar se me está a escapar algum passo.»
Esta formulação mostra três coisas: tentou resolver o problema, consegue identificar onde está bloqueado e continua a assumir a responsabilidade pela sua parte do trabalho.
Decida com base no custo de continuar à espera
Algumas perguntas podem esperar. Outras começam rapidamente a afetar o prazo de toda a equipa. Por isso, o momento certo para pedir ajuda não é sempre o mesmo.
Pode fazer sentido esperar mais algum tempo quando:
- se trata de um detalhe que não está a bloquear o trabalho dos outros;
- ainda há várias opções razoáveis que pode experimentar por conta própria;
- o erro pode ser corrigido facilmente mais tarde.
Por outro lado, é melhor falar mais cedo quando o prazo está próximo, outras pessoas dependem do seu resultado, será difícil alterar a decisão mais tarde ou um erro pode gerar muito mais trabalho.
Sob pressão, comunique o problema e as opções
Quando o prazo está próximo, a equipa precisa de saber não só que existe um problema, mas também o que pode ser feito. Em vez de esperar até ao último momento, informe os outros enquanto ainda há mais do que uma opção.
Uma mensagem prática pode incluir quatro elementos:
- Estado: o que está feito e o que falta.
- Obstáculo: o que o impede de concluir a tarefa.
- Impacto: o que acontecerá se nada mudar.
- Proposta: que soluções consegue antever.
Por exemplo: «Já organizei os dados, mas faltam-me dois números do fornecedor. Se não os recebermos hoje, o gráfico não estará pronto para a apresentação da manhã. Podemos usar os últimos dados confirmados ou passar o gráfico para o anexo.»
Este tipo de comunicação dá à equipa margem para decidir, em vez de a deixar descobrir o problema apenas quando algo falha.
Se precisa de ajuda repetidamente, procure a causa
Se fica bloqueado sempre no mesmo ponto de tarefas semelhantes, talvez não baste receber mais uma orientação pontual. É importante perceber se lhe falta uma competência, informação, uma ferramenta ou instruções mais claras.
Depois de resolver a tarefa, vale a pena perguntar:
- O que me faltou desta vez?
- Posso preparar-me para isso com antecedência da próxima vez?
- Preciso de uma explicação breve ou de uma aprendizagem mais estruturada?
- O problema está no meu trabalho ou na falta de um processo claro na equipa?
O objetivo não é deixar de fazer perguntas. É transformar gradualmente uma dúvida recorrente num procedimento que já sabe aplicar.
Se outra pessoa precisar de ajuda, não assuma logo o trabalho dela
A colaboração em equipa também funciona no sentido inverso. Quando percebe que um colega está atrasado, a solução mais rápida pode parecer concluir a tarefa por ele. Em situações críticas, isso pode ser necessário, mas não deve tornar-se uma reação automática.
Comece por perceber o que o está a bloquear. Pode precisar de informação, de uma explicação breve, de uma alteração de prioridades ou de uma redistribuição real do trabalho.
Perguntar «O que precisas para avançar?» é mais concreto do que um «Queres que ajude?» genérico e não pressupõe que a solução seja assumir a tarefa inteira.
Reorganizar tarefas não significa necessariamente falhar
Quando se percebe que a divisão inicial do trabalho não está a funcionar, a equipa pode sentir-se tentada a mantê-la só porque já tinha sido acordada. Mas isso pode prejudicar o resultado.
Reorganizar pode fazer sentido sobretudo quando:
- alguém tem inesperadamente mais trabalho do que parecia no início;
- a tarefa exige uma competência que outro membro da equipa domina muito melhor;
- uma parte do projeto está a bloquear todas as outras;
- alterar a distribuição reduz o risco de falhar o prazo.
É importante falar abertamente sobre a transferência de trabalho. Caso contrário, a equipa pode concluir a tarefa, mas criar também a expectativa implícita de que alguém estará sempre disponível para resolver os problemas dos outros.
Pedir ajuda também pode criar confiança
As relações numa equipa não se constroem apenas através de atividades sociais. Também se desenvolvem durante o trabalho, quando os membros sabem o que podem esperar uns dos outros.
Um pedido de ajuda adequado pode mostrar que confia na outra pessoa o suficiente para admitir os limites do que sabe. Mas a relação também tem de ser justa para ambos. Se alguém pede ajuda constantemente e outra pessoa a presta sempre sem que as responsabilidades fiquem claras, a relação pode transformar-se gradualmente em dependência.
Quando há opiniões diferentes, peça uma avaliação em vez de ajuda
Por vezes, não está bloqueado: dois membros da equipa simplesmente veem soluções muito diferentes. Nesse caso, não é necessário que um «ajude» o outro. É mais útil acordar uma forma de comparar as propostas.
Podem definir critérios, como o tempo, a qualidade do resultado, os custos ou o risco. Se continuarem sem chegar a acordo, experimentem um teste pequeno ou peçam a uma terceira pessoa que avalie um ponto específico.
Assim, a discussão deixa de ser sobre quem tem mais capacidade e passa a ser sobre qual solução responde melhor às necessidades da equipa.
Depois de um insucesso, analise também quando o problema se tornou visível
Quando a equipa não cumpre um prazo, é fácil procurar a pessoa que «estragou tudo». Mas é mais útil perguntar quando ficou claro, pela primeira vez, que a tarefa estava em risco e o que aconteceu nesse momento.
Talvez alguém tenha percebido o problema, mas não o tenha comunicado por receio de parecer incapaz. Talvez os outros tenham presumido que tudo estava a correr dentro do prazo. Ou talvez a equipa não tivesse combinado uma forma de comunicar os obstáculos com antecedência.
Esta reflexão pode levar a uma regra simples para o projeto seguinte: se alguém não consegue avançar durante algum tempo, se o prazo mudar ou se a sua tarefa bloquear outras pessoas, deve avisar a equipa antes do próximo ponto de controlo.
Um método simples para quando fica bloqueado numa tarefa de equipa
Se não sabe se deve continuar a tentar sozinho ou falar com alguém, pode seguir estes passos:
- Identifique o obstáculo: instruções pouco claras, informação em falta, competência, tempo ou capacidade.
- Faça uma tentativa autónoma razoável: sem repetir uma série de tentativas iguais e sem sucesso.
- Avalie o impacto na equipa: alguém está à espera ou o risco para o prazo está a aumentar?
- Explique o que já tentou: assim, a outra pessoa pode continuar a partir do ponto a que chegou.
- Faça um pedido concreto: peça orientação, uma avaliação, uma decisão ou uma alteração na distribuição do trabalho.
- Depois de resolver, registe o procedimento: para precisar de menos ajuda se a mesma situação voltar a acontecer.
Uma boa equipa não se constrói com a ideia de que cada pessoa tem de conseguir fazer tudo sozinha. Também se constrói quando os seus membros sabem mostrar a tempo onde precisam de apoio, sem transferir toda a responsabilidade para os outros. Um pedido de ajuda feito cedo e de forma concreta pode ser precisamente o que determina se um pequeno obstáculo se resolve em poucos minutos ou se transforma num problema para todo o projeto.
