Masz w zespole swoją część pracy i chcesz pokazać, że poradzisz sobie samodzielnie. Nagle coś staje w miejscu, termin się zbliża, a pozostali nie wiedzą, że czekają na Twój rezultat. W takiej chwili nie chodzi już wyłącznie o samodzielność. Jeśli dalsza praca zespołu zależy od Twojego zadania, milczenie może zacząć blokować wszystkich.
Prośba o pomoc nie oznacza jednak automatycznego przerzucenia odpowiedzialności na kogoś innego. Ważną umiejętnością w pracy zespołowej jest rozpoznanie właściwego momentu, jasne nazwanie problemu i poproszenie o taką pomoc, która pozwoli ruszyć dalej.
Samodzielność nie polega na czekaniu do ostatniej chwili
Przy nowym zadaniu naturalne jest, że najpierw próbujesz znaleźć rozwiązanie samodzielnie. Zespół nie jest jednak grupą osób, które za wszelką cenę starają się udowodnić, że nikogo nie potrzebują.
Warto odróżnić rozsądną samodzielną próbę od sytuacji, w której tylko odkładasz przyznanie, że nie wiesz, jak kontynuować. Pomóc mogą trzy pytania:
- Czy wiem, jaki jest następny konkretny krok? Jeśli nie, problemem może być niejasne polecenie.
- Czy zrobiłem postęp podczas ostatniego bloku pracy? Jeśli wciąż powtarzasz te same próby, poświęcenie kolejnego czasu może niczego nie zmienić.
- Czy ktoś czeka na mój rezultat? Jeśli tak, koszt opóźnienia rośnie.
Najpierw ustal, jakiej pomocy potrzebujesz
Zdanie „Nie wiem, co robić” jest szczere, ale pozostawia drugiej osobie całe zadanie znalezienia problemu. Skuteczniejsza prośba pokazuje, na czym dokładnie utknąłeś.
Pomoc może przybierać różne formy:
| Czego potrzebujesz | Przykład prośby |
|---|---|
| Doprecyzowania zadania | Potrzebuję potwierdzenia, której z tych dwóch wersji mamy użyć |
| Sprawdzenia kierunku | Mam pierwszy projekt. Czy możesz powiedzieć, czy zmierzam w dobrą stronę? |
| Porady merytorycznej | Nie potrafię rozwiązać tego konkretnego kroku. Czy możesz pokazać mi, jak to zrobić? |
| Podziału obciążenia | Nie zdążę wykonać tej części w ustalonym terminie. Musimy zmienić podział pracy |
| Decyzji zespołu | Mamy dwie możliwości, a każda wpłynie na pozostałych. Musimy wspólnie zdecydować |
Im dokładniej określisz, czego potrzebujesz, tym mniejsze ryzyko, że współpracownik przejmie całe zadanie zamiast pomóc usunąć konkretną przeszkodę.
Pokaż, co już udało Ci się zrobić
Dobra prośba o pomoc zawiera krótką informację o tym, co już zrobiłeś. Nie po to, by udowadniać swoją wartość, lecz by druga osoba nie musiała zaczynać od zera.
Zamiast pytać: „Jak to się robi?”, możesz powiedzieć: „Sprawdziłem polecenie i wypróbowałem dwa rozwiązania. W obu trafiam na ten sam problem. Chcę się upewnić, czy nie pomijam jednego kroku”.
Taka wypowiedź pokazuje trzy rzeczy: podjąłeś próbę rozwiązania problemu, potrafisz wskazać, na czym polega, i nadal bierzesz odpowiedzialność za swoją część pracy.
Decyduj, biorąc pod uwagę koszt dalszego czekania
Niektóre pytania mogą poczekać. Inne szybko zaczynają wpływać na termin całego zespołu. Dlatego właściwy moment na poproszenie o pomoc nie zawsze jest taki sam.
Dłuższe samodzielne próby mogą mieć sens, gdy:
- chodzi o szczegół, który nie blokuje pracy innych,
- masz jeszcze kilka rozsądnych rozwiązań, które możesz samodzielnie sprawdzić,
- błąd można łatwo poprawić później.
Warto natomiast odezwać się wcześniej, gdy termin jest bliski, inni czekają na Twój rezultat, później trudno będzie zmienić decyzję albo błąd może oznaczać znacznie więcej pracy.
Pod presją czasu przedstaw problem i możliwe rozwiązania
Gdy termin jest bliski, zespół powinien wiedzieć nie tylko o problemie, lecz także o możliwych sposobach jego rozwiązania. Zamiast czekać do ostatniej chwili, poinformuj pozostałych, gdy wciąż istnieje więcej niż jedna opcja.
Praktyczna wiadomość może składać się z czterech elementów:
- Status: co jest gotowe, a czego jeszcze brakuje.
- Przeszkoda: co uniemożliwia dokończenie zadania.
- Wpływ: co się stanie, jeśli nic się nie zmieni.
- Propozycja: jakie rozwiązania widzisz.
Na przykład: „Opracowałem materiały, ale brakuje mi dwóch liczb od dostawcy. Jeśli nie dostaniemy ich dzisiaj, wykres nie będzie gotowy na poranną prezentację. Możemy użyć ostatnich potwierdzonych danych albo przenieść wykres do załącznika”.
Taka informacja daje zespołowi szansę na podjęcie decyzji, zamiast zmuszać go do reagowania dopiero wtedy, gdy zadanie nie zostanie wykonane.
Gdy pomoc jest potrzebna regularnie, poszukaj przyczyny
Jeśli przy podobnym zadaniu za każdym razem zatrzymujesz się w tym samym miejscu, jednorazowa wskazówka może nie wystarczyć. Warto ustalić, czy brakuje Ci umiejętności, informacji, narzędzia czy jaśniejszych instrukcji.
Po zakończeniu zadania zastanów się:
- Czego tym razem mi zabrakło?
- Czy mogę przygotować to wcześniej przed kolejnym zadaniem?
- Potrzebuję krótkiego wyjaśnienia czy bardziej systematycznego wdrożenia?
- Problem wynika z mojej pracy czy z braku jasnego procesu w zespole?
Celem nie jest przestanie zadawania pytań. Chodzi o to, by powtarzające się pytanie stopniowo zmieniło się w opanowany sposób działania.
Gdy ktoś inny potrzebuje pomocy, nie przejmuj automatycznie jego pracy
Współpraca działa także w drugą stronę. Kiedy widzisz, że współpracownik nie nadąża, najszybszym rozwiązaniem może wydawać się dokończenie zadania za niego. Przy krytycznym terminie czasem jest to konieczne, ale nie powinno być odruchem w każdej sytuacji.
Najpierw ustal, co go blokuje. Może potrzebować informacji, krótkiego wyjaśnienia, zmiany priorytetów albo rzeczywistego przeniesienia części obowiązków.
Pomocne pytanie brzmi: „Czego potrzebujesz, żeby ruszyć dalej?”. Jest bardziej konkretne niż ogólne „Czy mam ci pomóc?”, a jednocześnie nie zakłada, że rozwiązaniem musi być przejęcie całego zadania.
Zmiana podziału zadań nie musi oznaczać porażki
Gdy okazuje się, że pierwotny podział pracy się nie sprawdza, zespół może trzymać się go tylko dlatego, że został już uzgodniony. Takie podejście może jednak pogorszyć rezultat.
Zmiana podziału ma sens zwłaszcza wtedy, gdy:
- ktoś ma niespodziewanie więcej pracy, niż było widać na początku,
- zadanie wymaga umiejętności, którą inny członek zespołu opanował znacznie lepiej,
- jedna część projektu blokuje wszystkie pozostałe,
- zmiana podziału zmniejszy ryzyko niedotrzymania terminu.
Ważne, by otwarcie powiedzieć o przeniesieniu pracy. W przeciwnym razie zespół może wprawdzie ukończyć zadanie, ale jednocześnie stworzyć niewypowiedziane oczekiwanie, że ktoś będzie regularnie ratował pozostałych.
Prośba o pomoc może budować zaufanie
Relacje w zespole rozwijają się nie tylko podczas wspólnych aktywności. Buduje je także codzienna praca i świadomość, czego można oczekiwać od innych.
Rozsądna prośba o pomoc może pokazać, że ufasz drugiej osobie na tyle, by przyznać się do granic własnej wiedzy. Powinna jednak opierać się na wzajemnej uczciwości. Jeśli jedna osoba stale prosi o pomoc, a druga nieustannie jej udziela bez jasnego podziału odpowiedzialności, relacja może stopniowo przerodzić się w zależność.
Przy różnicy zdań poproś o ocenę, a niekoniecznie o pomoc
Czasami nie chodzi o to, że nie wiesz, jak kontynuować. Po prostu dwie osoby z zespołu widzą rozwiązanie zupełnie inaczej. W takiej sytuacji nie trzeba, by jedna „pomagała” drugiej. Lepiej uzgodnić sposób porównania propozycji.
Możecie ustalić kryteria, takie jak czas, jakość rezultatu, koszty czy ryzyko. Jeśli nadal nie będzie zgody, wypróbujcie rozwiązanie na małą skalę albo poproście trzecią osobę o ocenę konkretnego punktu.
Dzięki temu spór nie sprowadza się do pytania, kto jest bardziej kompetentny, lecz do tego, które rozwiązanie lepiej odpowiada potrzebom zespołu.
Po niepowodzeniu ustal, kiedy problem stał się widoczny
Gdy zespół nie zdąży z zadaniem, łatwo zacząć szukać osoby, która „zawiniła”. Bardziej pomocne jest jednak pytanie, kiedy po raz pierwszy było widać, że zadanie jest zagrożone, i co wtedy się wydarzyło.
Być może ktoś dostrzegł problem, ale nie chciał wyjść na niekompetentnego. Może pozostali zakładali, że wszystko idzie zgodnie z planem. Albo zespół nie ustalił sposobu wczesnego zgłaszania przeszkód.
Taka analiza może zaowocować prostą zasadą na kolejny projekt: jeśli ktoś przez określony czas nie może kontynuować pracy, zmienia się termin albo jego zadanie blokuje innych, powinien poinformować zespół przed ustalonym punktem kontrolnym.
Prosty sposób działania, gdy utkniesz z zadaniem zespołowym
Jeśli nie wiesz, czy dalej próbować samodzielnie, czy już się odezwać, skorzystaj z tego schematu:
- Określ przeszkodę: niejasne polecenie, brak informacji, umiejętności, czasu lub możliwości przerobowych.
- Spróbuj rozsądnie rozwiązać problem samodzielnie: nie powtarzaj jednak w kółko tych samych nieudanych prób.
- Sprawdź wpływ na zespół: czy ktoś na Ciebie czeka albo rośnie ryzyko niedotrzymania terminu?
- Powiedz, co już sprawdziłeś: druga osoba będzie mogła zacząć od miejsca, w którym skończyłeś.
- Poproś konkretnie: o poradę, ocenę, decyzję albo zmianę podziału pracy.
- Po rozwiązaniu zapamiętaj sposób działania: dzięki temu następnym razem podobna sytuacja będzie wymagała mniej pomocy.
Dobra praca zespołowa nie polega na tym, że każdy radzi sobie ze wszystkim sam. Ważne jest również, by członkowie zespołu potrafili odpowiednio wcześnie powiedzieć, jakiego wsparcia potrzebują, nie przerzucając całej odpowiedzialności na innych. Konkretna prośba zgłoszona na czas często decyduje o tym, czy przeszkodę uda się usunąć w kilka minut, czy stanie się problemem całego projektu.
