Egy értekezleten felmerül egy új projekt, valaki pedig azt javasolja: „Osszuk el a feladatokat aszerint, ki miben jó.” Ésszerűen hangzik, amíg ki nem derül, hogy ketten is ötletelni szeretnének, senki sem vállalja a részletek ellenőrzését, a legtapasztaltabb kollégának pedig megint mindent össze kell hangolnia. Ha magadnak kell szerepet választanod, nem elég tudnod, melyik munka érdekel. Azt is fel kell mérned, miben tudsz kézzelfogható eredményt elérni, és mire van éppen szüksége a projektnek.
A projekt igényeiből indulj ki, ne abból, minek tartod magad
Ha rögtön azzal kezded, hogy „kreatív típus vagyok”, könnyen elsiklasz afelett, hogy a projektnek éppen valakire van szüksége, aki rendet tesz a tisztázatlan elvárások között. Hasznosabb először meghatározni a konkrét tevékenységeket és az elvárt eredményeket, majd megkeresni, kinek állnak jól.
Egy új kezdeményezés elején beszéljétek át ezt a három kérdést: Mi az, aminek először el kell készülnie? Mely döntések bizonytalanok még? Hol okozna a legnagyobb gondot egy hiba vagy késés? Így azok a feladatok is láthatóvá válnak, amelyekről a kezdeti lelkesedésben könnyű megfeledkezni.
Válaszd külön a képességet, a preferenciát és a kapacitást
A megfelelő szerep megtalálásához érdemes három külön szempontot mérlegelni:
- Képesség: mit tudsz megcsinálni, és milyen eredményt értél már el. Például összeállítani három beszállító áttekinthető összehasonlítását.
- Preferencia: milyen munkamód áll közel hozzád. Lehet, hogy szeretsz nyugodtan elemezni, miközben egy értekezletet is képes vagy levezetni.
- Kapacitás: mennyi időd, figyelmed és támogatásod van jelenleg. Egy kiváló szervező sem biztos, hogy jó koordinátor, ha már két másik projektet irányít.
Ez a három szempont néha egybeesik, máskor nem. Lehet, hogy remekül ellenőrzöd az adatokat, de néhány óra után nagyon elfáradsz ebben a munkában. Az is előfordulhat, hogy vonz az alkotó jellegű feladat, de egyelőre iránymutatásra van szükséged hozzá. Egyik sem ok arra, hogy örökre elkerüld az adott munkát. A lényeg, hogy különbséget tegyél a jelenlegi felkészültséged és a tanulási szándékod között.
Kapcsold a képességeidet a munka konkrét részeihez
A feladatok elosztásakor hasznos lehet egy egyszerű áttekintés arról, ki milyen módon járulhat hozzá a munkához. Ez nem arra való, hogy az embereket merev típusokba sorolja. Ugyanaz a munkatárs különböző projektekben más-más szerepet tölthet be, és minden kategória többféle készséget foglal magában.
| Mire van szüksége a projektnek? | Mikor hasznos ez a szerep? | Mivel mérheted fel, hogy felkészült vagy-e? |
|---|---|---|
| Ötletekre és lehetőségekre | Ha még nem világos, melyik megoldást érdemes választani | Tudsz több lehetőséget és azok korlátait is javasolni? |
| Elemzésre és ellenőrzésre | Ha fontosak az adatok, a részletek és a kockázatok | El tudod magyarázni, hogyan ellenőrizted a következtetésedet? |
| Tervezésre és koordinációra | Ha sok ember és határidő munkája kapcsolódik egymáshoz | Fel tudod térképezni a függőségeket és meg tudod nevezni a nyitott kérdéseket? |
| Kommunikációra és összekapcsolásra | Ha különböző elvárásokat kell összehangolni | Tudsz a beszélgetésből mindenki számára érthető megállapodást kialakítani? |
| Megvalósításra és lezárásra | Ha a tervből használható eredményt kell készíteni | Önállóan el tudsz végezni és át tudsz adni egy konkrét lépést? |
Nem gond, ha a táblázat több sorában is magadra ismersz. A gyakorlatban gyakran az működik a legjobban, ha egy fő felelősségi kört és egy kiegészítő feladatot választasz. Például kidolgozod a lehetséges megoldásokat, és részt veszel a tesztelésükben is. Kevésbé célszerű az egész folyamatot elvállalni csak azért, mert minden része érdekesnek tűnik.
Válassz szerepet négy lépésben
Az alábbi módszert csapatmegbeszélésen vagy vezetőddel folytatott egyeztetés előtt, önálló felkészülésként is használhatod. Nincs szükség hozzá személyiségtesztre vagy bonyolult értékelésre.
- Nevezd meg az eredményt. Ahelyett, hogy azt mondod: „segítek a kommunikációban”, fogalmazz így: „péntekig összegyűjtöm három érintett fél igényeit, és elkészítem a közös összefoglalót”. Az eredménynek mások számára is egyértelműnek kell lennie.
- Hozz példát a tapasztalatodra. Gondolj egy hasonló feladatra, amelyet már elvégeztél. Nem kell ugyanilyen projektnek lennie. Ha egy kisebb csapatban megszerveztél egy változást, az új feladat megtervezésénél is hasznos tapasztalatod van.
- Mondd el, mi bizonytalan, és hol vannak a határaid. Jelezd, mit nem tudsz még, mennyi időre van szükséged, és mikor kérnél egyeztetést. Ha hiányoznak a szükséges információk vagy a döntési jogkörök, ezeket az igyekezet önmagában nem pótolja.
- Állapodjatok meg egy ellenőrzési pontban. Jelöljetek ki egy időpontot, amikor megnézitek, működik-e a felosztás. Ismeretlen projekt esetén célszerű lehet először csak egy rövid szakaszra vállalni feladatot, nem hónapokra előre.
Az egyeztetésen például így fogalmazhatsz: „A lehetőségek kidolgozásában tudok a legtöbbet segíteni. Készítettem már hasonló összehasonlításokat, a technikai megvalósításhoz viszont szükségem van egy partnerre. Azt javaslom, hogy csütörtökig elkészítem a javaslatot, utána pedig egyeztetünk a folytatásról.” Ez többet mond annál, hogy „kreatív vagyok”.
Ha többen is ugyanazt a vonzó feladatot szeretnék
Tegyük fel, hogy két kolléga is szívesen vezetné a projekt nyitóprezentációját. Az egyikük jól ismeri a tartalmat, a másik jól irányítja a beszélgetéseket. Nem kell eldönteni, melyikük a „jobb vezető”. Szét lehet választani a szakmai tartalom előkészítését, a megbeszélés moderálását és a döntések utólagos összefoglalását.
A feladatmegosztás csak akkor működik, ha nem okoz további zűrzavart. Minden részfeladatnál legyen világos, ki hozza meg a végső döntést, és hogyan adják át egymásnak az információkat. A közös munka nem jelent korlátlanul közös felelősséget, amelynek végén senki sem tudja, kinek kellett volna befejeznie a feladatot.
A szükséges feladat nem feltétlenül vonzó
Új projektekben gyakran háttérbe szorulnak a kevésbé látványos teendők: a verziók ellenőrzése, a döntések rögzítése, a hibák követése vagy a rendszeres tájékoztatás. Ha ezeket senki sem vállalja, a projekt tele lehet ötletekkel, de kevés kézzelfogható eredményt hoz.
Nem az a megoldás, hogy automatikusan a leglelkiismeretesebb csapattagra osztjuk a kellemetlen feladatot. Ezzel a megbízhatósága csak újabb terhet jelentene számára. Jobb nyíltan tisztázni a feladat terjedelmét, időigényét és elosztásának módját.
Több lehetőség is van: egyszerűsíthetitek a folyamatot, több ember között oszthatjátok el a rutinfeladatokat, rotálhatjátok a felelősséget, vagy külön időt szánhattok rá. Ha nagy hibakockázattal járó szakmai ellenőrzésről van szó, önmagában a váltott felelősség nem elég: megfelelő szakértelemre és egyértelmű jóváhagyási rendre is szükség van.
Akinek az alaposság az erőssége, mondhatja például: „Szívesen vállalom az ellenőrzést, ha megegyezünk abban, hogy hetente körülbelül két órát vesz igénybe. A többi feladatom teljes terjedelme mellett viszont nem tudom elvégezni.” Így az erősségéből nem lesz láthatatlan kötelezettség.
Példa egy belső szolgáltatás bevezetésére
Képzeljünk el egy négyfős csapatot, amelynek egy egyszerű belső rendszert kell bevezetnie a kérések fogadására. Ez példaként szolgáló helyzet, nem egy konkrét vállalat története.
Anna szeret különböző lehetőségeket megvizsgálni, és a felhasználókkal folytatott beszélgetések alapján javaslatot tud kidolgozni. Béla ért az adatokhoz, és felhívja a figyelmet a tisztázatlan feltételezésekre, a megbeszélések moderálásában viszont bizonytalan. Csongor megbízhatóan elvégzi a gyakorlati feladatokat, de nem szeretne másokat koordinálni. Dóra tapasztalt a munkaszervezésben és a részlegek közötti egyeztetésben.
Kezdetben így osztják el a munkát: Anna összegyűjti a felhasználói igényeket, és két lehetséges megoldást készít elő; Béla ellenőrzi a szempontokat és a kockázatokat; Csongor elkészít egy egyszerű működő változatot; Dóra összehangolja a határidőket és a felelősségi köröket. Kijelölnek egy időpontot a közös ellenőrzésre.
Az első szakasz után kiderül, hogy az igények egy része technikailag összetettebb a vártnál. Csongornak szüksége van Béla segítségére az adatok ellenőrzéséhez, Annának pedig nincs több felhasználói beszélgetése. A csapat módosítja a feladatmegosztást: Anna elkészíti a felhasználói útmutatót, Béla pedig segít a megoldás ellenőrzésében. A szerep megváltoztatása nem jelenti az eredeti megállapodás kudarcát. A feladat jobb megismerésére adott válasz.
Használd a projektet tanulásra, de mérlegeld a kockázatot
Nem minden feladatnak kell arra épülnie, amit már most a legjobban tudsz. Egy új projekt lehetőséget adhat egy másfajta tevékenység kipróbálására, például egy rövid megbeszélés levezetésére vagy az első költség-összehasonlítás elkészítésére. A fejlődéshez azonban megfelelő feltételek kellenek.
Válaszd külön azokat a feladatokat, amelyeket önállóan is el tudsz végezni, azoktól, amelyekhez támogatásra van szükséged. Nagy pénzügyi, biztonsági vagy működési következményekkel járó munkát ne bízzatok tapasztalt felügyelet nélkül valakire pusztán azért, hogy kipróbálhasson valami újat.
Ha tanulási lehetőséget szeretnél, fogalmazd meg pontosan: „Most szívesen elkészíteném az ütemterv első változatát. Kérlek, ellenőrizd, mielőtt továbbküldjük a többieknek.” Így konkrét tapasztalatot szerezhetsz anélkül, hogy úgy tennél, mintha már a teljes folyamatot ismernéd.
Jelek, hogy a szerep nem megfelelő, vagy rosszul van kialakítva
Ha egy feladat nem a tervek szerint alakul, az nem feltétlenül jelenti azt, hogy nincs hozzá tehetséged. Lehet, hogy a feladat nem világos, egy munkatárs nem elérhető, a határidő irreális, vagy túl sok párhuzamos teendőd van. Mielőtt alkalmatlannak tartanád magad, nézd meg, min lehet változtatni.
Különösen ezekre a helyzetekre figyelj:
- Újra és újra döntésekre vársz. Lehet, hogy nincs meg a szükséges döntési jogköröd vagy információd; nem biztos, hogy a munkavégzési képességeddel van gond.
- Mindenki csak hozzád fordul. Lehet, hogy a koordinátori szerepköröd észrevétlenül minden probléma megoldására kiterjedt.
- El tudod végezni a feladatot, de kimerít. Ellenőrizd a feladat terjedelmét és gyakoriságát; nem kell rögtön lemondanod róla.
- A hibák a feladatátadásoknál keletkeznek. Valószínűleg a szerepek közötti együttműködésen kell változtatni, nem csupán az egyes emberek teljesítményén.
Ha a probléma ismétlődik, térj vissza az eredetileg megállapított eredményhez. Mi változott pontosan? Szűkíthető vagy felosztható a feladat, esetleg kiegészíthető támogatással? Csak ezután döntsd el, hogy átadod-e másnak a szerepet. Ha kevés az ember, vagy a követelmények folyamatosan, egyeztetés nélkül változnak, önmagában az erősségekre épülő jobb feladatmegosztás nem feltétlenül elég.
A következő megbeszélésen vállalj egy konkrét feladatot
A következő feladatmegosztás előtt írj le három rövid mondatot: „Ezzel tudok hozzájárulni: …”, „Ehhez erre van szükségem: …”, „Akkor tekinthető késznek, ha …”. Az elsőben említs meg egy tapasztalatot vagy konkrét példát, a másodikban az időigényt vagy a szükséges támogatást, a harmadikban pedig egy ellenőrizhető eredményt.
Ezután kérdezd meg, valóban szüksége van-e a projektnek erre a szerepre. Ha igen, állapodjatok meg az első eredményről és az ellenőrzés időpontjáról. Ha nem, keress hasonló feladatot vagy tanulási lehetőséget. Az erősséged akkor jelent a legtöbbet a gyakorlatban, ha valódi igénnyel találkozik – nem kell mindent elvállalnod ahhoz, hogy bizonyítsd az értékét.
