Na spotkaniu pojawia się nowy projekt i ktoś mówi: „Podzielmy się zadaniami zgodnie z tym, co każdy robi najlepiej”. Brzmi rozsądnie, dopóki nie okazuje się, że dwie osoby chcą wymyślać rozwiązania, nikt nie zgłasza się do sprawdzania szczegółów, a najbardziej doświadczony współpracownik znów ma koordynować całość. Wybierając rolę, nie wystarczy zastanowić się, które zadania sprawiają nam przyjemność. Trzeba ustalić, gdzie możemy osiągnąć konkretny rezultat i czego projekt potrzebuje na tym etapie.
Zacznij od potrzeb projektu, a nie od etykietki
Jeśli od razu powiesz: „Jestem osobą kreatywną”, możesz przeoczyć, że projekt potrzebuje właśnie kogoś, kto uporządkuje niejasne wymagania. Lepiej najpierw określić konkretne działania i oczekiwane rezultaty, a dopiero później zastanowić się, komu mogą odpowiadać.
Przy nowym przedsięwzięciu odpowiedzcie wspólnie na trzy pytania: Co musi powstać jako pierwsze? Które decyzje są jeszcze niepewne? Gdzie błąd lub opóźnienie spowodowałoby największy problem? Dzięki temu łatwiej dostrzec również te zadania, które często umykają w początkowym entuzjazmie.
Rozróżnij trzy rzeczy, które łatwo pomylić
Żeby lepiej dopasować rolę, warto rozdzielić trzy kwestie:
- Umiejętności: co potrafisz zrobić i jaki rezultat udało ci się już osiągnąć. Na przykład przygotować przejrzyste porównanie trzech dostawców.
- Preferencje: jaki sposób pracy ci odpowiada. Możesz lubić spokojną analizę, choć potrafisz też prowadzić spotkanie.
- Możliwości czasowe i zasoby: ile masz teraz czasu, uwagi i wsparcia. Nawet świetny organizator może nie być odpowiednią osobą do koordynacji, jeśli prowadzi już dwa inne projekty.
Te trzy obszary czasem się pokrywają, a czasem nie. Możesz bardzo dobrze sprawdzać dane, ale po kilku godzinach takiej pracy czuć duże zmęczenie. Możesz też interesować się zadaniami kreatywnymi, choć na razie potrzebujesz w nich wskazówek. Żadna z tych sytuacji nie oznacza, że musisz na zawsze zrezygnować z danego rodzaju pracy. Ważne, by odróżnić obecną gotowość od chęci dalszej nauki.
Dopasuj umiejętności do konkretnego zadania
Przy podziale pracy może pomóc prosta mapa możliwych wkładów. Nie służy do przypisywania ludzi do stałych typów. Ta sama osoba może pełnić różne role w różnych projektach, a każda z wymienionych funkcji wymaga kilku umiejętności.
| Potrzeba projektu | Kiedy ta rola się przydaje | Jak sprawdzić swoje przygotowanie |
|---|---|---|
| Pomysły i możliwe rozwiązania | Gdy nie wiadomo jeszcze, które rozwiązanie wybrać | Czy potrafisz zaproponować kilka opcji i wskazać ich ograniczenia? |
| Analiza i weryfikacja | Gdy ważne są dane, szczegóły i ryzyko | Czy potrafisz wyjaśnić, jak sprawdziłeś swój wniosek? |
| Planowanie i koordynacja | Gdy wiele osób i terminów zależy od siebie nawzajem | Czy potrafisz wskazać zależności i nazwać decyzje, które jeszcze trzeba podjąć? |
| Komunikacja i łączenie perspektyw | Gdy trzeba uzgodnić różne wymagania | Czy umiesz doprowadzić rozmowę do jasnych ustaleń? |
| Realizacja i doprowadzanie zadań do końca | Gdy plan trzeba przełożyć na użyteczny rezultat | Czy potrafisz samodzielnie wykonać konkretny krok i przekazać jego efekt? |
Jeśli widzisz siebie w kilku wierszach, to nie problem. W praktyce często warto wybrać jeden główny obszar odpowiedzialności i jeden dodatkowy, na przykład przygotowywać propozycje rozwiązań i pomagać w ich testowaniu. Mniej rozsądne jest deklarowanie odpowiedzialności za cały proces tylko dlatego, że wszystkie jego części wydają się interesujące.
Wybierz rolę w czterech krokach
Możesz skorzystać z tego sposobu zarówno podczas spotkania zespołu, jak i przygotowując się do rozmowy z przełożonym. Nie potrzebujesz testu osobowości ani rozbudowanej oceny.
- Określ rezultat. Zamiast mówić „pomogę w komunikacji”, zapisz: „Do piątku zbiorę wymagania od trzech zainteresowanych osób i przygotuję ich wspólne podsumowanie”. Rezultat powinien być zrozumiały również dla pozostałych.
- Przywołaj konkretny dowód. Pomyśl o podobnym zadaniu, które już udało ci się wykonać. Nie musi dotyczyć takiego samego projektu. Jeśli organizowałeś zmiany w małym zespole, to doświadczenie może się przydać także przy planowaniu nowego zadania.
- Wskaż niewiadome i ograniczenia. Powiedz, czego jeszcze nie wiesz, ile czasu potrzebujesz i w czym przyda ci się konsultacja. Brakujących materiałów ani uprawnień do podejmowania decyzji nie zastąpi sama chęć do pracy.
- Ustal punkt kontrolny. Zdecydujcie, kiedy sprawdzicie, czy podział zadań się sprawdza. Przy nieznanym projekcie lepiej czasem najpierw podzielić pracę na krótki etap, zamiast od razu ustalać odpowiedzialność na kilka miesięcy.
Możesz powiedzieć: „Najwięcej wniosę, opracowując możliwe rozwiązania. Przygotowywałem już podobne porównania, ale przy realizacji technicznej potrzebuję partnera. Proponuję, że do czwartku przygotuję propozycję, a potem sprawdzimy, co dalej”. Taka deklaracja jest bardziej użyteczna niż samo „jestem kreatywny”.
Gdy na atrakcyjne zadanie zgłasza się kilka osób
Wyobraź sobie, że dwoje współpracowników chce poprowadzić prezentację otwierającą projekt. Jedna osoba dobrze zna temat, a druga potrafi sprawnie moderować dyskusję. Nie trzeba rozstrzygać, kto jest „lepszym liderem”. Można rozdzielić przygotowanie treści merytorycznej, prowadzenie spotkania i późniejsze opracowanie ustaleń.
Taki podział ma sens tylko wtedy, gdy nie powoduje dodatkowego chaosu. Przy każdym zadaniu musi być jasne, kto podejmuje ostateczną decyzję i w jaki sposób przekazywane są informacje. Wspólna praca nie oznacza nieograniczonej wspólnej odpowiedzialności, w której na końcu nikt nie wie, kto miał doprowadzić zadanie do końca.
Konieczne zadanie nie zawsze musi być przyjemne
W nowym projekcie często na dalszy plan schodzą mniej widoczne czynności: kontrolowanie wersji, zapisywanie decyzji, śledzenie błędów czy regularne informowanie pozostałych. Jeśli nikt się nimi nie zajmie, projekt może obfitować w pomysły, ale przynieść niewiele rezultatów.
Rozwiązaniem nie jest automatyczne przydzielenie nieprzyjemnej pracy najbardziej sumiennej osobie. W ten sposób rzetelność staje się powodem do nakładania kolejnych obowiązków. Lepiej otwarcie ustalić zakres zadania, potrzebny czas i sposób podziału.
Możliwości jest kilka: uprościć procedurę, rozdzielić rutynowe czynności między więcej osób, wprowadzić dyżury albo przeznaczyć na nie odpowiednią ilość czasu. Jeśli chodzi o specjalistyczną kontrolę, w której błąd może mieć poważne konsekwencje, samo rotacyjne wykonywanie zadania nie wystarczy. Potrzebne są również kompetencje i jasny sposób zatwierdzania.
Osoba, której mocną stroną jest dokładność, może powiedzieć: „Chętnie zajmę się kontrolą, jeśli ustalimy, że będzie mi to zajmować około dwóch godzin tygodniowo. Nie mogę jednak wykonywać jej równolegle z pełnym zakresem pozostałych zadań”. Dzięki temu jej atut nie zamieni się w niewidoczny, dodatkowy obowiązek.
Przykład podziału ról przy uruchamianiu usługi wewnętrznej
Załóżmy, że czteroosobowy zespół ma wdrożyć prosty wewnętrzny system przyjmowania zgłoszeń. To sytuacja przykładowa, a nie opis konkretnej firmy.
Anna lubi szukać możliwości i potrafi przełożyć rozmowę z użytkownikiem na propozycję rozwiązania. Boris dobrze zna się na danych i zwraca uwagę na niejasne założenia, ale nie czuje się pewnie w roli moderatora spotkań. Cyril rzetelnie kończy praktyczne zadania, lecz nie chce koordynować pracy innych. Dana ma doświadczenie w organizowaniu pracy i uzgadnianiu działań między działami.
Na początku ustalają następujący podział: Anna zbierze potrzeby użytkowników i przygotuje dwa możliwe rozwiązania; Boris sprawdzi kryteria i ryzyko; Cyril przygotuje małą, działającą wersję rozwiązania; Dana uzgodni terminy i odpowiedzialności. Ustalają też termin wspólnego przeglądu.
Po pierwszym etapie okazuje się, że część wymagań jest trudniejsza do zrealizowania od strony technicznej. Cyril potrzebuje pomocy Borisa przy sprawdzaniu danych, a Anna nie ma już kolejnych rozmów do przeprowadzenia. Zespół zmienia więc podział: Anna przygotuje instrukcję dla użytkowników, a Boris pomoże zweryfikować rozwiązanie. Zmiana roli nie oznacza, że pierwotne ustalenia się nie powiodły. Jest reakcją na lepsze poznanie zadania.
Wykorzystaj projekt do nauki, ale nie ignoruj ryzyka
Nie każde zadanie musi opierać się na tym, co już robisz najlepiej. Nowy projekt może być okazją do spróbowania czegoś innego, na przykład poprowadzenia krótkiego spotkania albo przygotowania pierwszego porównania budżetowego. Rozwój wymaga jednak odpowiednich warunków.
Warto rozróżnić zadania, które wykonasz samodzielnie, od tych, z którymi poradzisz sobie przy wsparciu. Nie powierzaj bez nadzoru doświadczonej osoby zadań, których błąd może mieć poważne konsekwencje finansowe, bezpieczeństwa lub operacyjne, tylko po to, by ktoś mógł spróbować czegoś nowego.
Jeśli chcesz dostać przestrzeń do nauki, sformułuj prośbę konkretnie: „Chciałbym tym razem przygotować pierwszy projekt harmonogramu. Proszę o sprawdzenie go, zanim wyślemy go pozostałym”. Zdobędziesz konkretne doświadczenie, nie udając, że opanowałeś już cały proces.
Sygnały, że rola ci nie odpowiada albo jest źle określona
Nieudana realizacja zadania nie musi oznaczać braku predyspozycji. Problemem może być niejasne polecenie, niedostępny współpracownik, nierealny termin albo zbyt wiele równoległych zadań. Zanim uznasz, że sobie nie radzisz, sprawdź, co można zmienić.
Zwróć uwagę zwłaszcza na te sytuacje:
- Wciąż czekasz na decyzje. Być może brakuje ci uprawnień lub potrzebnych danych, a nie umiejętności do wykonania pracy.
- Wszyscy zwracają się tylko do ciebie. Zakres roli koordynatora mógł niepostrzeżenie rozszerzyć się na rozwiązywanie wszystkich problemów.
- Potrafisz wykonać zadanie, ale cię wyczerpuje. Sprawdź jego zakres i częstotliwość; nie musisz od razu z niego rezygnować.
- Błędy pojawiają się przy przekazywaniu pracy. Być może trzeba poprawić współpracę między osobami pełniącymi różne role, a nie tylko sposób pracy jednej osoby.
Jeśli problem się powtarza, wróćcie do pierwotnie ustalonego rezultatu. Co dokładnie się zmieniło? Czy zadanie można zawęzić, podzielić albo zapewnić przy nim dodatkowe wsparcie? Dopiero potem zdecyduj, czy przekazać rolę komuś innemu. W środowisku, w którym brakuje ludzi albo wymagania stale się zmieniają bez wspólnych ustaleń, samo lepsze dopasowanie zadań do mocnych stron może nie wystarczyć.
Na najbliższym spotkaniu zadeklaruj konkretny wkład
Przed kolejnym podziałem pracy zapisz trzy krótkie zdania: „Mogę wnieść wkład, …”, „Potrzebuję do tego …” oraz „Zadanie będzie wykonane, gdy …”. W pierwszym wskaż doświadczenie lub konkretny dowód, w drugim określ potrzebny czas albo wsparcie, a w trzecim opisz rezultat, który da się sprawdzić.
Następnie zapytaj, czy taka rola jest rzeczywiście potrzebna w projekcie. Jeśli tak, ustalcie pierwszy rezultat i termin jego sprawdzenia. Jeśli nie, poszukaj zadania o podobnym charakterze albo możliwości nauki. Twoja mocna strona ma największą praktyczną wartość, gdy odpowiada na rzeczywistą potrzebę i nie musisz jej udowadniać, biorąc na siebie wszystko.
