Egy kolléga megmutat egy új feladatot. Magyarázat közben minden világosnak tűnik, ezért feljegyez néhány kulcsszót. Amikor azonban önállóan kell elvégeznie, a „ellenőrizni és elmenteni” megjegyzés már kevés. Pontosan mit kell ellenőrizni, hová kell menteni az eredményt, és miből tudja, hogy a feladat valóban elkészült?
Betanulás közben készíthet egy rövid munkaleírást, amely rögzíti a lépéseket, az eredmény ellenőrzését és az önálló döntéshozatal határait. Nem kell minden magyarázatot tartalmaznia. Arra szolgál, hogy segítsen egy konkrét feladat megismétlésében, és megmutassa, mire kell még rákérdeznie.
Válasszon egy egyértelmű kezdetű és végű feladatot
Az általános „rendelések kezelése” helyett nevezzen meg egy konkrét tevékenységet, például: „a nyitott kérések heti áttekintésének elkészítése”. Jegyezze fel, mikor kell elvégezni, milyen forrásokra támaszkodik, és kinek szól az eredmény. Így tudni fogja, milyen helyzetben használja az útmutatót.
Mielőtt saját leírást készít, kérdezze meg, van-e már aktuális útmutató, sablon vagy jóváhagyott minta. Ha igen, abból induljon ki. Saját jegyzeteiben kiegészítheti a nem egyértelmű lépés magyarázatával, vagy feljegyezheti, hol akadt el az első próbálkozás során.
Azt is tisztázza, hogy a bemutatott eset mennyire tipikus: „Ez egy szokásos eset, vagy most kivételes helyzetet kezelünk?” Ha a kolléga szokatlan példát mutat, a jegyzetben is jelölje ezt. Ellenkező esetben egy egyszeri megoldást könnyen általános eljárásnak nézhet, és minden következő feladatnál alkalmazhatja.
Rögzítse a bemutatóból nem látható döntéseket és ellenőrzéseket
Amikor egy tapasztalt kollégát figyel, látja, mit nyit meg vagy hová kattint. Azt azonban nem feltétlenül tudja, miért éppen azt a fájlt választotta, milyen szempont alapján zárt ki egy rekordot, vagy mikor döntene másképp. Ezeknél a pontoknál kérjen rövid magyarázatot, és jegyezze fel.
Az alábbi szempontokat használhatja vázlatként. Egy egyszerű feladatnál hagyja ki, amire nincs szükség, és részletezze azokat a pontokat, ahol egy rossz feltételezés megváltoztatná az eredményt.
- A feladat indítása: Mi jelzi, hogy el kell végezni, és mikorra kell elkészülnie?
- Bemeneti adatok: Milyen dokumentumokra és a sablon melyik verziójára van szükség?
- Lépések: Milyen sorrendben követik egymást a teendők, és melyik döntés módosítja a további folyamatot?
- Ellenőrzés: Minek kell teljesülnie ahhoz, hogy az eredményt késznek tekintse?
- Átadás: Hová kerül az eredmény, ki veszi át, és szükséges-e jóváhagyás?
- Megállás: Milyen bizonytalanság esetén ne folytassa a munkát, és kihez forduljon?
Ha egy utasítás nem világos, kérdezzen rá arra, mi alapján ellenőrizhető az eredmény. A „Nézd meg, hogy stimmel-e” magyarázat után például így fogalmazható meg: „Hasonlítsd össze az áttekintésben szereplő tételek számát a szűrt listában található tételek számával.” Ez már olyan konkrét teendő, amelyet meg tud ismételni.
Ha túl gyors a bemutató, kérje meg a kollégát, hogy egy fontos döntésnél tartson rövid szünetet: „Ezt a lépést szeretném feljegyezni. Mi alapján választotta ezt az állapotot?” Nem kell minden mondatot leírnia. Azokra az információkra összpontosítson, amelyek nélkül a következő próbálkozásnál csak találgatni tudna.
Különítse el a saját jegyzetet a hivatalos munkautasítástól
A személyes jegyzet munkasegédlet. Ha eltér az aktuális belső eljárástól vagy a kolléga magyarázatától, tisztázza a különbséget a folyamatért felelős személlyel. Lehet, hogy a jegyzet régi változatra épül, a kolléga saját rövidítését tartalmazza, vagy egy másik helyzetre vonatkozó szabályt rögzít.
A jegyzet elején feltüntetheti a forrást, az ellenőrzés dátumát és az alkalmazási kört. Elég röviden megadni a belső útmutató nevét, a konzultáció dátumát, valamint azt, hogy szokásos esetről van szó. Ha később változás történik, látni fogja, mely részeket kell újra megerősíteni.
Ha képernyőképek segítenek, egyeztessen arról, hogy készíthet-e ilyeneket, és hol tárolhatja őket. A vállalat által jóváhagyott tárhelyet és mentési módot használja; a munkával kapcsolatos adatokat tartalmazó feljegyzéseket vagy képeket ne másolja át automatikusan a személyes jegyzetei közé. Néha elegendő a mező nevének feljegyzése vagy egy belső mintára mutató hivatkozás.
A fontos szabályt szövegesen is írja le. Egy gombot ábrázoló kép megmutatja annak helyét, de azt nem feltétlenül, milyen feltételek mellett kell használni. Ha megváltozik a felület, a lépés céljának ismerete segíthet eldönteni, mire kérdezzen rá.
Így nézhet ki egy használható feljegyzés egy feladatról
Példa: Egy adminisztratív csapat új tagja hetente áttekintést készít a nyitott kérésekről. Kollégája megmutatja neki, hogyan kell kiválasztani a rekordokat, átmásolni az adatokat a sablonba, majd elmenteni a tervezetet. Az első magyarázat közben az új munkatárs csak ezt a három tevékenységet írja fel.
Néhány pontosító kérdés után részletesebbé teszi a feljegyzést. Az alábbi megfogalmazások ehhez a kitalált példához tartoznak; a kiválasztás és az átadás konkrét szabályait a saját munkahelyén kell megerősítenie.
| Eredeti kulcsszó | Pontosított feljegyzés |
|---|---|
| Kérések kiválasztása | Nyissa meg a nyitott kérések mentett szűrőjét. Kollégájával ellenőrizze, milyen állapotokat tartalmaz a szűrő. |
| Átmásolás a táblázatba | Az aktuális csapatsablont használja. Vigye át az egyeztetett mezőket, majd hasonlítsa össze a tételek számát a forráslistáéval. |
| Ellenőrzés | Ellenőrizze, hogy minden sor tartalmazza-e a kérés azonosítóját, az állapotot és a kijelölt ügyintézőt. A hiányzó adatot jelölje meg egyeztetésre. |
| Mentés | A tervezetet mentse az egyeztetett csapatmappába. Értesítse az ellenőrző kollégát; a jóváhagyása előtt ne küldje tovább az áttekintést. |
Az új munkatárs egy próbamunka során olyan kérést talál, amelyhez nincs ügyintéző rendelve. A jegyzetből tudja, hogy nem szabad találgatással kitöltenie az adatot. Megjelöli a rekordot, és megkérdezi kollégáját, hogyan kell eljárni ebben az esetben. A magyarázat után kiegészíti az útmutatót a megfelelő mondattal.
A tételek számának ellenőrzése is korlátozott: attól, hogy a két szám megegyezik, a tartalom még nem feltétlenül helyes. Ezért a példában az egyeztetett mezőket is ellenőrzik. Saját feladatánál kérdezze meg, milyen ellenőrzések szükségesek ahhoz, hogy más is felhasználhassa az eredményt.
Próbálja ki a folyamatot, és javítsa ki az elakadási pontokat
A bemutató után egyeztessenek a gyakorlás megfelelő módjáról. Ez lehet egy gyakorlófeladat, a forrásanyagok másolatával végzett munka vagy a feladat felügyelet melletti elvégzése. Ha a munka valódi adatokat módosít vagy másoknak küld eredményt, előre tisztázzák, meddig folytathatja önállóan.
Próbálja végrehajtani a lépéseket a saját feljegyzése alapján. Ha elakad, figyelje meg, mi hiányzik: nem ismer egy fogalmat, nem tud választani a lehetőségek közül, nincs hozzáférése, vagy nem tudja megítélni az eredményt? Ezekhez az akadályokhoz eltérő segítségre lehet szükség.
Ezután például így fordulhat a kollégájához: „A jegyzet alapján eljutottam a rekordok kiválasztásáig. Ennél az állapotnál nem tudom, bele kell-e venni. Hol találom erre a szabályt?” A válasz után pontosítsa a feljegyzés megfelelő részét, és folytassa onnan. Ha a kolléga ön helyett fejezi be a feladatot, kérje meg, hogy magyarázza el a hiányzó lépést.
Tartsa röviden és használható formában a jegyzetet
Néhány alkalom után nézze át, mely részekre van valóban szüksége. Törölje az elavult feltételezéseket és az ismétlődő magyarázatokat, a megerősített döntéseket pedig rögzítse. A részletesebb magyarázat külön részbe kerülhet, a feladat szokásos elvégzéséhez pedig elegendők a tömör lépések és ellenőrzések.
A kivételeket különítse el az általános folyamattól. Mindegyiknél írja le, miből ismerhető fel, és kihez fordulhat, ha még nem tudja a megoldást. Ha megváltozik a hivatalos eljárás, a saját jegyzetét is ellenőrizze; különben az elavult segédanyag már nem érvényes utasítások alapján vezetheti.
A jegyzet nem pótolja a hiányzó betanítást, hozzáférést vagy vezetői döntést. Ha ezek valamelyike miatt nem tudja befejezni a feladatot, nevezze meg az akadályt, és kérjen segítséget. Ugyanannak az útmutatónak az újabb átírása nem oldja meg a problémát.
A következő betanuláskor válasszon ki egy rendszeresen ismétlődő feladatot, és a bemutató után egyeztessenek egy ellenőrzött önálló próbáról. Ezután annál a résznél módosítsa a feljegyzést, ahol elakadt. Így olyan segédanyaga lesz, amelyet konkrét munkavégzés közben is kipróbált, és világosabban látja majd, mit tud már önállóan elvégezni.
