En kollega visar dig en ny arbetsuppgift. Allt verkar begripligt medan hen förklarar, och du antecknar några stödord. Men när du ska göra uppgiften själv räcker anteckningen ”kontrollera och spara” inte längre. Vad ska du kontrollera, var ska resultatet sparas och hur vet du att uppgiften är klar?
Under introduktionen kan du skapa en kort arbetsinstruktion som fångar arbetsgången, kontrollen av resultatet och gränserna för vad du får avgöra själv. Den behöver inte återge hela genomgången. Syftet är att hjälpa dig att upprepa en viss uppgift och visa vad du fortfarande behöver fråga om.
Välj en uppgift med en tydlig början och ett tydligt slut
I stället för en allmän anteckning som ”arbeta med beställningar” kan du avgränsa en enda aktivitet, till exempel ”förbereda veckorapporten över öppna ärenden”. Anteckna när den görs, vilket underlag den bygger på och vem som ska använda resultatet. Då vet du i vilka situationer instruktionen är relevant.
Innan du skriver en egen rutin, ta reda på om det redan finns en aktuell instruktion, mall eller godkänd demonstration. Använd i så fall den som utgångspunkt. I dina personliga anteckningar kan du förklara ett oklart moment eller notera var du körde fast första gången.
Kontrollera också vad demonstrationen omfattar: ”Är det här ett normalt fall eller ett undantag?” Om kollegan visar en ovanlig situation ska du markera det i anteckningarna. Annars kan en lösning för ett enstaka fall lätt misstas för en rutin som gäller varje gång.
Fånga beslut och kontroller som inte syns i demonstrationen
När du följer en erfaren kollega ser du vad hen öppnar och var hen klickar. Men du kanske inte vet varför hen väljer just den filen, hur hen avgör att en post ska tas bort eller när hen skulle välja ett annat tillvägagångssätt. Be om en kort förklaring vid sådana moment.
Du kan använda punkterna nedan som stöd. Hoppa över sådant som inte behövs för en enkel uppgift och beskriv de moment mer utförligt där en felaktig bedömning skulle påverka resultatet.
- När uppgiften ska göras: Vad visar att det är dags, och när behöver resultatet vara klart?
- Underlag: Vilket material och vilken version av mallen ska du använda?
- Steg: Vilka moment följer på varandra, och vilket beslut kan ändra den fortsatta arbetsgången?
- Kontroll: Vad ska stämma innan du bedömer att resultatet är klart?
- Överlämning: Var ska resultatet sparas, vem tar emot det och krävs ett godkännande?
- När du ska pausa: Vid vilken oklarhet ska du sluta och fråga någon?
Be om ett konkret och observerbart resultat när en instruktion är vag. Efter en förklaring kan ”Kontrollera att det stämmer” till exempel bli: ”Jämför antalet poster i rapporten med antalet poster i den filtrerade listan.” Då beskriver anteckningen en kontroll som du faktiskt kan upprepa.
Om genomgången går för snabbt kan du be kollegan att pausa vid ett viktigt beslut: ”Jag behöver anteckna det här steget. Hur avgjorde du vilket statusläge du skulle välja?” Du behöver inte skriva ner allt som sägs. Fokusera på den information du annars skulle behöva gissa dig till nästa gång.
Skilj dina anteckningar från en godkänd arbetsinstruktion
Personliga anteckningar är ett hjälpmedel. Om de skiljer sig från en aktuell intern rutin eller från det kollegan har förklarat ska du be den som ansvarar för processen att reda ut skillnaden. Det kan handla om en äldre version, en personlig genväg eller en regel som gäller en annan situation.
Du kan skriva källa, datum för kontroll och vad instruktionen gäller högst upp i anteckningen. Det räcker med några ord: namnet på den interna instruktionen, datumet för avstämningen och att det gäller ett normalt fall. Om något ändras senare vet du vilka delar du behöver kontrollera på nytt.
Om skärmbilder hjälper dig, kom överens om ifall och var de får sparas. Använd en lagringsplats och ett arbetssätt som är godkända på arbetsplatsen. För inte automatiskt över anteckningar eller skärmbilder med arbetsuppgifter till privata anteckningar. Ibland räcker det att ange fältets namn eller hänvisa till en intern demonstration.
Skriv också ner den viktiga regeln med ord. En bild på en knapp visar var den finns, men inte nödvändigtvis under vilka förutsättningar du ska använda den. Om gränssnittet ändras kan förståelsen av syftet hjälpa dig att veta vad du behöver fråga om.
Exempel på användbara anteckningar för en arbetsuppgift
Exempelsituation: En ny administratör förbereder veckorapporten över öppna ärenden. En kollega visar hur posterna väljs ut, förs över till en mall och sparas som ett utkast. Efter den första genomgången har den nya medarbetaren bara antecknat namnen på dessa tre moment.
Efter några följdfrågor blir anteckningen mer precis. Formuleringarna nedan hör till det här påhittade exemplet. Regler för urval och överlämning på din egen arbetsplats behöver du få bekräftade där.
| Ursprunglig stödanteckning | Mer detaljerad anteckning |
|---|---|
| Välj ärenden | Öppna den sparade filtreringen för öppna ärenden. Stäm av med en kollega vilka statuslägen filtret omfattar. |
| För över till kalkylbladet | Använd teamets aktuella mall. För över de överenskomna fälten och jämför antalet poster med källistan. |
| Kontrollera | Kontrollera att varje rad innehåller ärendets ID, status och ansvarig handläggare. Markera saknade uppgifter så att de kan stämmas av. |
| Spara | Spara utkastet i den överenskomna teammappen. Meddela kollegan som ska granska det. Skicka inte rapporten vidare innan kollegan har bekräftat den. |
När den nya medarbetaren provar arbetsgången hittar hen ett ärende utan ansvarig handläggare. Anteckningarna visar att hen inte ska gissa vem som ansvarar för det. Hen markerar posten och frågar kollegan hur ett sådant fall ska hanteras. Först efter förklaringen lägger hen till en instruktion om detta.
Även en kontroll av antalet poster har sina begränsningar: samma antal bekräftar inte att innehållet är korrekt. Därför ingår också en kontroll av de överenskomna fälten i exemplet. Fråga vilka kontroller som behövs för att någon annan ska kunna använda resultatet av din uppgift.
Prova arbetsgången och rätta till det som får dig att stanna
Kom överens om hur du kan öva efter demonstrationen. Det kan vara ett övningsfall, arbete i en kopia av underlaget eller att du utför uppgiften under uppsikt. Om uppgiften ändrar riktiga uppgifter eller skickar resultat vidare till andra ska ni i förväg bestämma hur långt du får gå på egen hand.
Följ dina anteckningar när du provar. När du stannar upp, lägg märke till vad som saknas: känner du inte till ett begrepp, vet du inte vilket alternativ du ska välja, saknar du behörighet eller kan du inte bedöma resultatet? De olika hindren kräver olika slags hjälp.
Du kan till exempel säga till kollegan: ”Enligt mina anteckningar kom jag fram till urvalet av poster. Jag vet inte om den här statusen ska ingå. Var hittar jag regeln?” När du fått svar ändrar du den aktuella delen av anteckningen och fortsätter därifrån. Om kollegan slutför uppgiften åt dig, be hen förklara det moment som saknades.
Håll anteckningarna korta och användbara
Efter att du har använt anteckningarna några gånger kan du se vilka delar du faktiskt behöver. Ta bort inaktuella antaganden och upprepningar, och lägg till beslut som har bekräftats. En längre förklaring kan ligga separat, medan du använder korta steg och kontroller när du utför uppgiften.
Håll undantag åtskilda från den vanliga arbetsgången. Beskriv hur du känner igen varje undantag och vem du ska fråga om du inte redan vet hur det ska hanteras. Om den officiella rutinen ändras behöver du också kontrollera dina egna anteckningar. Annars kan ett gammalt hjälpmedel leda dig fel.
Anteckningar ersätter inte utebliven introduktion, behörighet eller ett beslut från chefen. Om du inte kan slutföra uppgiften på grund av något av detta ska du beskriva hindret och be om hjälp. Att skriva om samma instruktion ännu en gång löser inte problemet.
Nästa gång du får introduktion i en arbetsuppgift väljer du en återkommande uppgift och kommer överens om att prova själv med efterföljande kontroll. Justera sedan anteckningarna utifrån var du stannade. Då får du ett hjälpmedel som har prövats i en konkret arbetssituation och en tydligare bild av vad du redan klarar själv.
