Um colega mostra-lhe uma nova tarefa. Enquanto explica, tudo parece fazer sentido, por isso anota algumas palavras-chave. Mas, quando chega a sua vez de a executar, a nota «verificar e guardar» já não é suficiente. O que deve verificar exatamente, onde guardar o resultado e como saber que a tarefa está concluída?
Durante a integração, pode criar um guia de trabalho breve que registe o procedimento, a verificação do resultado e os limites das decisões que pode tomar por conta própria. Não precisa de incluir toda a explicação. Deve ajudar a repetir uma tarefa concreta e mostrar-lhe o que ainda precisa de esclarecer.
Escolha uma tarefa com um início e um fim claros
Em vez de escrever uma nota genérica como «trabalho com encomendas», identifique uma atividade específica, por exemplo, «preparar o relatório semanal de pedidos em aberto». Registe quando deve ser feita, em que dados se baseia e a quem se destina o resultado. Assim, saberá em que situação deve consultar o guia.
Antes de criar o seu próprio procedimento, pergunte se já existe um guia atualizado, um modelo ou um exemplo aprovado. Se existir, use-o como base. Nas suas notas pessoais, pode acrescentar uma explicação para um passo pouco claro ou indicar em que ponto teve de parar na primeira tentativa.
Confirme também o âmbito do exemplo: «Este é um caso habitual ou estamos a tratar de uma exceção?» Se o colega estiver a demonstrar uma situação invulgar, identifique-a como tal nas notas. Caso contrário, poderá confundir uma solução pontual com o procedimento aplicável a todas as tarefas futuras.
Registe as decisões e verificações que não são óbvias na demonstração
Ao observar um colega experiente, vê o que abriu ou onde clicou. Mas pode não saber por que escolheu aquele ficheiro, com que critério excluiu um registo ou em que circunstâncias faria uma escolha diferente. Acrescente uma explicação breve nesses pontos.
Pode usar os tópicos seguintes como estrutura. Ignore os que não forem necessários numa tarefa simples e desenvolva melhor os pontos em que uma avaliação incorreta poderia alterar o resultado.
- Início da tarefa: O que indica que a tarefa deve ser feita e até quando deve estar pronta?
- Dados de entrada: Que materiais e que versão do modelo deve utilizar?
- Passos: Que ações devem ser realizadas e que decisão pode alterar o procedimento?
- Verificação: O que deve confirmar antes de considerar o resultado pronto?
- Entrega: Onde deve guardar o resultado, quem o recebe e se é necessária aprovação?
- Interrupção: Perante que dúvida deve parar e a quem deve pedir ajuda?
Quando uma instrução não for clara, pergunte qual é o resultado observável esperado. Depois de esclarecida, a frase «Verifica se está tudo certo» pode passar a ser: «Compara o número de itens do relatório com o número de itens da lista filtrada». Esta formulação descreve uma ação que consegue repetir.
Se a demonstração for demasiado rápida, peça uma breve pausa num momento importante: «Preciso de anotar este passo. Como escolheu este estado?» Não precisa de registar todas as frases. Concentre-se nas informações sem as quais teria de adivinhar na próxima tentativa.
Distinga as suas notas de um procedimento de trabalho oficial
As notas pessoais são um apoio de trabalho. Se forem diferentes do procedimento interno em vigor ou das instruções do colega, peça esclarecimentos à pessoa responsável pelo processo. Pode tratar-se de uma versão antiga, de um atalho pessoal do colega ou de uma regra aplicável a outra situação.
No início das notas, pode indicar a origem do procedimento, a data da verificação e o âmbito de aplicação. Basta uma referência breve: o nome do guia interno, a data da consulta e a indicação de que se trata de um caso habitual. Se houver alterações mais tarde, saberá que partes precisa de confirmar novamente.
Se as capturas de ecrã lhe forem úteis, combine se e onde as pode guardar. Utilize o local de armazenamento e o método aprovados pela empresa; não transfira automaticamente registos ou imagens com dados de trabalho para notas pessoais. Por vezes, basta identificar o campo ou indicar uma referência a um exemplo interno.
Registe também por escrito as regras importantes. Uma imagem de um botão mostra-lhe onde está, mas pode não explicar em que condições deve utilizá-lo. Se a interface mudar, compreender o objetivo do passo pode ajudá-lo a perceber o que deve perguntar.
Exemplo de notas úteis para uma tarefa
Situação ilustrativa: Um novo membro da equipa administrativa prepara um relatório semanal de pedidos em aberto. Um colega mostrou-lhe como selecionar registos, transferi-los para um modelo e guardar um rascunho. Na primeira explicação, a pessoa recém-chegada anotou apenas os nomes dessas três ações.
Depois de fazer algumas perguntas, torna as notas mais específicas. As instruções seguintes pertencem a este exemplo fictício; no seu local de trabalho, terá de confirmar as regras concretas de seleção e entrega.
| Nota inicial | Registo mais específico |
|---|---|
| Selecionar pedidos | Abrir o filtro guardado de pedidos em aberto. Confirmar com um colega que estados estão incluídos nesse filtro. |
| Transferir para a folha de cálculo | Utilizar o modelo atual da equipa. Transferir os campos acordados e comparar o número de itens com a lista de origem. |
| Verificar | Confirmar que cada linha inclui o identificador do pedido, o estado e a pessoa responsável. Assinalar quaisquer dados em falta para esclarecer. |
| Guardar | Guardar o rascunho na pasta partilhada acordada pela equipa. Informar o colega responsável pela revisão; não enviar o relatório a mais ninguém antes da confirmação. |
Durante um ensaio, a pessoa recém-chegada encontra um pedido sem responsável. As notas indicam-lhe que não deve preencher o campo com base numa suposição. Assinala o registo e pergunta ao colega como proceder nesse caso. Só depois de receber uma explicação acrescenta a instrução correspondente ao guia.
A verificação do número de itens também tem limites: um número igual não confirma, por si só, que o conteúdo está correto. Por isso, o exemplo inclui a verificação dos campos acordados. Na sua tarefa, pergunte que verificações são necessárias para que outra pessoa possa utilizar o resultado.
Experimente o procedimento e corrija os pontos em que parar
Depois da demonstração, combine uma forma adequada de praticar. Pode ser um caso de treino, trabalhar numa cópia dos materiais ou executar a tarefa sob supervisão. Se a tarefa alterar dados reais ou enviar resultados a outras pessoas, defina previamente até onde pode avançar sem ajuda.
Tente seguir o procedimento com base nas suas notas. Quando parar, identifique o que lhe falta: não conhece um termo, não sabe que opção escolher, não tem acesso ou não consegue avaliar o resultado? Cada obstáculo pode exigir um tipo de ajuda diferente.
Pode dizer ao colega: «Com base nas minhas notas, consegui chegar à seleção dos registos. Não sei se devo incluir este estado. Onde posso encontrar a regra?» Depois de obter uma resposta, corrija o ponto específico das notas e tente continuar a partir daí. Se o colega concluir a tarefa por si, peça-lhe que explique o passo que não conseguiu fazer.
Mantenha as notas breves e úteis
Depois de utilizar as notas algumas vezes, avalie que partes são realmente necessárias. Elimine suposições de trabalho que já não se aplicam e explicações repetidas; acrescente as decisões confirmadas. Pode deixar uma explicação mais longa numa secção separada e usar passos e verificações concisos ao executar a tarefa normalmente.
Separe as exceções do procedimento habitual. Para cada uma, indique como identificá-la e a quem recorrer se ainda não souber como a resolver. Se o procedimento oficial mudar, reveja também as suas notas; caso contrário, um guia desatualizado pode levá-lo a seguir instruções que já não estão em vigor.
As notas não substituem formação em falta, acesso aos recursos necessários ou uma decisão da chefia. Se não conseguir concluir a tarefa por um destes motivos, identifique o obstáculo e peça o apoio necessário. Reescrever o mesmo guia não resolverá o problema.
Na próxima sessão de integração, escolha uma tarefa recorrente e combine uma tentativa própria, seguida de uma verificação. Depois, ajuste as notas de acordo com o ponto em que parou. Assim, terá um apoio testado numa tarefa concreta e uma noção mais clara do que já consegue fazer por conta própria.
