Zo maak je je eigen handleiding voor digitale taken

Een familielid laat u zien hoe u een rekening betaalt, een foto bij een bericht voegt of online een afspraak maakt. Op dat moment begrijpt u het. Twee weken later staat u voor hetzelfde scherm en weet u niet meer wat er na de tweede stap kwam. Niet omdat u technologie niet kunt leren, maar omdat u de handeling sindsdien niet meer hebt gebruikt.

Bij digitale taken die u vaker uitvoert, kan een eenvoudige oplossing helpen: een korte handleiding in uw eigen woorden. Die vervangt geen officiële uitleg of veiligheidsregels. De handleiding herinnert u aan een werkwijze die u al kent, zodat u niet bij elke kleine taak opnieuw hoeft te beginnen.

Maak een handleiding voor een taak die u echt gebruikt

Het heeft weinig zin om tientallen functies van uw telefoon op te schrijven alleen omdat ze bestaan. Begin met taken die regelmatig terugkomen en die u zelfstandiger wilt kunnen uitvoeren.

Denk bijvoorbeeld aan:

• een afspraak maken via een website of app;
• een foto versturen naar familie of een bekende;
• een reisverbinding opzoeken;
• een gewone rekening betalen via een dienst die u al gebruikt;
• deelnemen aan een videogesprek;
• een bepaalde instelling vinden op uw telefoon.

Hoe concreter de taak, hoe bruikbaarder de handleiding. ‘Hoe gebruik ik mijn telefoon?’ is te breed. ‘Een foto in een bericht versturen’ maakt meteen duidelijk wat u wilt doen.

Noteer de stappen tijdens het leren, niet pas een uur later

Wanneer iemand u een nieuwe handeling laat zien, kan het lijken alsof u die wel onthoudt. Op het scherm voelt alles logisch, omdat u de volgende stap meteen ziet. Later kunnen juist de kleine details die belangrijk waren, wegzakken.

Schrijf de stappen daarom op terwijl u leert. Pauzeer na iedere belangrijke stap en noteer kort wat u hebt gedaan. Helpt iemand u, vraag dan of diegene niet te snel klikt en u de handeling zelf laat uitvoeren.

In plaats van ‘daarna open ik de instellingen’ is dit misschien duidelijker: ‘Op het beginscherm zoek ik het pictogram Instellingen en open ik dat.’ Uw aantekeningen hoeven niet technisch perfect te zijn. Het belangrijkste is dat u ze ook over een paar weken nog begrijpt.

Noteer bij elke stap wat u doet en waaraan u die herkent

Een instructie als ‘klik op volgende, bevestig en kies de optie’ kan later onbruikbaar zijn. U weet dan niet waar u bent of waar u op het scherm naar moet zoeken.

Een praktische aantekening bevat bij elke stap twee onderdelen:

1. Wat doe ik? Ik open, kies, typ, controleer of bevestig iets.
2. Waaraan herken ik de juiste plek? Aan de naam van een knop, onderdeel, pictogram of scherm.

Bijvoorbeeld: ‘Ik open Berichten. Ik kies de naam van de persoon. Bij het tekstveld zoek ik het pictogram om een foto toe te voegen. Ik kies de afbeelding en controleer vóór het versturen of dit de juiste foto is.’

Zo vertelt de handleiding u niet alleen waarop u moet drukken. Ze helpt u ook herkennen of u nog op de juiste plek bent.

Houd de gewone stappen en veiligheidscontroles apart

Bij sommige taken is het niet genoeg om te weten waar u moet klikken. U moet ook weten wanneer u beter niet verdergaat. Dat is vooral belangrijk bij betalingen, aankopen, inloggen en berichten waarin om persoonlijke gegevens wordt gevraagd.

Een stopregel kan heel eenvoudig zijn: ‘Als het scherm er duidelijk anders uitziet dan normaal of om ongebruikelijke gegevens vraagt, bevestig ik niets en zoek ik eerst uit wat er aan de hand is.’

Schrijf wachtwoorden niet in dezelfde handleiding

Een stappenplan en inloggegevens zijn twee verschillende dingen. Als u een handleiding voor een digitale taak maakt, hoeft u daar geen wachtwoord, pincode of andere gevoelige informatie in te zetten om alles op één plek te bewaren.

U kunt bijvoorbeeld noteren: ‘Ik log in met mijn eigen gegevens.’ Bewaar de geheime gegevens op de manier die u daarvoor hebt gekozen. Zo kunt u uw handleiding gerust laten zien aan iemand die u met de stappen helpt, zonder meteen al uw inloggegevens prijs te geven.

Vraag familie om u te laten klikken als ze helpen

De snelste hulp lijkt soms dat iemand uw telefoon overneemt, alles regelt en het toestel teruggeeft. Het probleem is opgelost, maar de vaardigheid blijft bij degene die u hielp.

Wilt u de taak zelf leren, vraag dan om een andere vorm van hulp: laat de ander vertellen waar u naar moet zoeken, maar voer de stappen zelf uit. Kunt u iets niet vinden, vraag dan eerst om een aanwijzing over de plek. Pas daarna kan de ander eventueel ingrijpen.

U kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘Klik het alsjeblieft niet voor mij aan. Laat me zien waar ik het kan vinden, dan schrijf ik het meteen op.’ Zo wordt de hulp niet alleen een oplossing voor één probleem, maar ook een oefening in zelfstandigheid.

Voorbeeld van een afspraak online maken

Stel dat u leert hoe u online een afspraak maakt via een website die u maar een paar keer per jaar gebruikt. In plaats van op uw geheugen te vertrouwen, maakt u een kort stappenplan.

1. Ik open de bekende website van de dienst. Ik controleer of ik op de website ben die ik normaal gebruik.
2. Ik zoek de mogelijkheid om een afspraak te maken. Ik let op woorden als Afspraak maken, Reserveren of Afspraak.
3. Ik kies het soort dienst. Voordat ik verderga, controleer ik of ik de juiste optie heb gekozen.
4. Ik kies een datum en tijd. Ik kijk of het tijdstip mij echt uitkomt.
5. Ik vul de gevraagde gegevens in. Ik vul niets extra’s in alleen omdat een onbekend venster daarom vraagt.
6. Ik controleer het overzicht voordat ik bevestig.
7. Ik wacht op een bevestiging. Als de dienst normaal een bevestiging stuurt, controleer ik of die is aangekomen.

De handleiding hoeft niet precies elk scherm na te tekenen. Ze moet u herinneren aan herkenningspunten waarmee u de stappen kunt herhalen en kunt merken wanneer iets er anders uitziet.

Noteer wat u doet als het scherm is veranderd

Apps en websites veranderen na verloop van tijd. Een knop kan ergens anders staan, een onderdeel kan een nieuwe naam krijgen of er kan een stap bijkomen. Als u verwacht dat uw persoonlijke handleiding altijd zonder aanpassingen blijft kloppen, kan de eerste verandering u onnodig onzeker maken.

Voeg daarom aan het einde van de handleiding een zin toe: ‘Als de stappen niet overeenkomen met wat ik op het scherm zie, ga ik niet geforceerd naar dezelfde optie zoeken. Eerst kijk ik of de dienst is veranderd.’

Daarna kunt u hulp vragen aan familie, de officiële uitleg raadplegen of een andere betrouwbare vorm van ondersteuning gebruiken. Pas de handleiding aan zodra duidelijk is wat er is veranderd. Een handleiding is een hulpmiddel, geen onveranderlijke regel.

Maak onderscheid tussen een fout in de stappen en een probleem met de dienst

Als iets niet werkt, ligt dat niet altijd aan uw stappenplan. De dienst kan tijdelijk niet beschikbaar zijn, uw internetverbinding kan wegvallen of uw apparaat kan anders reageren dan gewoonlijk.

Stel uzelf deze drie vragen voordat u dezelfde stappen steeds opnieuw probeert:

• Ben ik op de juiste website of in de juiste app?
• Werken mijn internetverbinding en apparaat normaal?
• Doet het probleem zich nog steeds voor als ik de dienst opnieuw open?

Blijft het probleem bestaan, dan is hulp vragen vaak verstandiger dan willekeurige opties uitproberen. Digitale vaardigheid betekent niet alleen dat u verder kunt gaan. Het betekent ook weten wanneer u moet stoppen.

Gebruik de handleiding om zelfstandiger te oefenen

Probeer de taak na het maken van de handleiding nog een keer zonder hulp. Houd de handleiding erbij, maar probeer de stappen niet uit uw hoofd te leren. Het doel is dat u ermee uw weg kunt vinden.

Noteer tijdens het oefenen:

• welke stap duidelijk was;
• waar u aarzelde;
• welk woord of pictogram u niet kon vinden;
• welke controle u meer vertrouwen gaf.

Maak de handleiding daarna korter of duidelijker. Als u de eerste drie stappen inmiddels vanzelf uitvoert, hoeft u die niet uitgebreid te beschrijven. De stap waarbij u vastliep, kunt u juist preciezer uitleggen.

Kies liever vijf bruikbare handleidingen dan één dik schrift

Als u alles gaat opschrijven, kan er een nieuw probleem ontstaan: de handleiding wordt zo uitgebreid dat u niets meer terugvindt. Maak daarom alleen een kleine verzameling voor taken die u echt gebruikt.

U kunt losse pagina’s of notities maken met titels als ‘Videogesprek’, ‘Foto in een bericht’, ‘Afspraak maken’, ‘Reisverbinding opzoeken’ en ‘Gewone online betaling’. Zet er alleen de benodigde stappen, controlepunten en stopregel in.

Loop af en toe na welke taken u nog gebruikt. Gooi een oude werkwijze weg of markeer die als verouderd, zodat ze u later niet in verwarring brengt.

Begin met een taak die u laatst door iemand anders liet doen

Weet u niet met welke handleiding u moet beginnen? Denk dan aan de laatste digitale taak waarvoor u een familielid belde omdat u de stappen niet meer wist.

Doe die taak de volgende keer samen. U klikt zelf, de ander legt uit en u noteert alleen de belangrijke stappen. Probeer de taak daarna nog een keer zelfstandig uit te voeren.

Zo blijft digitale vaardigheid geen abstract doel als ‘ik moet technologie beter leren begrijpen’. Het wordt één concrete handeling die u hebt kunnen vastleggen, begrijpen en de volgende keer zelfstandiger kunt herhalen.