Na początku wspólnego projektu podział zadań często tworzy się niemal sam. Osoba, która szybko znajduje rozwiązania, dostaje zadanie wymyślania pomysłów. Spokojny członek zespołu ma dbać o dobrą atmosferę, skrupulatny kolega sprawdzać szczegóły, a najbardziej aktywna osoba — organizować całość. Początkowo wydaje się to rozsądne. Problem pojawia się wtedy, gdy jednorazowy podział zmienia się w niepisaną zasadę.
Być może naprawdę dobrze radzisz sobie z określonym rodzajem pracy. Nie oznacza to jednak, że za każdym razem chcesz ją wykonywać, zawsze masz na nią siłę albo nie możesz nauczyć się czegoś nowego. Mocna strona powinna być możliwością, a nie obowiązkową rolą. Rozwój osobisty wymaga więc nie tylko świadomości, w czym jesteś dobry. Warto też wiedzieć, kiedy zaoferować tę umiejętność, kiedy uzupełnić ją innym wkładem i jak uzgodnić podział z pozostałymi osobami.
Oddziel umiejętności, zainteresowania i dostępną energię
Przy wyborze zadania warto rozdzielić trzy pytania. Co potrafisz? Odpowiedź mówi o dotychczasowych doświadczeniach. Co cię interesuje? To podpowiada, w jakim kierunku chcesz się rozwijać. Na co masz teraz zasoby? Liczą się czas, energia i pozostałe zobowiązania. Ta sama osoba może odpowiedzieć na każde z tych pytań inaczej.
Najpierw ustal, czego zespół potrzebuje na tym etapie
Zespół może potrzebować innego podejścia na początku projektu, a innego tuż przed oddaniem efektów pracy. Na starcie przydaje się otwieranie możliwości, później zawężenie wyboru, a na końcu — dopracowanie szczegółów. Zamiast pytać: „Kto jest u nas kreatywny?”, spróbujcie ustalić: Jaki konkretny problem musimy teraz rozwiązać?
Poniższe przykłady nie są typologią ludzi. Pokazują, jaki rodzaj wkładu może się przydać na różnych etapach wspólnej pracy.
| Sytuacja w zespole | Co może pomóc | Na co uważać |
|---|---|---|
| Nie wiadomo, w którą stronę iść | Ustalenie celu, ograniczeń i kryteriów powodzenia | Nie planujcie szczegółów, zanim uzgodnicie założenia |
| Brakuje dobrych możliwości | Zaproponowanie kilku różnych rozwiązań | Nie zbierajcie pomysłów bez końca |
| Wszyscy dyskutują, ale nic się nie dzieje | Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i pierwszego wykonalnego kroku | Nie mylcie pośpiechu z przemyślaną decyzją |
| Uczestnicy przestają się rozumieć | Wyjaśnienie stanowisk i rozdzielenie nierozstrzygniętych kwestii | Nie zostawiajcie jednej osobie całego ciężaru napięć |
| Efekt pracy jest prawie gotowy | Sprawdzenie błędów i zgodności z wymaganiami | Nie otwierajcie bez potrzeby całego projektu od nowa |
Zadaj trzy pytania, zanim przyjmiesz kolejne zadanie
Gdy ktoś proponuje ci określoną rolę, nie musisz od razu jej przyjmować ani odrzucać. Najpierw ustalcie, czego dokładnie się od ciebie oczekuje. Nazwy takie jak „koordynator”, „wsparcie kreatywne” czy „osoba do kontaktu” mogą oznaczać zupełnie inny zakres pracy w różnych zespołach.
- Jaki efekt mam dostarczyć? Lepiej ustalić konkretny rezultat niż zgodzić się na niejasne „dopilnuj atmosfery” albo „wymyśl coś dobrego”.
- Ile czasu i decyzji będzie wymagać ta rola? Sprawdź, czy masz tylko przedstawiać propozycje, czy także zatwierdzać, organizować i odpowiadać za termin.
- Co zrobimy, jeśli taki podział się nie sprawdzi? Uzgodnijcie możliwość zmiany, zanim powstaną oczekiwania, które trudno będzie później skorygować.
Jeśli zadanie jest wymagające, ale chcesz się go nauczyć, zaproponuj ograniczony zakres. Zamiast prowadzić całe spotkanie, możesz przygotować agendę i poprowadzić pierwsze piętnaście minut. Zamiast odpowiadać za całą komunikację, możesz przygotować jedną wiadomość i poprosić o informację zwrotną.
Gdy mocna strona staje się domyślnym obowiązkiem
Może dobrze łączysz ludzi. Z czasem inni zaczynają jednak oczekiwać, że będziesz rozwiązywać każde nieporozumienie, przypominać o wszystkich terminach i utrzymywać kontakt z każdym członkiem grupy. Albo jesteś skrupulatny, więc regularnie przypada ci poprawianie cudzych błędów. Twoja umiejętność jest cenna, ale podział obciążenia niekoniecznie jest sprawiedliwy.
Najpierw nazwij, która część zadania regularnie do ciebie trafia. Nie ograniczaj się do stwierdzenia, że masz za dużo pracy. Rozdziel przygotowanie, podejmowanie decyzji, wykonanie i późniejszą kontrolę. Wtedy łatwiej zaproponujesz konkretną zmianę.
Pomocne mogą być proste komunikaty: „Chętnie przygotuję propozycję, ale tym razem potrzebuję, żeby ktoś inny zatwierdził ją i skontaktował się z pozostałymi”. Albo: „Na początku mogę sprawdzić ryzyka, ale nie mam już możliwości koordynowania całej realizacji”. Takie zdanie nie podważa twoich umiejętności. Precyzuje zakres zobowiązania.
Każda mocna strona wymaga dopasowania do sytuacji
Umiejętności nie działają niezależnie od okoliczności. Dokładność może uchronić efekt pracy przed błędem, ale przy drobnej decyzji niepotrzebnie ją spowolnić. Szybkie działanie pomaga dotrzymać terminów, lecz bez kontroli może prowadzić do poprawiania gotowej już pracy. Nie chodzi o to, by tłumić swoje atuty. Warto rozpoznać, kiedy zwykle stosowana przez ciebie strategia przestaje wystarczać.
- Jeśli lubisz planować: ustal, kiedy masz już dość informacji, by podjąć decyzję. Plan ma ułatwiać działanie, a nie je zastępować.
- Jeśli masz dużo pomysłów: uzgodnijcie sposób ich wyboru. Pomysł nie staje się użyteczny tylko dlatego, że jest oryginalny.
- Jeśli szybko przechodzisz do realizacji: zarezerwuj chwilę na sprawdzenie założeń i odpowiedzialności. Nie wszystko, co można zacząć, warto zaczynać od razu.
- Jeśli naturalnie łączysz ludzi: odróżniaj wspieranie rozmowy od odpowiedzialności za samopoczucie każdego uczestnika.
- Jeśli dokładnie sprawdzasz szczegóły: oceniaj błędy pod kątem ich wagi. Kosmetyczna poprawka nie musi mieć takiego samego priorytetu jak nieścisłość merytoryczna.
- Jeśli potrafisz zachować spokój: sprawdzaj, czy dążenie do zgody nie sprawia, że pomijacie ważny sprzeciw, który warto nazwać.
Przykład zmiany podziału ról przy organizacji wydarzenia
Wyobraźmy sobie taką sytuację: czworo znajomych przygotowuje sąsiedzkie warsztaty. Lucia ma doświadczenie organizacyjne, więc automatycznie układa program, kontaktuje się z uczestnikami, przygotowuje materiały i odpowiada na pytania. Martin proponuje pomysły na aktywności, Petra sprawdza budżet, a Andrej zajmuje się lokalem. Po dwóch spotkaniach Lucia zauważa, że oprócz własnej części obsługuje także wszystkie drobne sprawy pozostałych.
Zamiast oznajmiać, że nie będzie już niczego organizować, proponuje nowy podział. Do piątku kończy program, kontakt z uczestnikami przejmuje Andrej, a materiały wspólnie przygotowują Martin i Petra. Lucia spróbuje poprowadzić jedną aktywność twórczą, która ją interesuje, choć wcześniej tego nie robiła.
Najpierw wypróbuj nową rolę w małym zakresie
Zmiana nie musi oznaczać, że każdy członek zespołu nauczy się robić wszystko. Rozsądniej zacząć od krótkiego przejęcia jednego fragmentu pracy, z jasno określonym zakresem i sposobem sprawdzenia efektu. Zespół zachowuje wtedy kontrolę nad odpowiedzialnością, a ty możesz wypróbować nowy sposób wnoszenia wkładu.
Możecie postępować w następujący sposób:
- Wybierz jedno zadanie, które zwykle wykonuje ktoś inny, a które cię interesuje.
- Ustalcie konkretny rezultat, zakres i termin, na przykład przygotowanie trzech pytań do dyskusji.
- Wyznaczcie osobę, która krótko skomentuje efekt, ale nie wykona po cichu zadania za ciebie.
- Po zakończeniu omówcie, co się udało, w czym potrzebowałeś pomocy i czy chcesz rozwijać tę umiejętność.
Uwzględnij w podziale zadań także niewidzialną pracę
Nie każda praca zespołowa kończy się widocznym rezultatem na liście zadań. Ktoś na bieżąco wyjaśnia nieporozumienia, przypomina ustalenia, pilnuje, by każdy miał przestrzeń do wypowiedzi, albo szuka brakujących odpowiedzi. Jeśli stale robi to ta sama osoba, jej wkład może pozostać niezauważony, choć poświęca na niego czas.
Przy kolejnym podziale zadań uwzględnijcie także obowiązki organizacyjne i komunikacyjne: kto zapisze ustalenia, roześle informacje, zbierze potwierdzenia i zorganizuje rozmowę w razie sporu. Nie powinny one automatycznie przypadać osobie najbardziej uważnej czy ugodowej.
Przy zmianie ról oceniaj efekt i koszt dla danej osoby
Nie oceniaj nowego doświadczenia wyłącznie przez pryzmat tego, czy było przyjemne. Niektóre pożyteczne działania początkowo wiążą się z niepewnością, bo dopiero się ich uczysz. Z kolei zadanie, które przychodzi ci z łatwością, może na dłuższą metę pochłaniać zbyt dużo energii. Po krótkiej próbie zadaj sobie trzy osobne pytania: Czy powstał potrzebny efekt? Czego się nauczyłem? Ile zasobów wymagała ta rola?
Proś o informację zwrotną dotyczącą konkretnego zachowania. Pytanie „Co pomogło nam podjąć decyzję?” przyniesie inną odpowiedź niż „Czy jestem dobrym liderem?”. Podobnie pytanie „W którym momencie straciłem rozeznanie?” może wskazać problem, który da się naprawić, bez oceniania całej osobowości.
Kiedy lepiej nie przekazywać roli dalej
Rotacja ról sama w sobie nie jest celem. W zadaniach, w których błąd może poważnie zagrozić bezpieczeństwu, naruszyć obowiązki prawne lub spowodować straty finansowe, trzeba uwzględnić wymagane kwalifikacje, kontrolę i jasno przypisaną odpowiedzialność. Możliwość nauki można stworzyć na przykład przez obserwację, przygotowanie materiałów albo pracę pod nadzorem, a nie przez nieuzgodnione przejęcie decyzyjności.
Szanuj również osobę, która po prostu nie chce wykonywać danego zadania. Rozwój osobisty nie oznacza obowiązku próbowania każdej roli. Ważne, by wybór wynikał z uzgodnień i możliwości, a nie z automatycznie przypisanej etykiety.
Jedno ustalenie na najbliższe spotkanie
Przed podziałem zadań poświęćcie kilka minut na omówienie trzech kwestii: co jest teraz najważniejsze, kto ma potrzebne doświadczenie i kto chce nauczyć się czegoś nowego. Przy każdym zadaniu określcie rezultat, osobę odpowiedzialną i termin ponownego sprawdzenia podziału.
Jeśli masz już swoją rolę, przed kolejnym automatycznym „tak” zadaj sobie pytanie: Czy przyjmuję to zadanie, bo teraz ma to sens, czy tylko dlatego, że wszyscy tego ode mnie oczekują? Odpowiedź może pomóc ci zdecydować, gdzie chcesz wykorzystać swoją mocną stronę, a gdzie zrobić miejsce na nowe doświadczenie.
