O dia está planeado, a primeira tarefa importante já está em curso e, de repente, surge uma reunião inesperada, um pedido de um cliente ou um problema que tem de ser resolvido ainda hoje. A reação mais simples é deixar tudo o resto de lado e avançar com a nova tarefa. Muitas vezes, porém, ao fim do dia há mais trabalho por terminar do que havia de manhã.
Quando surge uma tarefa inesperada, o mais importante não é trabalhar mais depressa. É decidir o que deve mudar no plano inicial e o que precisa de continuar protegido. Reorganizar o dia é, acima de tudo, uma decisão rápida sobre capacidade, não uma reformulação completa da agenda.
Comece por confirmar se a nova tarefa é mesmo urgente
Um pedido inesperado pode parecer urgente só por ter interrompido o plano. Isso não significa que tenha de ser tratado imediatamente. Antes de começar a mover blocos na agenda, confirme três aspetos: o prazo, as consequências de adiar e o tempo necessário.
- Prazo: o resultado tem de ficar pronto hoje ou basta começar hoje?
- Consequências: o que acontece concretamente se a tarefa for adiada duas horas ou para amanhã?
- Dimensão: trata-se de dez minutos, uma hora ou metade do dia de trabalho?
Estas perguntas podem mudar a forma como encara o pedido. «Preciso disto o mais depressa possível» pode, afinal, significar que há um prazo real ao fim do dia. Ou uma pequena correção pode revelar-se uma tarefa de duas horas, impossível de encaixar entre duas reuniões.
Separe o plano inicial em blocos fixos e flexíveis
Quando surge uma tarefa nova, não precisa de refazer o dia inteiro. Divida o plano existente em dois grupos. Os blocos fixos têm uma hora marcada ou um custo elevado de alteração. Os blocos flexíveis podem ser deslocados sem grandes consequências.
| Tipo de bloco | Exemplo | O que fazer perante uma alteração |
|---|---|---|
| Fixo | Reunião marcada com um cliente | Alterar apenas se for indispensável |
| Fixo | Entrega com prazo para hoje | Proteger o tempo necessário para a concluir |
| Flexível | Tarefas administrativas internas sem prazo fixo | Transferir para um bloco mais adequado |
| Flexível | Preparação de uma tarefa cujo prazo é dentro de alguns dias | Encurtar ou transferir conforme a prioridade |
Assim, a pergunta deixa de ser «o que vou cancelar hoje?» e passa a ser mais precisa: qual é a parte do plano que custa menos a transferir?
Não acrescente uma tarefa a uma agenda cheia sem retirar outra
Se o dia já está planeado para quase todo o horário de trabalho, uma nova tarefa de uma hora não passa a caber só por a acrescentar à lista. É preciso libertar uma hora de capacidade noutro ponto.
Por isso, perante uma tarefa inesperada que exija algum tempo, faça uma troca simples:
- Insira o novo bloco numa altura em que seja realmente possível executá-lo.
- Encontre um bloco de duração semelhante que possa transferir, encurtar ou atribuir a outra pessoa.
- Defina um novo prazo para a tarefa transferida, para que não se transforme numa obrigação sem data.
Se não retirar nada do plano, não criou uma nova agenda. Apenas acrescentou trabalho.
Decida com base na importância, não no que é mais fácil
Quando há demasiadas tarefas, é natural começar por aquela que parece mais rápida de concluir. Riscar itens curtos da lista dá uma sensação de progresso. Mas, se isso adiar trabalho com um prazo importante, aumenta o número de tarefas concluídas sem reduzir os riscos do dia.
Quando surgirem vários pedidos ao mesmo tempo, faça duas perguntas:
- O que terá as consequências mais graves se não for feito hoje?
- Que tarefas exigem a minha intervenção pessoal e quais podem ser feitas por outra pessoa?
Estas perguntas ajudam a separar o que é importante do que apenas chama a atenção. Algumas mensagens, chamadas ou tarefas administrativas podem parecer urgentes, embora adiá-las algumas horas não altere nada de fundamental.
Pondere resolver logo uma tarefa curta
Nem todos os pedidos novos precisam de um bloco próprio na agenda. Se a tarefa for mesmo breve e adiá-la criar trabalho adicional de coordenação, pode ser mais prático resolvê-la de imediato.
Tenha, no entanto, cuidado com a sucessão de tarefas «de apenas cinco minutos». Cinco pedidos pequenos podem desfazer um bloco inteiro de trabalho concentrado. Convém distinguir uma tarefa pontual de um fluxo contínuo de pequenas solicitações.
Se estas tarefas se acumularem, reserve um bloco administrativo conjunto. Em vez de mudar constantemente de tarefa, trata delas de uma só vez e reduz as interrupções nos períodos dedicados ao trabalho principal.
Delegar não é passar o problema a outra pessoa
Quando o tempo escasseia, delegar pode libertar capacidade, mas só se a tarefa for adequada para ser transferida. Se passar metade do tempo a explicar, verificar e corrigir, a poupança pode ser pequena.
Antes de delegar, confirme:
- Competências: a outra pessoa tem as informações e a autoridade necessárias para concluir a tarefa?
- Âmbito: consegue explicar com clareza qual deve ser o resultado?
- Prazo: está claro quando a tarefa tem de ficar concluída?
- Verificação: é necessário rever o resultado antes da entrega?
Nem sempre é preciso delegar a tarefa inteira. Pode atribuir a recolha de informações, a verificação de dados ou a parte administrativa e ficar apenas com a decisão que exige a sua responsabilidade.
Proteja uma tarefa prioritária do dia
Com alterações inesperadas, o dia pode transformar-se numa sequência de reações. Ao fim do dia, pode perceber que respondeu a muitos pedidos de outras pessoas, mas não avançou no seu próprio trabalho importante.
Uma regra simples pode ajudar: mesmo depois de reorganizar a agenda, mantenha pelo menos um bloco para a tarefa mais importante do plano inicial. Esse bloco não tem de ter a duração prevista de manhã. Se tinha planeado duas horas, talvez consiga reservar apenas 45 minutos para a parte mais importante.
Esta regra não é absoluta. Perante uma verdadeira crise, o dia inteiro pode ter de ser dedicado ao novo problema. Nas alterações habituais de trabalho, porém, ajuda a evitar que qualquer interrupção apague automaticamente as suas prioridades.
Não empurre automaticamente a tarefa inesperada para o fim do dia
Uma forma comum de «resolver» a sobrecarga é prolongar o horário de trabalho. Acrescenta o novo pedido durante a manhã e transfere o trabalho original para depois do expediente. Pode ser necessário pontualmente, mas, como prática habitual, apenas esconde a falta de capacidade.
Se as novas tarefas forem regularmente resolvidas à custa do tempo livre, o problema pode não ser a sua disciplina pessoal. Pode dever-se a um plano demasiado cheio, a prazos irrealistas, a uma divisão pouco clara de responsabilidades ou a um ambiente em que tudo é tratado como urgente.
Exemplo de reorganização de um dia de trabalho
Imagine que de manhã tem de preparar uma proposta de preços, às onze tem uma reunião e, à tarde, precisa de concluir os materiais de um projeto com prazo para o dia seguinte. Às nove, recebe um pedido para uma reunião interna de uma hora, ainda nesse dia.
Em vez de aceitar imediatamente o horário proposto, pode proceder assim:
- Confirme o prazo: a reunião tem de acontecer hoje, mas não necessariamente durante a manhã.
- Verifique os blocos fixos: mantenha a reunião com o cliente das onze sem alterações.
- Proteja o trabalho essencial: a proposta de preços tem de ser enviada hoje, por isso mantenha o bloco da manhã para a preparar.
- Identifique uma parte flexível: transfira para a manhã seguinte uma parte da preparação do projeto, cujo prazo só termina no dia seguinte.
- Insira a nova reunião: marque-a no bloco da tarde que ficou disponível.
- Atualize o plano do dia seguinte: marque a preparação transferida para uma hora concreta, em vez de a deixar numa lista indefinida.
O resultado não é a preservação perfeita do plano inicial. É um novo plano realista, em que cada tarefa importante tem o seu lugar.
A margem de tempo só funciona se não a ocupar antecipadamente
Se o seu dia de trabalho muda com frequência, planear cada hora com antecedência pode ser pouco prático. Uma pequena margem permite absorver alterações habituais sem ter de reorganizar metade da agenda sempre que algo muda.
Essa margem não tem de corresponder a um único bloco grande e vazio. Pode resultar de pequenos intervalos entre tarefas exigentes, de não ocupar toda a capacidade com trabalho administrativo ou de manter um bloco semanal menos preenchido.
O importante é que a margem continue disponível. Se a preencher antecipadamente com mais tarefas só porque a agenda parece livre, deixará de ter espaço para ajustar o plano quando surgir a primeira alteração.
Se o plano se desfaz todos os dias, não culpe apenas a agenda
Uma tarefa inesperada de vez em quando é normal. Mas, se a maioria dos dias acaba por ser muito diferente do que previa de manhã, vale a pena procurar a causa. Talvez planeie sistematicamente mais do que consegue fazer, subestime a duração das tarefas ou trabalhe num ambiente com muitas solicitações operacionais.
Durante alguns dias, pode registar brevemente:
- quantas tarefas inesperadas surgiram;
- quanto tempo levaram realmente;
- que atividades planeadas tiveram de ser transferidas;
- se os pedidos eram verdadeiramente urgentes;
- que situações poderiam ter sido evitadas com uma melhor partilha de informações ou um planeamento mais eficaz.
Este registo ajuda a perceber se precisa de reorganizar melhor o dia, reservar mais margem ou alterar o próprio volume de trabalho.
Um procedimento rápido para a próxima tarefa inesperada
Quando surgir um novo pedido na sua agenda, não precisa de reconstruir o dia inteiro desde o início. Basta seguir alguns passos:
- Confirme o prazo real e o âmbito da nova tarefa.
- Identifique os blocos fixos e flexíveis do dia.
- Se acrescentar um novo bloco, decida o que sai do plano.
- Comece por transferir as tarefas cujo adiamento tem menor custo.
- Pondere delegar ou reduzir o âmbito do trabalho.
- Proteja pelo menos uma prioridade inicial importante, se a situação o permitir.
- Atribua uma hora concreta às tarefas transferidas.
Planear bem não significa cumprir o horário inicial a qualquer preço. Na prática, também é essencial saber alterar o plano sem deixar que uma única tarefa inesperada transforme o resto do dia num caos.
