O dia pode estar cheio de trabalho e, ainda assim, terminar com a sensação desagradável de que nada ficou realmente concluído. Um documento aberto, um e-mail por terminar, três tarefas nas notas, outras duas na cabeça e novos pedidos que continuam a chegar. O problema pode não ser falta de disciplina. Muitas vezes, é haver demasiadas coisas em andamento ao mesmo tempo.
Quando está sempre a alternar entre tarefas, aumenta o número de vezes que precisa de retomar o trabalho, recuperar o contexto e tomar pequenas decisões. Pode trabalhar intensamente, mas gastar grande parte da energia a gerir várias tarefas ainda abertas. Uma resposta prática talvez não seja trabalhar mais depressa, mas reduzir deliberadamente o número de tarefas em que está a trabalhar ativamente.
Ter tarefas em andamento não é o mesmo que progredir
Começar uma tarefa nova costuma ser mais fácil do que terminar uma tarefa difícil ou desagradável. Além disso, começar algo dá uma sensação de movimento. Mas, quando tem tarefas a mais em aberto, cada uma consome uma parte da sua atenção e memória. Ao voltar a uma delas, precisa de se lembrar de onde ficou, do que já foi decidido e de qual é o passo seguinte.
Por isso, pode ser útil acompanhar não apenas o número de tarefas na lista, mas também quantas estão a receber a sua atenção neste momento. Ter dez tarefas em espera não tem de ser um problema se estiver realmente a trabalhar em duas. A dificuldade surge quando as dez estão no estado «já comecei e devia continuar».
Comece por definir três estados de trabalho
Muitos sistemas de trabalho falham porque todas as tarefas parecem iguais. Uma é apenas uma ideia, outra depende da resposta de um colega, uma terceira é urgente para hoje e uma quarta está a meio. Se mantiver tudo na mesma lista, terá de decidir continuamente o que significa «agora».
Uma abordagem mais prática é dividir o trabalho em pelo menos três estados:
- Em espera: a tarefa existe, mas não está a ser trabalhada neste momento.
- Em andamento: a tarefa está ativa e deve receber atenção em breve.
- Concluída: a tarefa foi terminada ou entregue e já não requer a sua atenção.
Esta divisão reduz a pressão de tentar resolver tudo ao mesmo tempo. O mais importante é manter pequena a coluna «Em andamento». Se tiver sete ou dez itens, o sistema deixa de cumprir a sua função.
Defina um limite para as tarefas em andamento
Não precisa de encontrar um número universalmente certo. Para algumas pessoas, duas tarefas ativas são suficientes; para outras, três ou quatro. Isso depende do tipo de trabalho e de ser necessário alternar entre tarefas enquanto aguarda uma resposta ou o processamento de algo.
O importante é estabelecer um limite máximo concreto. Quando o atingir, não comece automaticamente uma nova tarefa. Primeiro, decida se vai concluir uma das que já estão em andamento, colocar alguma em pausa ou alterar deliberadamente as prioridades.
| Situação | Reação automática | Abordagem mais sustentável |
|---|---|---|
| Surge um novo pedido | Começo a tratá-lo imediatamente | Decido primeiro se vai substituir alguma das tarefas ativas |
| Uma tarefa torna-se mais complicada | Abro outra tarefa | Decido se vou terminá-la, dividi-la ou colocá-la deliberadamente em pausa |
| Estou à espera de uma resposta | Deixo a tarefa como ativa | Passo-a para o estado de espera e liberto espaço |
| Tenho muitas tarefas pequenas | Alterno entre elas | Agrupo-as num único bloco ou escolho apenas as mais importantes |
O limite só funciona se também o respeitar quando surgem pedidos urgentes. Se uma tarefa nova tiver de passar à frente, outra das tarefas atuais tem de ser adiada. Assim, terá uma visão mais realista da sua capacidade de trabalho.
Divida os objetivos grandes em etapas que possa concluir
Algumas tarefas ficam em andamento durante semanas porque são demasiado grandes e vagas. «Preparar uma apresentação», «criar um novo site» ou «melhorar um processo» dificilmente se concluem numa única sessão de trabalho. Por isso, continuam a regressar à lista de tarefas ativas e dão a sensação de que nada avança.
Divida-as em partes menores, cada uma com um resultado claro. Em vez de «preparar uma apresentação», o primeiro passo pode ser «escolher três pontos principais», seguido de «criar um plano» e, depois, «preparar a primeira versão dos diapositivos».
Cada tarefa ativa deve ter um ponto de conclusão visível. Se não conseguir identificá-lo, é provável que tenha um projeto pela frente, e não uma única tarefa.
Proteja a sua capacidade do excesso de informação
Nem tudo o que fica em andamento é uma tarefa de trabalho. Uma quantidade excessiva de artigos, vídeos, mensagens, documentos e notas a que pretende voltar mais tarde pode produzir o mesmo efeito. Cada item pode criar a sensação de que ainda há algo por analisar.
Ao lidar com informação, é útil separar a recolha do processamento. Se encontrar um material que possa ser útil, não precisa de o ler logo até ao fim. Guarde-o num único local e consulte-o numa altura definida. Também é importante apagar regularmente o que já não parece necessário.
Perante cada nova fonte, experimente fazer uma pergunta simples: O que vou fazer concretamente com esta informação? Se não souber responder, talvez não precise dela neste momento.
Não confunda prioridade com sensação de urgência
As mensagens novas e os problemas inesperados atraem naturalmente a atenção. Mas nem tudo o que aparece agora é mais importante do que a tarefa que já escolheu. Se cada novo pedido interromper automaticamente o trabalho em curso, o sistema depressa deixa de funcionar.
Pode ser útil aplicar este filtro simples:
- Tem mesmo de ser tratado hoje? Se não, coloque-o na lista de espera.
- Tem mesmo de ser tratado por si, agora? Se não, delegar ou pedir uma opinião pode ajudar.
- Se começar esta tarefa, o que vai colocar em pausa deliberadamente? Qualquer mudança real de prioridade deve ter uma consequência.
Esta abordagem não será útil em todas as profissões. Algumas funções envolvem interrupções frequentes e exigem respostas imediatas. Ainda assim, pode ser útil distinguir um acontecimento realmente urgente de um pedido que simplesmente chegou por último.
Identifique onde as tarefas ficam bloqueadas
Se tem muitas tarefas em andamento repetidamente, o problema pode não estar apenas na sua organização pessoal. As causas podem incluir instruções pouco claras, mudanças frequentes de prioridades, decisões em falta ou a necessidade de obter aprovação de outra pessoa para cada tarefa.
Por isso, reveja as tarefas em andamento uma vez por semana e pergunte a si próprio: Porque é que esta tarefa ainda não está concluída? A resposta pode mostrar que precisa de decisões mais claras, instruções melhores, mais colaboração ou uma carga de trabalho mais realista.
- Falta uma decisão: identifique quem a deve tomar e até quando.
- Falta informação: passe a tarefa para o estado de espera, em vez de a manter ativa.
- A tarefa é demasiado grande: divida-a num resultado menor.
- A tarefa deixou de ser relevante: pondere cancelá-la em vez de continuar a adiá-la.
Como perceber que já não se trata apenas de produtividade
Limitar o número de tarefas em andamento pode reduzir o caos e ajudar algumas pessoas a gerir melhor a energia e a atenção. Contudo, não é uma solução para todas as situações. Se o esgotamento prolongado, as dificuldades de concentração, uma quebra significativa no seu funcionamento ou o stress persistirem mesmo depois de reduzir a carga de trabalho, é importante levá-los a sério.
Nesse caso, não basta melhorar a lista de tarefas. Pode ser necessário abordar as condições de trabalho, o nível de responsabilidade ou a comunicação com a chefia, ou procurar apoio profissional. Este artigo não deve ser entendido como um método para diagnosticar ou tratar o esgotamento, mas como um sistema prático para reduzir a sobrecarga de trabalho desnecessária.
Um plano simples para o próximo dia de trabalho
Não precisa de mudar todo o seu sistema de uma só vez. Para começar, basta fazer uma pequena experiência:
- Anote tudo o que tem em aberto.
- Escolha no máximo três tarefas ativas.
- Passe deliberadamente as restantes para o estado de espera.
- Defina o próximo passo concluível para cada tarefa ativa.
- Só acrescente uma nova tarefa depois de concluir ou colocar outra em pausa.
- No fim do dia, verifique se tem menos tarefas em andamento do que de manhã.
O objetivo não é ter uma lista vazia. Mais importante é saber em que está a trabalhar, o que decidiu deixar em espera e o que está realmente concluído. Esta clareza pode reduzir a sensação de estar sempre a correr atrás do trabalho e ajudar a criar um ritmo mais sustentável do que tentar dar conta de tudo ao mesmo tempo.
