En kollega föreslår att du kortar ner en arbetsinstruktion, medan en annan vill lägga till fler detaljerade exempel. Efter varje ändring kommer nya synpunkter, och du vet inte längre vem du ska lyssna på. Innan du börjar arbeta med nästa version kan du ta reda på vilket problem var och en försöker lösa med sin feedback.
Vid motstridiga synpunkter hjälper det att utgå från ett gemensamt syfte och tydliga besluts kriterier. Du behöver veta vem resultatet är till för, vad det ska hjälpa personen att göra och vem som fattar beslut när frågor förblir olösta. Följande arbetssätt fungerar för en text, en presentation, ett förslag till rutin eller annat material som flera personer ska tycka till om.
Kontrollera att alla bedömer samma sak
Börja med att stämma av förutsättningarna. En person kanske har läst en äldre version, en annan föreställer sig en annan användare och en tredje bedömer ett färdigt material trots att du bara har skickat en disposition. Skillnaderna i kommentarerna kan alltså bero på att personerna utgår från olika uppdrag.
Innan du gör fler ändringar bör du därför klargöra:
- Version och omfattning: Kommenterar alla samma dokument och samma avsnitt?
- Syfte och läsare: Ska materialet hjälpa en erfaren kollega att snabbt hitta en uppgift, eller hjälpa en nybörjare att förstå hela arbetsgången?
- Arbetsfas: Behöver ni bedöma den övergripande riktningen, sakuppgifterna eller bara finslipa formuleringarna?
Du kan fråga: ”När du föreslår att vi kortar ner, tänker du på att en ny kollega också ska använda instruktionen?” Om du upptäcker att ni utgår från olika saker, dela den gemensamma bakgrunden med alla som ger feedback. Innan du bedömer synpunkterna som oförenliga bör du ge alla möjlighet att ta ställning till samma uppdrag.
Ta reda på vilket problem förslaget ska lösa
En synpunkt kan presenteras som en färdig lösning: lägg till en graf, ta bort ett stycke eller ändra ordningen. Men du behöver först förstå vad personen upplevde som svårt. Ett önskemål om en graf kan till exempel bero på att det är svårt att överblicka uppgifterna. Då blir det lättare att diskutera möjliga ändringar på ett konkret sätt.
Ställ en fråga som hjälper dig att precisera kommentaren:
| Synpunkt | Fråga som hjälper dig att precisera den |
|---|---|
| ”Korta ner det.” | ”Vilken del gör det svårt att snabbt hitta det du behöver?” |
| ”Lägg till fler exempel.” | ”Vid vilket steg skulle du ha svårt att gå vidare utan ett exempel?” |
| ”Använd en graf.” | ”Vad behöver du jämföra eller läsa ut ur uppgifterna?” |
| ”Ändra ordningen på punkterna.” | ”Vilken information behöver läsaren få först, och varför?” |
Kontrollera att du har förstått svaret: ”Jag uppfattar det som att du behöver hitta det första steget snabbare. Stämmer det?” Den andra personen kan bekräfta eller rätta din tolkning. Ta reda på skälet till synpunkten direkt; det behöver inte vara det du först trodde att personen menade.
Klargör vilka krav resultatet ska uppfylla
Jämför synpunkterna med uppdraget. Om någon påpekar att en uppgift är felaktig, kontrollera den mot tillgängligt underlag och rätta till felet. Om det finns ett krav i uppdraget, kontrollera att materialet uppfyller det. När någon föreslår en ändring av stil eller struktur kan du fråga vilken nytta den ska ge den avsedda användaren.
Det kan hjälpa att formulera en kort mening som du återkommer till när du bedömer förslagen: ”En ny kollega ska med hjälp av instruktionen förstå vad som ska förberedas och vem det ska lämnas till.” Då kan du granska konkreta frågor: saknas namnet på den ansvariga personen, ordningen på stegen eller ett exempel på vilket underlag som behövs?
Ta också hänsyn till hur vana personerna är vid uppgiften. En kollega som använder rutinen dagligen kan visa på ett praktiskt hinder. En ny person kan i stället peka ut sådant som är svårt att förstå utan tidigare erfarenhet. Be om konkreta exempel och jämför dem med materialets syfte.
Klargör också vem som godkänner slutresultatet. En expertbedömning, användarerfarenhet och beställarens beslut kan ha olika roller i processen. Om det är oklart vilket mandat du har bör du ta reda på det innan du lovar att genomföra alla önskade ändringar.
Testa en lösning som möter olika behov
Exempel: Du tar fram en intern instruktion för överlämning av en pågående arbetsuppgift. En erfaren kollega vill ha en kort checklista eftersom hen känner till sammanhanget och bara behöver kontrollera att inget har missats. En ny kollega efterfrågar exempel eftersom de korta punkterna inte visar vad som ska förberedas.
När du har preciserat behoven kan du föreslå en kort checklista i början, följd av förklaringar och exempel. Ta först fram ett utkast till en enda del. Då kan du kontrollera om strukturen fungerar för båda användarna innan du skriver om hela materialet.
Be den erfarna kollegan att använda utkastet för att se vad som ska kontrolleras före överlämningen. Fråga den nya kollegan vad hen skulle förbereda och vem hen skulle skicka det till. Svaren visar vilka delar som fortfarande behöver justeras. Båda utgår från samma version, men prövar den utifrån sina respektive uppgifter.
Om ett gemensamt material ändå blir svåröverskådligt kan du föreslå en separat kort översikt och en mer utförlig instruktion för beställaren. Tänk då på vem som ska hålla dem uppdaterade. Två versioner innebär också att framtida ändringar måste föras in i båda.
Be om ett beslut när motsättningen kvarstår
Vissa önskemål går inte att uppfylla inom de givna ramarna. Om en detaljerad förklaring inte ryms på den begärda sidan och det inte går att ta fram kompletterande material behöver ni bestämma vad som ska prioriteras. Att fortsätta korta ner texten ord för ord löser inte nödvändigtvis de olika förväntningarna.
Ge den som kan fatta beslut en kort sammanställning:
- Beskriv motsättningen. ”Vi ska hålla oss till en sida och samtidigt förklara varje steg så att en nybörjare kan följa instruktionen.”
- Visa alternativen och följderna. ”En kort version kräver en genomgång från en kollega. En utförlig version överskrider den överenskomna omfattningen.”
- Be om en prioritering. ”Vilket användningsområde är viktigast för den här versionen?”
Om flera personer behöver fatta beslutet kan du föreslå en kort gemensam avstämning. Du kan rekommendera ett alternativ och förklara varför. Då undviker du att lova var och en en ändring som motsäger någon annans krav.
Medan du väntar på beslutet kan du fortsätta med sådant som inte påverkas, till exempel att rätta verifierade fel. För den omdiskuterade delen bör du tydligt säga vad som behöver bekräftas och hur väntan påverkar tidsplanen.
Avsluta återkopplingen med nästa steg
När ni har valt ett alternativ berättar du för dem som gett feedback hur du hanterar deras synpunkter. Beskriv vad du tar med, vad du fortfarande ska kontrollera och vilka förslag som inte ryms i den här versionen. För viktiga beslut kan du kort förklara hur de hänger ihop med uppdraget.
Om beslutet bara är ett förslag ska du säga det tydligt. Be uttryckligen om det godkännande som behövs. Gör på samma sätt om ett nytt önskemål senare förändrar arbetets syfte, omfattning eller tidsplan.
När du lämnar över nästa version kan du ställa en fråga om en specifik punkt: ”Framgår det nu av instruktionen vad som ska förberedas och vem uppgiften ska lämnas till?” Påminn om vilka beslut ni redan har fattat och vad som fortfarande diskuteras. Rätta verifierade fel även i det här skedet. Bedöm nya förslag om utökning tillsammans med nyttan och konsekvenserna för omfattningen.
När arbetet är avslutat kan du anteckna vad som hjälpte dig att fatta beslut. Var det ett konkret exempel från en användare, ett förtydligande av uppdraget eller ett test av en del av förslaget? Då vet du inför nästa projekt vilken bakgrund du ska ge och vad du ska fråga dem som ger feedback redan när du ber om synpunkter första gången.
