Um colega recomenda encurtar um guia de trabalho, enquanto outro quer acrescentar exemplos detalhados. Cada revisão traz novos comentários e, a certa altura, já não sabe que orientação seguir. Antes de preparar outra versão, procure perceber que problema cada pessoa pretende resolver com a sua sugestão.
Perante feedback contraditório, pode ajudar ter um objetivo comum e critérios claros para decidir. É importante saber a quem se destina o resultado, que objetivo deve cumprir e quem decidirá as questões por resolver. O processo seguinte pode ser aplicado a um texto de trabalho, uma apresentação, uma proposta de procedimento ou outro material sujeito à avaliação de várias pessoas.
Confirme se todos estão a avaliar a mesma coisa
Comece por confirmar as circunstâncias básicas. Uma pessoa pode ter lido uma versão anterior, outra pode estar a pensar num utilizador diferente e uma terceira pode estar a avaliar o material final, quando até agora só recebeu um esboço. Os comentários podem divergir porque cada pessoa está a imaginar um pedido diferente.
Antes de fazer novas alterações, esclareça:
- Versão e âmbito: Todos estão a comentar o mesmo documento e a mesma secção?
- Objetivo e leitor: O material deve ajudar um colega experiente a encontrar rapidamente uma informação ou permitir que um principiante compreenda todo o procedimento?
- Fase do trabalho: Pretende-se avaliar a orientação geral, a exatidão do conteúdo ou apenas aperfeiçoar a redação?
Pode perguntar: «Quando recomenda que encurte o texto, está a contar com o facto de este guia também vir a ser usado por um novo colega?» Se descobrir que há perspetivas diferentes, partilhe o contexto com todas as pessoas que estão a avaliar o material. Antes de considerar os comentários incompatíveis, dê-lhes a oportunidade de reagir ao mesmo pedido.
Pergunte que problema está por trás da alteração proposta
Um comentário pode apresentar diretamente uma solução: acrescentar um gráfico, eliminar um parágrafo ou mudar a ordem. Mas primeiro precisa de perceber o que incomodou a pessoa. Por exemplo, o pedido de um gráfico pode dever-se à dificuldade em interpretar os dados. A partir daí, é possível conversar de forma mais concreta sobre como alterar o material.
Para esclarecer o comentário, adapte a pergunta ao tipo de sugestão:
| Comentário | Pergunta para o esclarecer |
|---|---|
| «Encurte isto.» | «Que parte dificulta encontrar rapidamente o que precisa?» |
| «Acrescente mais exemplos.» | «Em que passo não conseguiria avançar sem um exemplo?» |
| «Use um gráfico.» | «O que precisa de comparar ou identificar nos dados?» |
| «Mude a ordem dos pontos.» | «Que informação precisa o leitor de conhecer primeiro e porquê?» |
Depois de ouvir a resposta, confirme se compreendeu: «Então, precisa de encontrar o primeiro passo mais depressa. É isso?» A outra pessoa pode confirmar ou corrigir a sua interpretação. Confirme diretamente o motivo do comentário: pode não corresponder àquilo que deduziu à primeira.
Clarifique os requisitos que o resultado deve cumprir
Compare os comentários com o pedido inicial. Se alguém assinalar um dado incorreto, confirme-o com base na informação disponível e corrija-o. Se o pedido incluir um requisito, verifique se o material o cumpre. Quando a sugestão diz respeito ao estilo ou à organização, pergunte que benefício deverá trazer ao utilizador a que se destina.
Pode ser útil formular uma frase breve a que possa voltar ao avaliar as propostas: «Com base no guia, um novo colega deve saber o que preparar e a quem entregar.» Assim, consegue analisar questões concretas: falta indicar a pessoa responsável, a ordem dos passos ou um exemplo dos materiais necessários?
Tenha também em conta a experiência de cada pessoa com a tarefa. Um colega que utiliza o procedimento todos os dias pode apontar um obstáculo prático. Já uma pessoa nova pode identificar uma passagem que não compreende sem experiência prévia. Peça exemplos concretos e compare-os com o objetivo do material.
Esclareça também quem aprova o resultado final. O comentário técnico, a experiência de quem vai usar o material e a decisão de quem fez o pedido podem ter funções diferentes no processo. Se não souber qual é a sua margem de decisão, confirme-a antes de se comprometer a fazer todas as alterações pedidas.
Experimente uma solução para necessidades diferentes
Situação ilustrativa: Está a preparar um guia interno para a passagem de uma tarefa em curso. Um colega experiente prefere uma lista breve, pois conhece o contexto e só precisa de confirmar que não se esqueceu de nada. Uma nova colega pede exemplos porque não consegue perceber, a partir de pontos concisos, o que deve preparar.
Depois de esclarecer as necessidades, pode propor uma lista de verificação breve no início e explicações com exemplos a seguir. Prepare primeiro apenas uma amostra de uma secção. Assim, poderá confirmar se a organização proposta funciona para ambos antes de reescrever uma parte extensa do material.
Peça ao colega experiente que identifique, na amostra, o que deve verificar antes de entregar a tarefa. Pergunte à nova colega o que prepararia com base no guia e a quem enviaria o material. As respostas vão mostrar que pontos concretos ainda precisam de ser revistos. Ambos estarão a trabalhar com a mesma versão, cada um a partir da sua tarefa.
Se um único material continuar a ser pouco claro, pode propor à pessoa responsável um resumo conciso e um guia mais detalhado. Tenha em conta quem ficará encarregado de os manter atualizados. Duas versões também significam que futuras alterações terão de ser refletidas em ambas.
Peça uma decisão quando o desacordo persistir
Nem sempre é possível cumprir todos os pedidos dentro do âmbito definido. Se as explicações detalhadas não couberem na página prevista e não for possível criar material complementar, será necessário estabelecer prioridades. Continuar a cortar palavras, uma a uma, pode não resolver expectativas diferentes.
Prepare um resumo breve para a pessoa que pode decidir:
- Identifique o conflito. «Temos de respeitar o limite de uma página e, ao mesmo tempo, explicar cada passo para que uma pessoa principiante consiga seguir o procedimento.»
- Apresente as opções e as consequências. «A versão breve exigirá uma explicação inicial de um colega. A versão detalhada ultrapassará o limite acordado.»
- Peça que seja definida a prioridade. «Que utilização deve ser determinante nesta versão?»
Se a decisão depender de várias pessoas, proponha uma breve conversa para a esclarecer. Pode recomendar uma opção e explicar o motivo. Assim, evita comprometer-se separadamente com alterações que satisfaçam uma pessoa, mas contrariem o pedido de outra.
Enquanto aguarda uma decisão, pode avançar com as partes que não dependem dela, como corrigir imprecisões já confirmadas. Quanto à secção em discussão, indique o que precisa de ser aprovado e de que forma a espera afeta o prazo de conclusão.
Feche os comentários explicando os próximos passos
Depois de escolhida uma opção, informe as pessoas que avaliaram o material sobre o destino das suas sugestões. Indique o que vai incorporar, o que ainda precisa de confirmar e que propostas não farão parte desta versão. Nas decisões importantes, acrescente uma breve justificação ligada ao pedido inicial.
Se a decisão ainda for apenas uma proposta, deixe isso claro. Peça expressamente a aprovação necessária. Faça o mesmo se surgir mais tarde um novo pedido que altere o objetivo, o âmbito ou o prazo do trabalho.
Ao enviar a versão seguinte, faça uma pergunta sobre um ponto concreto: «Com este guia, já está claro o que preparar e a quem entregar a tarefa?» Recorde as decisões que já foram acordadas e indique o que continua em avaliação. Corrija também os erros confirmados nesta fase; analise as novas propostas de expansão juntamente com o benefício que podem trazer e o impacto no âmbito.
Depois de concluir o trabalho, pode registar o que ajudou a tomar uma decisão: foi um exemplo concreto de utilização, o esclarecimento do pedido ou a validação de uma parte da proposta? No projeto seguinte, saberá melhor que contexto fornecer e o que perguntar a quem avalia o material logo no primeiro pedido de feedback.
