De manhã, tem de terminar uma apresentação; à hora de almoço, entregar materiais a um cliente; e, durante a tarde, resolver uma tarefa que acabou de se tornar urgente. Todos esperam resultados dentro do prazo. Mas já percebeu que, com o tempo disponível, não conseguirá concluir tudo com qualidade. Numa situação destas, o maior problema pode não ser o stress em si, mas adiar a conversa sobre o que é realmente possível.
Comunicar que está sobrecarregado não significa admitir incapacidade. Significa partilhar uma informação essencial para que as outras pessoas possam decidir com critério a ordem das tarefas, o âmbito do trabalho ou os prazos. O mais importante é avisar com antecedência, explicar a limitação concreta e apresentar alternativas, em vez de se limitar a dizer que tem muito trabalho.
Comece por confirmar se os prazos são mesmo incompatíveis
Quando surgem vários pedidos ao mesmo tempo, todos podem parecer igualmente urgentes. Antes de pedir ajuda, faça um levantamento, ainda que aproximado, dos compromissos em aberto. O número de tarefas não chega para perceber a situação: uma pode demorar vinte minutos, outra dois dias e uma terceira pode nem sequer avançar sem informações de um colega.
Analise o trabalho pendente e registe quatro dados para cada tarefa:
- Resultado: o que tem de ficar concluído, e não apenas o nome do projeto.
- Próximo prazo efetivo: quando é que o resultado tem de estar disponível e quem está à espera dele.
- Esforço em falta: quanto tempo de trabalho concentrado ainda será necessário, incluindo a revisão.
- Dependências: que tarefas aguardam informações de outra pessoa ou uma decisão que não pode tomar sozinho.
As estimativas não têm de ser exatas ao minuto. Servem para mostrar a diferença entre a capacidade disponível e o volume de trabalho esperado. Se até amanhã tem seis horas de trabalho realmente disponíveis, mas as tarefas exigem, segundo uma estimativa razoável, dez horas, acelerar ainda mais não é um plano fiável.
Distinga a urgência das consequências de um atraso
A palavra «urgente» não define, por si só, a ordem das tarefas. Dois pedidos podem receber a mesma classificação, mas o atraso de cada um pode ter consequências diferentes. Para decidir, procure saber o que acontece se a entrega for feita um dia mais tarde, se outra equipa depende dela e se existe uma versão parcial segura.
Por exemplo, um documento técnico necessário para uma instalação no dia seguinte pode ter um prazo mais rígido do que uma apresentação interna que a direção só tenciona consultar no final da semana. Por outro lado, uma pequena correção num documento pode não ser prioritária se, para a fazer, tiver de adiar uma verificação de dados indispensável. O que importa é o custo do atraso, não o volume da exigência.
Se não conhece as consequências, não trate a sua própria estimativa como um facto. Pergunte a quem fez o pedido quem vai utilizar o resultado e qual é o prazo verdadeiramente inadiável. Essa informação permite-lhe propor uma solução razoável, em vez de simplesmente tentar trabalhar mais depressa.
Como dizer ao seu responsável que a capacidade não chega
Inicie a conversa antes de falhar o prazo. Se esperar até à última hora, haverá menos margem para redistribuir o trabalho, alterar o âmbito ou informar o cliente. Avisar com antecedência é útil mesmo que ainda não tenha uma alternativa perfeita.
Uma comunicação eficaz inclui a situação, as consequências e a decisão de que precisa. Por exemplo: «Tenho duas entregas confirmadas para quarta-feira. Com a nova tarefa, estimo que não conseguirei concluir as três com a qualidade acordada. A primeira está pronta para revisão, a segunda ainda precisa de cerca de quatro horas e a nova, de pelo menos três. Precisamos de decidir qual é prioritária ou de ajustar o âmbito.»
Se tiver autonomia para alterar a ordem das tarefas, apresente a sua proposta e confirme que não está a ignorar alguma dependência importante.
O que evitar na primeira frase
Dizer «Isso não dá» pode encerrar a conversa antes de se considerarem alternativas. Já «Faço tudo, de alguma maneira há de correr bem» cria uma promessa em que outras pessoas podem confiar. É mais útil explicar que parte está em risco e em que condições pode ser concluída.
Quatro alternativas que pode apresentar
Quando há excesso de trabalho, é comum pensar apenas em adiar o prazo. Na realidade, existem várias opções, cada uma com um custo diferente. Em vez de aceitar automaticamente fazer horas extra, apresente alternativas sobre as quais seja possível decidir.
| Opção | Quando faz sentido | O que confirmar |
|---|---|---|
| Alterar a ordem | O atraso de algumas entregas teria consequências mais graves do que o de outras. | Quais são os prazos inadiáveis e quem será afetado por uma alteração. |
| Reduzir o âmbito | Quem vai receber o trabalho pode utilizar a parte essencial e receber o restante mais tarde. | O que não pode ser omitido sem criar riscos ou comprometer a qualidade. |
| Redistribuir parte do trabalho | Um colega tem disponibilidade e a tarefa pode ser dividida de forma útil. | O tempo necessário para explicar, entregar e rever o trabalho. |
| Adiar o prazo | O âmbito não pode ser alterado, mas a data pode ser renegociada. | Quem tem de aprovar a alteração e quem precisa de ser informado. |
Por vezes, é possível combinar várias alternativas. Pode entregar uma versão reduzida do documento no prazo original e concluir uma parte menos importante mais tarde. Mas reduzir o âmbito nem sempre é aceitável. Numa verificação de segurança, num processo de aprovação obrigatório ou numa tarefa com requisitos rigorosos, não se deve omitir uma etapa essencial apenas para cumprir a data.
Quando o responsável diz que tudo é prioritário
A resposta «Tudo é importante» pode significar que o responsável ainda não compreendeu a incompatibilidade entre os prazos. Em vez de repetir que não vai conseguir, explique as consequências concretas de cada opção.
Pode dizer: «Se começar agora a nova tarefa, só entrego amanhã o trabalho previsto para o cliente de hoje. Se terminar primeiro o trabalho para o cliente, só começo a nova tarefa à tarde. Qual destas consequências é mais aceitável?» Assim, não está a exigir que aceitem a sua opinião: está a devolver a decisão sobre prioridades concorrentes a quem deve tomá-la.
Se não houver uma decisão imediata e tiver de continuar, registe a ordem que prevê seguir e comunique-a com clareza: «Enquanto não confirmarmos uma alteração, vou continuar de acordo com a última prioridade aprovada.» Esta regra não se aplica, porém, se o adiamento puder pôr alguém em risco, violar um procedimento obrigatório ou causar danos significativos iminentes. Nesses casos, recorra ao processo adequado para uma resolução urgente.
Exemplo de três pedidos com prazos coincidentes
Exemplo ilustrativo: A Marta está a preparar um relatório mensal para a direção, a corrigir uma proposta de preços para um cliente e recebe um novo pedido de materiais para uma reunião à tarde. Tem quatro horas para tratar de tudo. Estima que o relatório lhe leve duas horas, a proposta mais uma hora e meia e os materiais cerca de duas horas.
Se começar a trabalhar nas três coisas sem chegar a um acordo, pode acabar com três entregas incompletas. Em vez disso, confirma que o cliente tem de receber a proposta ainda hoje, que a reunião precisa dos dados essenciais e que a direção só vai consultar o relatório mensal no dia seguinte.
A Marta apresenta uma proposta ao responsável: termina a proposta na íntegra, prepara para a reunião os dados essenciais já verificados, sem gráficos adicionais, e entrega o relatório na manhã seguinte. Avisa também que, se os gráficos forem indispensáveis para a decisão da reunião, será necessário pedir a outro colega que os prepare. Assim, o responsável pode decidir com base nas necessidades reais.
O essencial não é a Marta ter conseguido trabalhar mais. Identificou o conflito antes de este se transformar numa promessa não cumprida. Se nenhum dos prazos pudesse realmente ser alterado, seria necessário decidir se se disponibilizariam mais recursos ou qual dos compromissos a organização não conseguiria cumprir.
Confirme o acordo para que não fique esquecido
Num dia de trabalho atarefado, um acordo verbal pode ser entendido de várias maneiras. Depois de decidirem, confirme a nova ordem e o âmbito no canal de trabalho habitual. Não precisa de ser um documento formal: duas ou três frases costumam bastar.
Por exemplo: «Confirmo o que acordámos hoje: a proposta de preços segue para o cliente até às 14h00; para a reunião, preparo a tabela com os dados verificados; acrescentamos os gráficos depois da reunião; e entrego o relatório mensal amanhã até às 10h00.» Se um colega também estiver envolvido, indique a parte pela qual fica responsável. Isso reduz o risco de alguém continuar à espera da entrega original depois da mudança de prioridades.
Se as informações de outra equipa não chegarem a tempo, comunique a novidade e o impacto previsto. Manter as pessoas informadas não é o mesmo que pedir desculpa repetidamente.
Quando o problema não é a sua gestão do tempo
Perante dificuldades recorrentes para cumprir prazos, algumas pessoas culpam-se automaticamente por falta de disciplina. Mas, por vezes, o trabalho excede objetivamente a capacidade de uma pessoa ou as prioridades mudam sem que as restantes obrigações sejam ajustadas. Nesses casos, uma lista de tarefas mais bem organizada, por si só, pouco resolve.
Esteja atento a padrões que se repetem: os mesmos prazos coincidem regularmente, são acrescentadas novas tarefas sem se acordar o que deve deixar de ser feito e a qualidade só se mantém com o prolongamento sistemático do horário de trabalho. São sinais de que é preciso conversar sobre capacidade, planeamento e responsabilidades, não provas de falha pessoal.
Se, ao tentar chegar a um acordo objetivo, se deparar com ameaças, humilhação ou desrespeito persistente por limitações realistas, talvez não consiga resolver o problema sozinho. Pode ser adequado recorrer aos recursos de apoio disponíveis na área de recursos humanos ou a outra forma de apoio profissional de confiança. Se a tensão prolongada afetar significativamente o sono, a saúde ou o funcionamento diário, também pode ser útil conversar com um profissional de saúde. Encontrar uma solução organizacional e cuidar da saúde são coisas compatíveis.
O que fazer da próxima vez que os prazos coincidirem
Não espere até sentir que já não consegue mesmo cumprir nada. Quando voltar a ter prazos coincidentes, reserve algum tempo para três passos concretos:
- Compare os compromissos com a capacidade: identifique os resultados, os prazos e uma estimativa razoável do trabalho que falta.
- Prepare duas alternativas: por exemplo, cumprir o prazo com um âmbito mais reduzido ou manter o âmbito e entregar mais tarde.
- Peça uma decisão e confirme-a: esclareça o que muda, quem será informado e quando dará notícias se surgir outro impedimento.
Este método não elimina toda a pressão do trabalho. Pode, no entanto, reduzir a incerteza causada por expectativas que nunca foram discutidas e ajudá-lo a concentrar-se na tarefa que ficou realmente acordada. O primeiro passo não é trabalhar ainda mais depressa, mas identificar atempadamente uma decisão que já não pode tomar sozinho.
