Mit szeretne elérni a beszélgetéssel?

Először határozza meg az üzenet célját

Éva be szeretné mutatni a kollégáinak a megrendelések átadásának új módját. Azzal kezdi, hogy részletesen elmeséli az elmúlt hónap összes problémáját, majd hosszan ismerteti a saját ötletét. A végén nem tudja, támogatják-e a kollégái a javaslatot. Ők pedig nem tudják, hogy utasítást kaptak, beszélgetésre szóló meghívást, vagy csupán tájékoztatást Éva munkájáról.

A beszélgetés előtt döntse el, mire van szüksége: tájékoztatni szeretne, megismerni a másik véleményét, segítséget kérni vagy közösen dönteni. Éva célja lehet például az, hogy a kollégák beleegyezzenek az új módszer korlátozott kipróbálásába. Így ezt mondhatja: „Szeretnék megegyezni veletek abban, hogy kipróbáljuk-e ezt a módszert a megrendelések egyik csoportjánál.” A cél világos, és nem kelti azt a látszatot, mintha a döntés már megszületett volna.

Gondolja végig azt is, mit tud és mire van szüksége a hallgatónak. Egy új kollégának az aktuális folyamatot is el kell magyarázni. Egy tapasztalt kollégának elsősorban a különbségre, a többletmunkára és a kifogások megvitatásának lehetőségére lehet szüksége. Az alkalmazkodás nem jelentheti kellemetlen tények elhallgatását. Ha a változás új feladatot jelent, azt ugyanúgy bele kell foglalni a magyarázatba, mint a várható előnyöket.

Egy személyes beszélgetés célja lehet a megértés vagy az együtt töltött idő, nem feltétlenül egy döntés. Lehet, hogy a közeli hozzátartozója nem szeretne azonnal tanácsot kapni. Ellenőrizheti a beszélgetés célját, és menet közben is módosíthat rajta. Ha a másik félnek nincs ideje, vagy nem hozhat döntést, állapodjanak meg a megfelelő következő lépésről. Attól, hogy Ön végigmondta, amit akart, még nem biztos, hogy a beszélgetés elérte a célját.