Vad vill du få ut av samtalet?

Börja med att bestämma vad budskapet ska leda till

Eva vill presentera ett nytt sätt för kollegorna att lämna över beställningar. Hon börjar med att beskriva alla problem från den senaste månaden och förklarar sedan sin idé i detalj. När hon är klar vet hon inte om kollegorna stöder förslaget. De vet i sin tur inte om hon just gav dem en instruktion, bjöd in till diskussion eller bara berättade om sitt arbete.

Fundera före samtalet på vad du behöver: informera, få veta hur den andra ser på saken, be om hjälp eller fatta ett beslut tillsammans. Evas mål kan vara att få med sig kollegorna på att testa det nya arbetssättet i begränsad omfattning. Då kan hon säga: ”Jag vill komma överens med er om vi ska testa det här sättet för en grupp beställningar.” Syftet är tydligt och låtsas inte att beslutet redan är fattat.

Tänk också på vad lyssnaren redan vet och behöver veta. En ny kollega behöver få det nuvarande arbetssättet förklarat. En erfaren kollega kanske framför allt behöver veta vad som förändras, hur mycket arbete det innebär och få utrymme att ta upp invändningar. Att anpassa budskapet betyder inte att dölja obekväma uppgifter. Om förändringen innebär en extra arbetsuppgift ska det framgå, precis som den förväntade nyttan.

I ett personligt samtal kan målet vara förståelse eller att tillbringa tid tillsammans, inte att fatta ett beslut. En närstående kanske inte vill ha råd direkt. Du kan stämma av syftet och ändra det under samtalets gång. Om den andra personen inte har tid eller inte kan fatta beslutet, kom överens om ett lämpligt nästa steg. Att du har sagt allt du tänkt säga betyder inte i sig att samtalet har fyllt sitt syfte.