Wat wil je met je gesprek bereiken?

Bepaal eerst het doel van je boodschap

Eva wil haar collega's een nieuwe manier van orderoverdracht voorstellen. Ze begint met een beschrijving van alle problemen van de afgelopen maand en legt haar eigen idee tot in detail uit. Aan het einde weet ze niet of haar collega's het voorstel steunen. Zij weten op hun beurt niet of ze een instructie, een uitnodiging om mee te denken of alleen informatie over haar werk hebben gekregen.

Bepaal vóór het gesprek wat je nodig hebt: iemand informeren, de mening van de ander horen, om hulp vragen of samen een besluit nemen. Eva kan bijvoorbeeld als doel hebben om toestemming te krijgen voor een beperkte proef met de nieuwe werkwijze. Dan kan ze zeggen: ‘Ik wil graag afspreken of we deze werkwijze voor één groep orders uitproberen.’ Het doel is duidelijk en doet niet alsof het besluit al genomen is.

Denk ook na over wat de luisteraar al weet en moet weten. Een nieuwe collega moet de huidige werkwijze uitgelegd krijgen. Een ervaren collega wil misschien vooral weten wat er verandert, hoeveel extra werk het oplevert en of er ruimte is voor bezwaren. Je boodschap op iemand afstemmen betekent niet dat je vervelende informatie achterhoudt. Als de verandering extra taken met zich meebrengt, hoort dat net zo goed bij de uitleg als het verwachte voordeel.

In een persoonlijk gesprek kan het doel zijn elkaar te begrijpen of samen tijd door te brengen, niet om een besluit te nemen. Een dierbare wil misschien niet meteen advies. Je kunt het doel toetsen en tijdens het gesprek bijstellen. Als de ander geen tijd heeft of niet kan beslissen, spreek dan een passende volgende stap af. Dat jij je verhaal hebt afgemaakt, betekent nog niet dat het gesprek zijn doel heeft bereikt.