Jaki jest cel twojej rozmowy

Najpierw określ cel wiadomości

Eva chce przedstawić współpracownikom nowy sposób przekazywania zamówień. Zaczyna od opisu wszystkich problemów z ostatniego miesiąca i szczegółowego omówienia własnego pomysłu. Na koniec nie wie, czy współpracownicy popierają tę propozycję. Oni z kolei nie wiedzą, czy właśnie usłyszeli polecenie, zaproszenie do dyskusji, czy tylko informację o jej pracy.

Zanim zaczniesz rozmowę, określ, czego potrzebujesz: poinformować, poznać opinię drugiej osoby, poprosić o pomoc czy wspólnie podjąć decyzję. Celem Evy może być uzyskanie zgody na ograniczone przetestowanie nowego sposobu. Może wtedy powiedzieć: „Chcę uzgodnić, czy wypróbujemy ten sposób przy jednej grupie zamówień”. Cel jest jasny i nie sugeruje, że decyzja już zapadła.

Zastanów się też, co rozmówca już wie i czego powinien się dowiedzieć. Nowemu współpracownikowi trzeba wyjaśnić obecny sposób postępowania. Doświadczony kolega może potrzebować przede wszystkim informacji o różnicach, dodatkowym nakładzie pracy i przestrzeni na zgłoszenie zastrzeżeń. Dostosowanie wypowiedzi nie oznacza ukrywania niewygodnych informacji. Jeśli zmiana wiąże się z dodatkowym obowiązkiem, należy o tym powiedzieć tak samo jak o spodziewanych korzyściach.

W rozmowie osobistej celem może być zrozumienie drugiej osoby lub wspólne spędzenie czasu, a nie podjęcie decyzji. Bliska osoba może nie chcieć od razu usłyszeć rady. Możesz upewnić się co do celu, a w trakcie rozmowy go zmienić. Jeśli druga strona nie ma czasu lub nie może podjąć decyzji, ustalcie odpowiedni kolejny krok. Samo wygłoszenie tego, co miałeś do powiedzenia, nie oznacza jeszcze, że rozmowa spełniła swój cel.