Förklara tydligt utan onödiga utvikningar

Lyssnaren behöver veta vart du vill komma

Tänk dig ett meddelande: ”I går pratade jag med leverantören, sedan tittade jag på lagret och så kom det en förfrågan från en kund.” Lyssnaren känner till händelseförloppet, men vet ännu inte vad det innebär. En tydligare inledning är: ”Vi behöver välja ett ersättningsmaterial i dag, eftersom originalet inte kommer att finnas tillgängligt i tid.” Sedan kan detaljerna förklara det konkreta problemet.

Som stöd kan du använda ordningen huvudbudskap, orsak, konkret exempel, nästa steg. I ett svårt ämne kan du också ta med en viktig begränsning. Ersättningsmaterialet gör till exempel att tidsplanen kan hållas, men har en annan ytbehandling. Om du utelämnar den skillnaden blir budskapet kortare på bekostnad av ett välgrundat beslut.

CDC Clear Communication Index rekommenderar att material innehåller ett tydligt huvudbudskap och en begriplig uppmaning till handling. Verktyget har tagits fram för hälsokommunikation. Här använder vi principen som stöd för att strukturera ett budskap; den är inget bevis för att samma upplägg löser alla personliga samtal.

Förklara facktermer när de behövs för förståelsen. Om du talar om att minska antalet fel, visa vilka fel du vill minska och hur du ska se det. Ett exempel ska förtydliga ett påstående, inte ersätta det. Ge utrymme för frågor efter huvudbudskapet. Om lyssnaren behöver veta något annat, följ upp det – du behöver inte mekaniskt gå igenom hela din förberedda förklaring.