Um colega envia-lhe os materiais pouco antes do prazo. Quase tudo está concluído, mas os números de uma tabela não coincidem e a apresentação ainda não foi revista. Deve terminar tudo por conta própria, entregar com uma ressalva ou pedir mais tempo? Numa situação destas, a responsabilidade profissional não se mede por quem fica mais tempo ao computador, mas por saber distinguir a qualidade necessária dos aperfeiçoamentos dispensáveis.
A resposta não é que se deve entregar sempre um trabalho impecável. Também não é verdade que o prazo justifique qualquer erro. O que importa é a finalidade do material, as consequências de uma eventual falha e o que foi acordado com quem precisa do resultado.
Um trabalho com qualidade suficiente não é um trabalho feito à pressa
Em qualquer tarefa, há uma diferença entre aquilo que tem de estar correto e aquilo que seria desejável melhorar. Uma proposta interna para discussão pode deixar algumas questões em aberto. Já uma fatura, uma proposta comercial ou um documento usado para tomar uma decisão com consequências importantes exige muito menos margem para imprecisões.
A ética profissional não é sinónimo de perfeccionismo. Implica reconhecer com honestidade as limitações, respeitar os acordos, cuidar do resultado de forma adequada e ter em conta as pessoas que dependem do seu trabalho. Por vezes, o responsável é entregar uma primeira versão funcional; noutras situações, é suspender a entrega.
Distinga entre pronto para utilização, pronto para comentários e ainda não pronto. Assim, quem recebe o material sabe o que pode fazer com ele.
Avalie primeiro as consequências de um erro
A mesma imprecisão pode ser irrelevante num contexto e inaceitável noutro. Antes de entregar, faça quatro perguntas:
- Quem vai utilizar o material? É apenas um colega que o usará para trocar ideias ou será um cliente, a direção ou alguém que tomará medidas com base nele?
- O que acontece se houver um erro? Basta corrigir uma formulação ou pode haver uma perda financeira, uma decisão errada ou um risco para a segurança?
- É possível reverter a decisão? Em geral, uma proposta interna pode ser revista. Uma transferência já efetuada ou uma informação vinculativa publicada é mais difícil de corrigir.
- Que grau de certeza se espera? O documento está identificado como uma versão de trabalho ou quem o recebe presume que todos os dados já foram verificados?
Se um erro puder ter consequências graves, não use a falta de tempo como motivo para reduzir a verificação indispensável. Em vez disso, converse sobre o âmbito, o prazo ou a ajuda disponível. No caso de documentos relacionados com segurança, questões jurídicas ou compromissos financeiros, aplicam-se também as regras profissionais e internas pertinentes; uma orientação geral não as substitui.
Defina o nível de qualidade antes de começar
Muitos problemas surgem porque as duas partes interpretam de forma diferente a palavra «concluído». Quem atribui a tarefa pode esperar um documento que permita tomar uma decisão imediatamente, enquanto quem o prepara conta que outra pessoa ainda verificará os dados. Por isso, uma boa instrução deve incluir, além do prazo, critérios de aceitação claros.
Ao receber uma tarefa, tente acordar cinco aspetos:
- Finalidade: Que decisão, conversa ou atividade deve o resultado permitir?
- Requisitos essenciais: Que dados, componentes ou verificações não podem faltar?
- Melhorias opcionais: O que pode ser acrescentado depois da primeira utilização sem comprometer o resultado?
- Verificação: Quem confirma a exatidão do conteúdo e quem pode autorizar a entrega?
- Procedimento perante um obstáculo: Quando deve avisar que não conseguirá cumprir os critérios dentro do prazo inicial?
Em vez de uma instrução vaga como «prepare a apresentação até sexta-feira», combine algo concreto: «Dez diapositivos para uma reunião interna; um colega da área financeira verifica os preços e só será enviada ao cliente a versão aprovada.» Assim, reduz o número de expectativas implícitas.
O nível de verificação depende do tipo de material
Tarefas diferentes exigem verificações diferentes. A comparação abaixo ajuda a decidir o que deve ser revisto sem ignorar possíveis erros.
| Tipo de material | O que verificar primeiro | O que pode ficar para depois |
|---|---|---|
| Proposta interna para discussão | Objetivo claro, pressupostos identificados e questões em aberto | Design final e ajustes de estilo |
| Documento de apoio a uma decisão da direção | Fonte dos dados principais, cálculos corretos e riscos explicados | Ilustrações secundárias sem impacto na decisão |
| Material destinado a um cliente | Informações vinculativas corretas, conteúdo completo e clareza | Melhorias estéticas não essenciais |
| Procedimento de segurança ou regulamentado | Todas as verificações exigidas e a aprovação de uma pessoa autorizada | Apenas alterações que as regras permitam explicitamente adiar |
Se não souber em que categoria se enquadra a tarefa, não decida em silêncio. Pergunte: «Este material é para comentários ou já será utilizado para agir?» Uma pergunta destas pode alterar a ordem dos passos seguintes.
Quando um colega entrega trabalho incompleto
Se receber um documento com erros de um colega, não tem de o refazer automaticamente. Isso ocultaria o estado real do trabalho, faria com que assumisse uma responsabilidade que não é sua e impediria o colega de corrigir o problema.
Comece por separar as falhas em dois grupos: erros que impedem o avanço, sem os quais não é possível prosseguir com segurança, e melhorias recomendadas, que não bloqueiam o passo seguinte. Depois, identifique o problema concreto e explique a consequência. Em vez de dizer «o trabalho está mal feito», experimente: «O total de setembro na tabela de resumo não corresponde às linhas individuais. Enquanto não o verificarmos, não posso usar esse valor no relatório.»
Confirme se o colega conhece a causa e tem disponibilidade para corrigir o problema. Combine quem fará a correção e quem a verificará. Se o prazo estiver em risco, informe a pessoa responsável pela tarefa.
Quando o prazo não muda e não há tempo para tudo
Se perceber que não conseguirá atingir o âmbito e o nível de qualidade pedidos dentro do prazo, procure primeiro o menor resultado que possa ser utilizado com segurança. Pode ser um relatório mais curto com dados verificados, em vez de um documento extenso, ou uma proposta de trabalho claramente identificada como não final.
Ao falar com quem pediu o trabalho, evite dizer apenas «talvez não fique pronto». É mais útil explicar o estado, o risco e as alternativas: «Os dados dos três primeiros períodos estão verificados. O quarto ainda não coincide. Posso entregar hoje uma síntese parcial para análise interna ou enviar o relatório completo amanhã, depois da verificação. De que resultado precisa?»
Se a pessoa insistir na entrega apesar de um erro grave, não confunda a pressão do prazo com uma aprovação profissional. Em materiais sujeitos a requisitos legais, de segurança ou a outras obrigações, é necessário seguir o procedimento aplicável e, se for preciso, envolver a pessoa responsável. Nem todos os compromissos são aceitáveis.
Exemplo prático de um relatório para um cliente
Neste exemplo, uma equipa prepara um relatório de campanha. A Lúcia organizou as tabelas, o Martim redigiu as recomendações e cabe-lhe enviar o documento. Uma hora antes do prazo, descobre que o número de encomendas ainda não foi verificado.
A primeira opção é manter o número sem qualquer aviso; o cliente poderia tomar decisões com base em dados incorretos. A segunda opção é refazer o documento inteiro. Isso pode ser desnecessário se o problema afetar apenas um indicador.
A equipa escolhe uma terceira via. A Lúcia verifica o dado em causa, o Martim revê as conclusões relacionadas e você informa o cliente sobre o que ainda não está confirmado. Se o cliente precisar do material para uma reunião, pode ser apresentada uma versão preliminar sem o dado pouco fiável. Mas, se precisar desse dado para decidir, um relatório parcial não é suficiente.
O essencial não é escolher a opção mais conveniente. É separar a informação confirmada da que ainda não foi verificada e dar a quem recebe uma ideia verdadeira daquilo em que pode confiar.
Uma verificação que protege o resultado e o seu tempo
É fácil gastar os últimos minutos antes da entrega em pormenores. Para não deixar passar questões importantes, faça uma breve verificação adequada à finalidade do trabalho. Para um documento profissional corrente, pode usar esta lista:
- Exatidão: Os factos, números, datas e designações principais foram verificados?
- Completude: O documento inclui tudo o que é necessário para que quem o recebe realize o passo previsto?
- Clareza: É evidente o que é um resultado, uma recomendação, um pressuposto ou uma questão em aberto?
- Continuidade: A pessoa seguinte sabe o que fazer com o material e quem tratará de eventuais correções?
- Versão e aprovação: Está a enviar o ficheiro correto à pessoa certa e tem as aprovações necessárias?
Esta lista não substitui uma revisão profissional obrigatória. Ajuda, porém, a garantir que o último ajuste ao título não se sobrepõe a um cálculo por verificar.
Quando as melhorias deixam de compensar
Nem todas as alterações têm o mesmo valor. Se os critérios acordados estiverem cumpridos, os dados decisivos estiverem corretos e as alterações seguintes dependerem apenas de preferências pessoais, pode ser sensato entregar o trabalho. Sobretudo numa equipa, aperfeiçoar um documento indefinidamente pode bloquear quem está à espera do resultado.
Isso não é um convite a trabalhar de forma superficial. Uma pergunta simples ajuda a distinguir as situações: O que melhorará concretamente para quem recebe o trabalho se eu dedicar mais uma hora? Se a resposta for corrigir um erro que afeta uma decisão, faz sentido continuar. Se for escolher outra versão de um título igualmente adequada, o benefício pode ser reduzido.
O aperfeiçoamento sem fim também pode revelar que as responsabilidades não estão claras. Defina quem tem autoridade para aprovar o resultado.
O que fazer quando o mesmo problema se repete
Se os relatórios se atrasam regularmente por falta de informação ou se os mesmos erros voltam a aparecer, não basta pedir à equipa que seja mais cuidadosa. Analise o processo de trabalho. Talvez os materiais cheguem demasiado tarde, não haja tempo entre a preparação e a revisão ou ninguém esteja claramente responsável por determinados dados.
Depois da entrega, avalie que erro poderia ter sido detetado mais cedo e que verificação faria sentido antecipar no processo.
Mas, se o volume de trabalho exceder continuamente a capacidade disponível, mais listas de verificação não resolverão o problema. Nesse caso, é necessário falar de prioridades, pessoas, condições ou prazos. A responsabilidade individual não substitui um planeamento realista da equipa.
Uma pergunta a fazer na próxima tarefa
Antes de começar a próxima tarefa, confirme uma única frase: «Como saberemos que isto está pronto para ser utilizado?» Acrescente a verificação mais importante e o nome da pessoa que aprovará o resultado. Quando o prazo se aproximar, não terá de decidir apenas com base no stress ou numa ideia pessoal de perfeição. Terá um critério acordado para agir com honestidade, pontualidade e atenção adequada às consequências.
