Tem uma tarefa à sua frente e quer resolvê-la com cuidado. Analisa as opções, reúne mais informações e, uma hora depois, continua sem saber como avançar. Ou começa imediatamente, muda de direção várias vezes e acaba por perceber que está sempre a voltar ao início. O problema pode não estar nas suas capacidades. Por vezes, continua a usar a mesma abordagem mesmo depois de ela deixar de trazer informação nova.
Para resolver problemas, podemos apoiar-nos em factos, na experiência de outras pessoas, numa primeira impressão, em ideias novas ou nas consequências a longo prazo. Nenhuma destas abordagens é a melhor para todas as tarefas. Em vez de tentar descobrir qual é o seu «estilo de pensamento» permanente, é mais útil saber quando a abordagem escolhida ainda ajuda e quando é altura de mudar.
Ficar bloqueado não é o mesmo que trabalhar numa tarefa difícil
Uma tarefa exigente pode avançar lentamente e, ainda assim, estar a progredir bem. Ao aprender uma competência nova, por exemplo, é preciso repetir os passos; ao rever um contrato, é importante comparar cuidadosamente as condições. Por isso, o cansaço ou um ritmo mais lento, por si só, não são motivos para abandonar tudo.
Em vez de perguntar «Porque é que não consigo?», experimente perguntar: O que descobri de novo nos últimos trinta minutos? Se identificou um erro, clarificou um requisito ou excluiu uma opção inadequada, é provável que esteja a avançar. Se apenas repete as mesmas considerações, altera pormenores sem importância ou espera ter a certeza sem obter novos elementos, vale a pena rever a forma como está a trabalhar.
Cinco sinais de que precisa de outra abordagem
Cada abordagem habitual tem utilidade, mas também os seus pontos cegos. A tabela seguinte não serve para classificar pessoas. Ajuda a identificar o que está a travar uma tarefa específica neste momento.
| O que está a acontecer | O que pode estar a faltar | O que experimentar a seguir |
|---|---|---|
| Continua a analisar pormenores | Verificação numa situação real | Um pequeno teste com um resultado claro |
| Procura mais um guia pronto a seguir | Adaptação às suas condições | Comparar as diferenças em relação ao exemplo |
| Age muito, mas acaba por voltar atrás | Clarificação do objetivo e das limitações | Fazer uma pausa breve para verificar os factos |
| Surgem mais ideias, mas não decisões | Critérios para escolher | Reduzir as opções com base no impacto e nos custos |
| Pensa apenas nas consequências distantes | Um próximo passo viável | Definir o que pode verificar ainda hoje |
Quando estiver a analisar, passe das perguntas à prova
A abordagem analítica pode ficar bloqueada quando já ponderou o suficiente, mas ainda não confrontou as suas ideias com a realidade. Um sinal típico é uma lista de possíveis causas que não para de crescer, sem que tente verificar nenhuma delas.
Escolha um pressuposto que determine os passos seguintes. Em vez de continuar a comparar dez pormenores, pergunte: «O que teria de observar para perceber que este pressuposto está errado?» Pode ser um teste simples de funcionamento, uma conversa breve com um utilizador ou a verificação de um dado específico.
Não se trata de agir sem pensar. Trata-se de distinguir entre o pensamento que prepara uma verificação e aquele que a substitui indefinidamente. Naturalmente, perante passos irreversíveis ou arriscados, uma tentativa informal pode não ser suficiente; poderá ser necessária uma avaliação especializada ou uma aprovação.
Quando seguir um método comprovado, verifique as diferenças
A experiência de outras pessoas poupa tempo, sobretudo quando se trata de uma tarefa conhecida. O problema surge quando o método foi criado para condições diferentes. O que funcionou numa equipa pequena pode não resultar num projeto maior, com várias etapas de aprovação. Isso não significa necessariamente que o método estivesse mal concebido.
Antes de aplicar uma recomendação, anote três diferenças entre o exemplo de outra pessoa e a sua situação. Tenha em conta os recursos, o prazo, as pessoas envolvidas, a informação disponível e as limitações. Depois, assinale quais os passos que pode adotar sem alterações e quais precisa de adaptar.
Quando improvisar, faça uma breve pausa para verificar
Dar rapidamente o primeiro passo pode ser sensato quando há pouco tempo e um eventual erro é fácil de corrigir. Mas, se experimenta uma opção após outra sem registar os resultados, pode sentir que está a avançar sem saber o que funcionou.
Depois da primeira tentativa, pare por um momento e identifique: o que queria alcançar, o que aconteceu de facto e o que vai mudar no próximo passo? Bastam três frases breves. Esta verificação não elimina a espontaneidade; dá-lhe apenas um retorno que pode ser aproveitado.
Quando tiver muitas ideias, passe à escolha
A criatividade é útil quando as soluções habituais não chegam. Mas gerar opções e avaliá-las são tarefas diferentes. Se não as separar, pode passar a manhã inteira a inventar alternativas sem reparar que já tem várias opções viáveis.
Defina um momento para deixar de recolher sugestões. Compare as opções restantes segundo três critérios relevantes para a sua situação, como o tempo de execução, os recursos humanos necessários e a possibilidade de testar o resultado em segurança. Não precisa de fingir que consegue atribuir uma pontuação numérica exata. Basta saber explicar por que motivo uma opção faz mais sentido neste momento.
Quando pensar nas consequências, volte ao passo de hoje
Pensar estrategicamente ajuda a evitar que se dedique a algo sem importância. Por vezes, porém, a análise transforma-se numa projeção interminável do futuro. Pensa no que poderá acontecer daqui a um ano, mas ainda não respondeu a uma pergunta que poderia verificar esta semana.
Divida as suas considerações em dois grupos: as decisões que tem de tomar agora e os pressupostos que ainda podem mudar. Para cada risco distante, pergunte-se se exige uma medida já hoje. Se não exigir, registe a condição que o levaria a voltar a esse assunto.
Ao escolher o próximo passo, avalie quanta incerteza importante poderá eliminar. Uma verificação rápida do interesse pode ser mais útil do que um plano detalhado para um serviço que ninguém acaba por querer. No entanto, não substitui um planeamento adequado quando estão em causa compromissos importantes.
Pensar depressa ou devagar não divide as pessoas em dois grupos
Na linguagem corrente, pensar depressa refere-se a estimativas e reações rápidas; pensar devagar, a comparar e verificar de forma consciente. É uma distinção útil entre atividades, não um método fiável para classificar pessoas. Alguém com uma abordagem analítica pode reagir de imediato numa situação familiar; alguém que gosta de improvisar pode agir com grande rigor perante uma decisão importante.
A pergunta, portanto, não é se é uma pessoa intuitiva ou sistemática. Pergunte antes que parte do trabalho precisa de uma proposta rápida e qual precisa de ser verificada. Perante um problema conhecido e fácil de corrigir, uma tentativa breve pode ser adequada. Se a causa não for clara, o custo de um erro for elevado ou houver desacordo entre pessoas, convém abrandar e separar os factos dos pressupostos.
Um exemplo de situação em que é preciso mudar de abordagem
Imagine que está a preparar uma nova forma de distribuir tarefas entre colegas. Quer reduzir as instruções pouco claras, mas a equipa tem necessidades diferentes. Começa por desenhar um formulário detalhado. Depois de várias alterações, continua sem saber que campos são necessários.
Nesta fase, faz sentido passar da análise à recolha de experiência. Peça a dois colegas que registem uma tarefa habitual num formulário de teste. Vai perceber que dados têm dificuldade em preencher e o que falta na proposta. Não é uma avaliação representativa de toda a equipa, mas é uma primeira verificação útil.
Depois, considera adotar o método de distribuição de tarefas usado noutro departamento. Descobre, porém, que aí cada projeto tem uma pessoa responsável pela aprovação, enquanto na sua equipa há várias pessoas envolvidas em cada tarefa. O modelo comprovado deve, por isso, ser adaptado, e não copiado sem reservas.
Surgem-lhe três possíveis alterações. Antes de acrescentar uma quarta, escolhe a mais fácil de testar e que não exige mudar as regras existentes. Usa a versão de teste em algumas tarefas de baixo risco. Só depois de avaliar os resultados decide se vale a pena alargar a solução.
Um método breve para a próxima vez que ficar bloqueado
Se sentir que não está a avançar, não precisa de reorganizar de imediato todo o seu sistema de trabalho. Experimente estes cinco passos:
- Defina o resultado: escreva numa frase o que deverá ser diferente quando a tarefa estiver concluída e até quando precisa disso.
- Identifique o que está a repetir: determine que passo está a fazer novamente sem obter informação nova. Pode ser ler mais uma vez, fazer outro esboço ou tentar de novo sem um plano.
- Identifique o que falta: precisa de um facto, de feedback, de uma ideia, de uma decisão, de experiência ou de autorização para agir?
- Escolha uma ação diferente: verifique um pressuposto, peça uma opinião, faça um pequeno teste, reduza o número de opções ou defina o próximo passo.
- Marque um momento de verificação: após um período ou um resultado concreto, avalie se a incerteza diminuiu. Se não diminuiu, reformule a pergunta em vez de apenas aumentar o esforço.
Também pode ajudar fazer um registo breve em três linhas: «Até agora, experimentei...», «Falta-me...» e «Agora vou verificar...». Assim, mesmo que o trabalho seja interrompido, consegue recordar por que motivo mudou de abordagem. Numa tarefa de equipa, este registo também facilita explicar aos outros por que não propõe continuar da mesma maneira.
Quando não deve fazer mais uma experiência
Mudar de método não justifica contornar regras, responsabilidades ou verificações especializadas. Se o trabalho envolver saúde, segurança, direitos de outras pessoas ou quantias significativas, fazer testes rápidos sem a autorização necessária pode não ser adequado. O primeiro passo pode ser precisamente pedir uma opinião competente.
Verifique também se o problema está realmente na sua forma de pensar. Uma instrução pouco clara, orientações contraditórias, um prazo impossível ou a falta de autorização não se resolvem com mais criatividade. Nesses casos, é preferível pedir que clarifiquem as condições ou solicitar uma decisão à pessoa responsável.
Se o trabalho o esgota repetidamente, tenha também em conta o descanso e a carga de trabalho. Alternar entre abordagens não substitui a resolução de uma sobrecarga prolongada. Um passo útil poderá ser reduzir o âmbito da tarefa ou rever as expectativas, em vez de recorrer a mais uma técnica de pensamento.
O que experimentar na próxima tarefa exigente
Na próxima tarefa, comece pela abordagem que lhe é mais natural. Ao mesmo tempo, defina antecipadamente uma regra simples: se, depois de um bloco de trabalho, não tiver obtido um dado novo, uma decisão ou um resultado útil, faça uma pausa e identifique o que falta. Só depois escolha outro passo.
