Wanneer het conflict via berichten verloopt

Controleer eerst wat de ander bedoelt en wat er nodig is

Een collega schrijft: „Denk je dat dit af is?” Uit het bericht blijkt niet of er een bijlage, inhoud of goedkeuring ontbreekt. Een scherpe reactie kan een conflict over de toon uitlokken voordat duidelijk is wat het probleem is. Probeer eerst te verduidelijken: „Welk onderdeel ontbreekt volgens jou? Ik heb een concept voor feedback gestuurd, geen definitieve versie.” Was het doel van het bestand onduidelijk, licht dat dan toe.

Controleer vóór u reageert of uw bericht een controleerbaar feit, een concrete vraag of een verzoek en de benodigde termijn bevat. Laat ironie achterwege die de ander zelf moet interpreteren. Hebt u zelf een fout gemaakt, erken die dan rechtstreeks. Een lang bericht vol oude verwijten kan een beslissing uitstellen die nu nodig is.

Kies het communicatiekanaal op basis van de taak en de omstandigheden. Als u elkaar niet begrijpt, kunt u een kort telefoongesprek met een duidelijk onderwerp voorstellen. De ander kan echter schriftelijke communicatie nodig hebben om informatie terug te kunnen vinden, erover na te denken of de afspraak vast te leggen. Bellen is dus niet altijd beter en mag niet bedoeld zijn om geen verslag van problematisch gedrag achter te laten.

Bevestig na een mondelinge verduidelijking de werkafspraak in een kort bericht: wat wordt aangepast, wie doet dat en wanneer. Ga na of beide partijen het eens zijn met de samenvatting. Bespreek in een groepschat zaken met de mensen die erover moeten beslissen; voeg geen breder publiek toe om druk uit te oefenen. Gaat het om bedreigingen of ernstige intimidatie, bewaar dan relevante berichten en schakel passende hulp of de procedure van de organisatie in.