Wat er achter verschillende wensen zit

Hetzelfde voorstel kan in verschillende behoeften voorzien

De ene collega wil 's ochtends vergaderen, de andere 's middags. Als ze alleen over het tijdstip gaan stemmen, missen ze de redenen: de eerste heeft vóór het middaguur een beslissing voor een klant nodig, de tweede regelt 's ochtends de dagelijkse werkzaamheden. De vraag „Wat moet er dankzij dit tijdstip geregeld zijn?” kan duidelijk maken dat het vooral gaat om een tijdige beslissing en toegang tot informatie.

Maak onderscheid tussen de voorgestelde oplossing en de behoefte waarin die moet voorzien. Vergaderen om negen uur is een oplossing. Een offerte op tijd goedkeuren is een behoefte binnen het werkproces. Misschien volstaat het om de stukken vooraf aan te leveren en 's ochtends kort te overleggen met degene die bevoegd is om te beslissen. Misschien kan dat niet en moet er een prioriteit worden bepaald.

Vraag naar beperkingen, niet naar instemming met uw voorstel. In plaats van „Geef je toe dat 's ochtends verstandiger is?” kunt u vragen: „Welk deel van de ochtend kun je niet en wat moet je vooraf weten?” Benoem daarna net zo duidelijk uw eigen beperking. Bied geen flexibiliteit aan die u niet hebt en beloof geen termijn die u niet kunt nakomen.

Een compromis is niet automatisch de beste oplossing. Een veiligheidsvoorschrift maar half naleven of een deadline na een bindende sluitingstijd haalt, kan onaanvaardbaar zijn. Maak onderscheid tussen voorkeuren waarover te onderhandelen valt en harde voorwaarden. Als niet aan beide voorstellen kan worden voldaan, benoem dan de reden voor de beslissing en de gevolgen ervan. U kunt de ander niet tot instemming dwingen door uw voorkeur een gezamenlijke behoefte te noemen.