Um acordo que possa ser cumprido na prática

Quem faz o quê e o que acontece se surgir um obstáculo?

Depois da conversa, alguém diz: «Vamos comunicar melhor uns com os outros.» Ambos concordam, mas uma semana depois surge o mesmo problema. Uma pessoa esperava uma chamada quando houvesse uma alteração; a outra achava que bastava acrescentar uma nota ao documento. Um acordo genérico não define o procedimento. É preciso chegar a acordo sobre um comportamento concreto, sobre quem fica responsável e sobre quando deve ocorrer.

Perante uma alteração do pedido, o acordo pode ser: «O Peter regista a alteração no documento partilhado. A Lucia confirma até ao final do dia útil seguinte o impacto no prazo. O Peter só comunica o novo prazo ao cliente depois dessa confirmação.» Este procedimento distingue o registo da alteração, a avaliação da capacidade e o compromisso assumido perante o cliente. Cada pessoa fica com uma parte clara da responsabilidade.

Defina o que fazer se surgir um obstáculo e como verificar o acordo. E se a Lucia estiver ausente ou for necessária uma resposta mais cedo? Definam quem a substitui ou quem tem autoridade para decidir. Não dependam da expectativa silenciosa de que alguém vai reparar no problema. Depois da próxima alteração do pedido, confirmem se o procedimento assegurou a informação necessária e evitou esperas desnecessárias.

No final, cada pessoa deve confirmar, pelas suas próprias palavras, o que ficou combinado. Num acordo de trabalho, é útil fazer um breve resumo partilhado. Se não houver acordo, assinalem o ponto por resolver e os passos seguintes. O silêncio, o cansaço ou o fim da reunião não confirmam, por si só, que alguém aceitou um compromisso. O acordo deve respeitar a autoridade e a capacidade real das pessoas.