Como escolher o canal e escrever uma mensagem útil

A mensagem deve ser compreensível sem ter de a explicar depois

Envia uma mensagem num grupo: «Por favor, vejam a proposta assim que puderem.» Não fica claro quem deve responder, que versão deve abrir nem se está a pedir uma verificação dos factos ou uma aprovação. Cada pessoa pode pensar que vai responder outra. A mensagem precisa de indicar o objetivo, o assunto concreto e o próximo passo.

Uma versão mais precisa seria: «Jana, por favor, confirma os preços na versão da proposta com a data de hoje e, até terça-feira à hora de almoço, confirma se estão corretos ou assinala as diferenças. Com base nessa verificação, envio-a ao cliente.» O prazo deve corresponder a uma necessidade real e ao que foi acordado sobre o trabalho. Indicar um nome e uma data não dá, por si só, o direito de atribuir qualquer tarefa a alguém.

Escolha o canal consoante aquilo que precisam de resolver. Uma mensagem escrita permite partilhar documentos e deixar um registo. Uma chamada pode ajudar quando é necessário fazer perguntas à medida que a conversa avança ou quando há várias questões pouco claras e relacionadas entre si. Tenha em conta a disponibilidade, a privacidade e a forma de comunicar que é adequada para os participantes. Se o assunto for urgente, use o meio de contacto combinado; não parta do princípio de que um e-mail foi lido assim que o envia.

Depois de uma chamada, confirme brevemente a decisão e os pontos que continuam em aberto. Distinga a informação de uma tarefa e inclua os destinatários de acordo com a sua função. Uma longa lista de pessoas em cópia não substitui a definição de responsabilidades. Se a mensagem não foi compreendida, acrescente o contexto que falta. Dizer «mas eu enviei» não prova, por si só, que a mensagem era clara ou que foi recebida.